# 文档审批

来源快照：`result_data_new_260518.json`

- 来源 ID：`1178063470242553886`
- 模块：知识文档
- 目录：管理员操作指南 - 知识文档 - 文件夹管理 - 高级功能
- space ID：`1161759301968437263`
- 原文链接：未提供
- 产品基线：未提供

## 正文

# **一、功能背景及价值用途**

当需要管控文档的发布，只有文档通过流程审批后才能被查看访问，我们需要引入文档审批功能。通过文档审批功能，可以控制新建文档，编辑文档，失效文档都需要经过流程审批，只有流程审批通过后相关的操作才会生效。

# **二、业务流程图/配置过程图**

 

![](https://weapp.eteams.cn/papi/file/preview?fileId=1180307912747188229&type=redirect&customParam=%7B%22isExtDist%22%3Atrue%2C%22distributeId%22%3A%22%22%2C%22externalId%22%3A%22%22%2C%22appId%22%3A%22%22%7D)

当文件夹开启启用审批工作流后，可以设置生效工作流和失效工作流。当新建文档或者编辑文档时，会触发配置的对应生效工作流；当失效文档时，会传触发对应的失效工作流。

 

 

# **三、****功能概述及使用说明**

## **1****、配置文档审批**

 

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通过文件夹设置的高级功能-文档审批设置，可以开启或者关闭启用审批工作流，开启该开关后就可以设置生效工作流和失效工作流。相关的流程需要根据具体的业务需求，在流程模块进行设置。

 

![](https://weapp.eteams.cn/papi/file/preview?fileId=1180307985652080655&type=redirect&customParam=%7B%22isExtDist%22%3Atrue%2C%22distributeId%22%3A%22%22%2C%22externalId%22%3A%22%22%2C%22appId%22%3A%22%22%7D)

通过高级设置可以设置审批工作流表单字段和文档属性的映射关系，设置后触发的审批流程表单字段就会带上对应的文档属性值。

对于文档的标准属性，如果流程表单字段是文本类型，那么会将文档属性转换为对应的显示文本进行赋值；流程的文档浏览按钮可以匹配文档属性的文档标题属性；流程的日期类型字段可以匹配文档的相关时间属性，例如创建时间、更新时间、作废时间等；流程的人力选择字段可以匹配文档的创建人、负责人、作废人等属性；流程的部门字段可以匹配文档的部门属性；流程的数字字段可以匹配文档的打印次数属性；流程的标签字段可以匹配文档的标签属性。

对于文档的自定义字段，流程表单字段的字段类型需要和文档属性的字段类型一致。

## **2、配置审批流程**

 

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新建或者配置审批流程需要使用到流程模块，相关文档审批流程需要根据具体的业务需求进行配置，需要设置相关的流程表单和表单布局，流程设置一般需要设置新建节点、审批节点、归档节点。

 

![](https://weapp.eteams.cn/papi/file/preview?fileId=1180308097330118703&type=redirect&customParam=%7B%22isExtDist%22%3Atrue%2C%22distributeId%22%3A%22%22%2C%22externalId%22%3A%22%22%2C%22appId%22%3A%22%22%7D)

 

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流程表单字段需要包含一个关联文档类型的字段，该字段用于存储需要进行审批的文档。通过文件夹上面的高级设置可以设置审批工作流表单字段和文档属性的映射关系，流程表单上存储审批文档的关联文档字段需要选择映射文档标题属性，当操作文档触发审批流程后，该关联文档字段将会自动带入当前操作的文档。

 

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流程流转设置需要配置发起节点的操作者，审批节点的操作者，归档节点的操作者，一般来说发起节点的操作者需要设置为允许发起文档审批的人员，审批节点的操作者设置为相关发起人的上级，归档节点一般为流程的发起人，相关流程的流转设置需要根据具体业务而定。

 

![](https://weapp.eteams.cn/papi/file/preview?fileId=1180308217731809296&type=redirect&customParam=%7B%22isExtDist%22%3Atrue%2C%22distributeId%22%3A%22%22%2C%22externalId%22%3A%22%22%2C%22appId%22%3A%22%22%7D)

 

![](https://weapp.eteams.cn/papi/file/preview?fileId=1180308247770382342&type=redirect&customParam=%7B%22isExtDist%22%3Atrue%2C%22distributeId%22%3A%22%22%2C%22externalId%22%3A%22%22%2C%22appId%22%3A%22%22%7D)

当成功触发审批流程后，会将文档的状态设置为审批中状态，需要根据具体的业务需求，在流程流转的相关节点或者出口配置节点附加操作，通过配置一个更新状态动作流去调整变更文档的状态，将其设置为正常/生效状态或者归档状态。

 

![](https://weapp.eteams.cn/papi/file/preview?fileId=1180308290653478916&type=redirect&customParam=%7B%22isExtDist%22%3Atrue%2C%22distributeId%22%3A%22%22%2C%22externalId%22%3A%22%22%2C%22appId%22%3A%22%22%7D)

 

更新状态动作流需要选择流程表单上需要审批的文档字段，然后根据具体的业务需要变更文档的状态，一般来说审批退回需要将文档设置为草稿状态，审批通过需要将文档设置为正常状态。

**3、触发审批工作流**

 

![](https://weapp.eteams.cn/papi/file/preview?fileId=1180308354982887426&type=redirect&customParam=%7B%22isExtDist%22%3Atrue%2C%22distributeId%22%3A%22%22%2C%22externalId%22%3A%22%22%2C%22appId%22%3A%22%22%7D)

 

![](https://weapp.eteams.cn/papi/file/preview?fileId=1180308380897591298&type=redirect&customParam=%7B%22isExtDist%22%3Atrue%2C%22distributeId%22%3A%22%22%2C%22externalId%22%3A%22%22%2C%22appId%22%3A%22%22%7D)

当文件夹开启了审批流程后，如果配置了生效工作流，那么在新建或者编辑文档时就会触发对应配置的审批流程，流程的审批人就会在其流程待办里面看到相应的流程；如果配置了失效工作流，那么在对文档进行失效操作时就会触发对应配置的失效流程，流程的审批人就会在其流程待办里面看到相应的流程。

当相关的审批流程触发成功后，文档会变更为审批中状态，审批中状态的文档只会出现在文档创建人或者负责人的文档列表中，审批中状态的文档除了创建人和负责人其他人无权限直接查看，流程审批流转中的相关操作者可以通过流程表单页面打开并查看该文档。如果相关的审批流程触发失败，那么文档将会被设置为草稿状态。
