# 如何实现采购流程规范化处理

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- 模块：低代码平台e-builder
- 目录：专题学习 - 方案专题 - 服务行业进销存管理方案
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## 正文

**一、方案背景：**

采购管理是企业经营管理的重要环节，根据行业消费采买规律制定合理的采购制度有利于企业进行预算编制和成本控制。服务行业如酒店管理中，采购类型常分为库存采购和非库存采购两大类：库存采购商品如洗护用品和床品等，价格周期性波动幅度小，具有一次采购数量多、金额大、耐储存等特点，采购时需要对多家供应商进行比价择优选取；非库存采购商品如鲜花和生鲜食品等，价格受时令季节影响周期性波动大，具有不易储存、一次采购数量小、消耗快等特点，一般采用15天报价持续关注供应商的最新报价。结合行业采购特性，规范企业采购程序有利于企业经营管理有序进行。

  


**二、设计思路：**

采购计划岗发起采购需求评审，需求评审通过后若采购类型是库存采购则自动触发三方比价流程，由采购员汇报比价情况经由财务主管审批决策最终中标供应商，比价流程结束后根据中标供应商报价自动生成采购订单；若采购类型是非库存采购，采购需求评审结束后采购员根据采购商品的15天报价情况签订采购订单。  


1、采购计划岗填写采购类型和需求清单发起采购需求评审，需求默认状态为待审批，采购需求评审结束后，若采购类型为非库存采购，更新采购需求状态为已通过，提醒委派的采购员下达采购订单；若采购类型为库存采购，更新采购需求状态为比价中，自动创建比价流程，由采购员汇报比价情况经由财务主管审批决策最终中标供应商，比价流程结束后根据中标供应商报价自动生成采购订单；

2、采购订单提交后进入采购订单流程，订单默认状态为待发货，供应商发货后采购员登记发货信息提交流程等待入库负责人验收入库，更新订单状态和采购需求状态为待收货；

3、订单商品到库时入库负责人对商品进行验收入库，登记入库记录更新商品库存，确认验收完毕后确认采购订单验收完毕则采购订单流程归档，更新订单状态为已验收，采购需求状态为已完成；

4、每月1号和16号更新非库存采购商品的最新报价信息，报价更新前一天通过定时器提醒采购员及时更新。

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**三、搭建过程：**

**1、搭建采购申请表和**采购需求评审流程** ，实现采购需求上报和评审  
**

采购计划岗填写采购类型、采购清单等字段，其中采购商品的供应商和品牌型号等需要经过供应商报价分析才能决定，因此采购商品尚未在系统中建档，在采购需求环节只需用单行文本描述商品名称和采购要求即可。

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**2、搭建比价单和三方比价流程，决策库存采购供应商**

比价单关联采购需求，从准入供应商中筛选3家进行比价分析，根据总报价计算单价  


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**3、搭建采购订单表单和采购订单流程，跟踪订单完成进展**  


采购商品的供应商和规格型号等信息此时已经协商确定，需要在系统中为采购商品建档索引方便查询和后续进行库存管理，因此此环节中的货物编号是货物信息关联ebuilder字段。

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由采购负责人根据三方比价结果或者15天报价信息编制订单，订单状态默认为待发货；采购负责人提交供应商发货信息后变更订单状态和采购需求状态为待收货；由入库负责人收货后进行货物验收入库，支持多次入库，货物全部入库后入库负责人确认订单验收完毕结束订单流程，更新订单状态为已验收，采购需求状态为已完成。

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**4、搭建入库登记表单，实现库存更新**

选择状态为待收货的订单后自动关联带出订单信息和入库明细，默认入库数量等于采购数量，实际入库时可以根据分批入库和运输损耗修改实际数量，入库登记后更新货品库存信息。  


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**5、定时器提醒更新15天报价信息**

每月的1号和16号采购员需要更新非库存采购商品的最新报价，需要提前一天（即每月的最后一天和15号）提醒采购员及时更新报价信息。

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