# 文档加密

来源快照：`result_data_new_260518.json`

- 来源 ID：`1178063813823160366`
- 模块：知识文档
- 目录：管理员操作指南 - 知识文档 - 文件夹管理 - 高级功能
- space ID：`1161759301968437263`
- 原文链接：未提供
- 产品基线：未提供

## 正文

# 一、功能背景及价值用途

在当前的数字化协作环境中，企业核心文档（如商务合同、财务报告、技术方案、战略规划等）的内部传阅与外部交换日益频繁。然而，传统的文档转发方式（如邮件附件、即时通讯工具直传）存在显著的安全盲区：文档一旦发出，便脱离了发起者的控制，面临被未授权二次转发、截图、复制内容甚至恶意篡改的极高风险。这已成为企业数据泄露的主要途径之一。仅仅依赖员工的安全意识和简单的密码保护，无法应对日益复杂的网络威胁和严格的数据合规性要求（如GDPR、中国的《数据安全法》）。因此，在保障业务效率的同时，构建一个嵌入工作流、简单易用且坚不可摧的文档安全防护体系，已成为组织的迫切需求。

# 二、功能概述及使用说明

## 1、数据安全-数据加密-全局设置

功能入口：后台管理中心-数据安全-数据加密-全局设置，启用文档二次身份校验、加密分享/导出

![](https://weapp.eteams.cn/papi/file/preview?fileId=1183639175133601794&type=redirect&customParam=%7B%22isExtDist%22%3Atrue%2C%22distributeId%22%3A%22%22%2C%22externalId%22%3A%22%22%2C%22appId%22%3A%22%22%7D)

![](https://weapp.eteams.cn/papi/file/preview?fileId=1183639166593998848&type=redirect&customParam=%7B%22isExtDist%22%3Atrue%2C%22distributeId%22%3A%22%22%2C%22externalId%22%3A%22%22%2C%22appId%22%3A%22%22%7D)

启用后点击详细设置跳转对应的二次身份校验、加密分享/导出详细设置页面。

## 2、二次身份校验

### 2.1二次身份校验（后台设置）

功能入口：后台管理中心-数据安全-二次身份校验-详细设置

![](https://weapp.eteams.cn/papi/file/preview?fileId=1183639179465924620&type=redirect&customParam=%7B%22isExtDist%22%3Atrue%2C%22distributeId%22%3A%22%22%2C%22externalId%22%3A%22%22%2C%22appId%22%3A%22%22%7D)

![](https://weapp.eteams.cn/papi/file/preview?fileId=1183639188035280902&type=redirect&customParam=%7B%22isExtDist%22%3Atrue%2C%22distributeId%22%3A%22%22%2C%22externalId%22%3A%22%22%2C%22appId%22%3A%22%22%7D)

1、【查看文档启用二次身份校验】：默认关闭，启用后联动出【验证方式】以及【文件夹设置】

2、【验证方式】：来源于【后台管理中心-数据安全-二次身份校验-基础设置】中用于二次验证的方式，默认选择“二次验证密码”

3、文件夹设置，点击＋号，选择需要【查看文档启用二次身份校验】的文件夹：

![](https://weapp.eteams.cn/papi/file/preview?fileId=1183639162503905290&type=redirect&customParam=%7B%22isExtDist%22%3Atrue%2C%22distributeId%22%3A%22%22%2C%22externalId%22%3A%22%22%2C%22appId%22%3A%22%22%7D)

![](https://weapp.eteams.cn/papi/file/preview?fileId=1183639183956844549&type=redirect&customParam=%7B%22isExtDist%22%3Atrue%2C%22distributeId%22%3A%22%22%2C%22externalId%22%3A%22%22%2C%22appId%22%3A%22%22%7D)

点击进入详细设置：

![](https://weapp.eteams.cn/papi/file/preview?fileId=1183639166681432076&type=redirect&customParam=%7B%22isExtDist%22%3Atrue%2C%22distributeId%22%3A%22%22%2C%22externalId%22%3A%22%22%2C%22appId%22%3A%22%22%7D)

![](https://weapp.eteams.cn/papi/file/preview?fileId=1183639183760637955&type=redirect&customParam=%7B%22isExtDist%22%3Atrue%2C%22distributeId%22%3A%22%22%2C%22externalId%22%3A%22%22%2C%22appId%22%3A%22%22%7D)

1）启用二次身份校验：默认启用，保存后，前台查看文档时弹出身份验证框，具体效果查看章节2.3

2）启用双重身份校验：默认关闭，启用后，需要设置第二方验证人员，前台查看文档时弹出身份验证框后会再弹出第二方人员身份验证，与二次身份的验证方式保持一致，具体效果查看章节2.3：

![](https://weapp.eteams.cn/papi/file/preview?fileId=1183639162503905284&type=redirect&customParam=%7B%22isExtDist%22%3Atrue%2C%22distributeId%22%3A%22%22%2C%22externalId%22%3A%22%22%2C%22appId%22%3A%22%22%7D)

![](https://weapp.eteams.cn/papi/file/preview?fileId=1183639166664908805&type=redirect&customParam=%7B%22isExtDist%22%3Atrue%2C%22distributeId%22%3A%22%22%2C%22externalId%22%3A%22%22%2C%22appId%22%3A%22%22%7D)

4、使用范围

![](https://weapp.eteams.cn/papi/file/preview?fileId=1183639188265574405&type=redirect&customParam=%7B%22isExtDist%22%3Atrue%2C%22distributeId%22%3A%22%22%2C%22externalId%22%3A%22%22%2C%22appId%22%3A%22%22%7D)

![](https://weapp.eteams.cn/papi/file/preview?fileId=1183639192560541702&type=redirect&customParam=%7B%22isExtDist%22%3Atrue%2C%22distributeId%22%3A%22%22%2C%22externalId%22%3A%22%22%2C%22appId%22%3A%22%22%7D)

1）【使用范围】默认是所有人，【使用范围中排除】默认为空

2）【使用范围】中的人减掉【使用范围中排除】中的人，才会进行身份校验，其余人不需要进行校验

3）【使用范围】为空，则不论是否设置【使用范围中排除】，用户查看文档都不进行身份校验

5、后台维护对应文件夹设置后，前台【文件夹设置-高级功能-文档加密-查看文档启用二次身份校验】自动启用

### 2.2二次身份校验（文件夹设置）

1、前提：【后台管理中心-数据安全-二次身份校验-详细设置-查看文档启用二次身份校验】启用

2、功能入口：文件夹设置-高级功能-文档加密

![](https://weapp.eteams.cn/papi/file/preview?fileId=1183639175162314767&type=redirect&customParam=%7B%22isExtDist%22%3Atrue%2C%22distributeId%22%3A%22%22%2C%22externalId%22%3A%22%22%2C%22appId%22%3A%22%22%7D)

![](https://weapp.eteams.cn/papi/file/preview?fileId=1183639183760637953&type=redirect&customParam=%7B%22isExtDist%22%3Atrue%2C%22distributeId%22%3A%22%22%2C%22externalId%22%3A%22%22%2C%22appId%22%3A%22%22%7D)

1）【查看文档启用二次身份校验】：默认关闭

2）启用【查看文档启用二次身份校验】：联动带出【查看文档启用双重身份校验】，选择验证人员（必填），可设置需要双重身份验证的人员（单人力浏览按钮）

3、文件夹维护好后，【后台管理中心-数据安全-二次身份校验-详细设置-文档查看】自动增加一条数据

### 2.3二次身份校验前台效果

1、设置二次身份验证，以“二次验证密码”为例，预览文档，若还未设置密码，点击设置跳转到密码设置页面，设置即可：

![](https://weapp.eteams.cn/papi/file/preview?fileId=1183639179465924624&type=redirect&customParam=%7B%22isExtDist%22%3Atrue%2C%22distributeId%22%3A%22%22%2C%22externalId%22%3A%22%22%2C%22appId%22%3A%22%22%7D)

![](https://weapp.eteams.cn/papi/file/preview?fileId=1183639183735726085&type=redirect&customParam=%7B%22isExtDist%22%3Atrue%2C%22distributeId%22%3A%22%22%2C%22externalId%22%3A%22%22%2C%22appId%22%3A%22%22%7D)

2、启用双重身份验证后，以二次验证密码的方式为例，预览文档，当前用户输入密码后，还会弹出双重身份验证的弹框，第二方人员输入密码后才可预览文档详情

![](https://weapp.eteams.cn/papi/file/preview?fileId=1183639188240154640&type=redirect&customParam=%7B%22isExtDist%22%3Atrue%2C%22distributeId%22%3A%22%22%2C%22externalId%22%3A%22%22%2C%22appId%22%3A%22%22%7D)

![](https://weapp.eteams.cn/papi/file/preview?fileId=1183639175299801091&type=redirect&customParam=%7B%22isExtDist%22%3Atrue%2C%22distributeId%22%3A%22%22%2C%22externalId%22%3A%22%22%2C%22appId%22%3A%22%22%7D)

说明：

如果用户即第二方验证人员，则该用户预览文档只需一次验证即可预览文档详情。

 

### 2.4特殊人员身份校验

针对文档监控人员查看资源时，需设置关联双重身份认证功能。

1、功能入口：后台管理中心-数据安全-二次身份校验-特殊人员身份校验

![](https://weapp.eteams.cn/papi/file/preview?fileId=1183639175162314755&type=redirect&customParam=%7B%22isExtDist%22%3Atrue%2C%22distributeId%22%3A%22%22%2C%22externalId%22%3A%22%22%2C%22appId%22%3A%22%22%7D)

![](https://weapp.eteams.cn/papi/file/preview?fileId=1183639170942844938&type=redirect&customParam=%7B%22isExtDist%22%3Atrue%2C%22distributeId%22%3A%22%22%2C%22externalId%22%3A%22%22%2C%22appId%22%3A%22%22%7D)

2、当人员有文档监控权限，查看文档监控时，需要相应的验证人来验证成功之后才能查看：

![](https://weapp.eteams.cn/papi/file/preview?fileId=1183639179549556745&type=redirect&customParam=%7B%22isExtDist%22%3Atrue%2C%22distributeId%22%3A%22%22%2C%22externalId%22%3A%22%22%2C%22appId%22%3A%22%22%7D)

![](https://weapp.eteams.cn/papi/file/preview?fileId=1183639170855411717&type=redirect&customParam=%7B%22isExtDist%22%3Atrue%2C%22distributeId%22%3A%22%22%2C%22externalId%22%3A%22%22%2C%22appId%22%3A%22%22%7D)

3、后台管理中心-数据安全-二次身份校验-详细设置的验证设置是属于通用设置，这里的特殊身份验证是属于特殊设置，被特殊设置的人以特殊身份验证为准，其余的人以通用设置为准

## 3、加密分享/导出

### 3.1加密分享/导出（后台设置）

功能入口：后台管理中心-数据安全-加密分享/导出

![](https://weapp.eteams.cn/papi/file/preview?fileId=1183639162382917634&type=redirect&customParam=%7B%22isExtDist%22%3Atrue%2C%22distributeId%22%3A%22%22%2C%22externalId%22%3A%22%22%2C%22appId%22%3A%22%22%7D)

![](https://weapp.eteams.cn/papi/file/preview?fileId=1183639162507173901&type=redirect&customParam=%7B%22isExtDist%22%3Atrue%2C%22distributeId%22%3A%22%22%2C%22externalId%22%3A%22%22%2C%22appId%22%3A%22%22%7D)

1、【事项分享需要加密】：默认关闭，启用后联动出【文件夹设置】

2、文件夹设置，点击＋号，选择需要【事项分享需要加密】的文件夹，保存：

![](https://weapp.eteams.cn/papi/file/preview?fileId=1183639188035280910&type=redirect&customParam=%7B%22isExtDist%22%3Atrue%2C%22distributeId%22%3A%22%22%2C%22externalId%22%3A%22%22%2C%22appId%22%3A%22%22%7D)

![](https://weapp.eteams.cn/papi/file/preview?fileId=1183639192551899138&type=redirect&customParam=%7B%22isExtDist%22%3Atrue%2C%22distributeId%22%3A%22%22%2C%22externalId%22%3A%22%22%2C%22appId%22%3A%22%22%7D)

3、加密范围

![](https://weapp.eteams.cn/papi/file/preview?fileId=1183639166681432073&type=redirect&customParam=%7B%22isExtDist%22%3Atrue%2C%22distributeId%22%3A%22%22%2C%22externalId%22%3A%22%22%2C%22appId%22%3A%22%22%7D)

![](https://weapp.eteams.cn/papi/file/preview?fileId=1183639179549556736&type=redirect&customParam=%7B%22isExtDist%22%3Atrue%2C%22distributeId%22%3A%22%22%2C%22externalId%22%3A%22%22%2C%22appId%22%3A%22%22%7D)

1）全部需加密：点击文档详情页的事项分享，必须设置密码后才能分享成功，具体效果查看章节3.3。

2）允许个人选择是否加密：点击文档详情页的事项分享功能，将弹出可选项“普通分享”“加密分享”，点击【普通分享】不需要设置密码，点击【加密分享】需要设置密码，具体效果查看章节3.3。

4、后台维护对应文件夹设置后，前台【文件夹设置-高级功能-文档加密-事项分享需要加密】自动启用

### 3.2加密分享/导出（文件夹设置）

1、前提：【后台管理中心-数据安全-加密分享/导出-文档事项分享】启用

2、功能入口：文件夹设置-高级功能-文档加密

![](https://weapp.eteams.cn/papi/file/preview?fileId=1183639179629895682&type=redirect&customParam=%7B%22isExtDist%22%3Atrue%2C%22distributeId%22%3A%22%22%2C%22externalId%22%3A%22%22%2C%22appId%22%3A%22%22%7D)

![](https://weapp.eteams.cn/papi/file/preview?fileId=1183639162286055428&type=redirect&customParam=%7B%22isExtDist%22%3Atrue%2C%22distributeId%22%3A%22%22%2C%22externalId%22%3A%22%22%2C%22appId%22%3A%22%22%7D)

1）【事项分享需要加密】：默认关闭

2）启用【事项分享需要加密】：联动带出【加密范围】，可设置【全部需加密】、【允许个人选择是否加密】

3、文件夹维护好后，【后台管理中心-数据安全-加密分享/导出-文档事项分享】自动增加一条数据

### 3.3加密分享/导出前台效果

1、文件夹启用【禁止事项分享】，则文档属性页不展示事项分享菜单

2、文件夹不启用【禁止事项分享】，【文件夹设置-高级功能-文档加密-事项分享需要加密】选择【全部需加密】，点击事项分享后，需要先设置密码，才能分享：

![](https://weapp.eteams.cn/papi/file/preview?fileId=1183639188268589059&type=redirect&customParam=%7B%22isExtDist%22%3Atrue%2C%22distributeId%22%3A%22%22%2C%22externalId%22%3A%22%22%2C%22appId%22%3A%22%22%7D)

![](https://weapp.eteams.cn/papi/file/preview?fileId=1183639179549556755&type=redirect&customParam=%7B%22isExtDist%22%3Atrue%2C%22distributeId%22%3A%22%22%2C%22externalId%22%3A%22%22%2C%22appId%22%3A%22%22%7D)

3、文件夹不启用【禁止事项分享】，【文件夹设置-高级功能-文档加密-事项分享需要加密】选择【允许个人选择是否加密】，点击事项分享功能，将弹出可选项“普通分享”“加密分享”：

![](https://weapp.eteams.cn/papi/file/preview?fileId=1183639170988056589&type=redirect&customParam=%7B%22isExtDist%22%3Atrue%2C%22distributeId%22%3A%22%22%2C%22externalId%22%3A%22%22%2C%22appId%22%3A%22%22%7D)

![](https://weapp.eteams.cn/papi/file/preview?fileId=1183639170855411713&type=redirect&customParam=%7B%22isExtDist%22%3Atrue%2C%22distributeId%22%3A%22%22%2C%22externalId%22%3A%22%22%2C%22appId%22%3A%22%22%7D)

1）点击普通分享即直接分享，不需要设置密码

2）点击加密分享，需要先设置密码，才能分享

4、被分享人点击文档，需要输入密码才能查看

![](https://weapp.eteams.cn/papi/file/preview?fileId=1183639188265574411&type=redirect&customParam=%7B%22isExtDist%22%3Atrue%2C%22distributeId%22%3A%22%22%2C%22externalId%22%3A%22%22%2C%22appId%22%3A%22%22%7D)

![](https://weapp.eteams.cn/papi/file/preview?fileId=1183639183735726091&type=redirect&customParam=%7B%22isExtDist%22%3Atrue%2C%22distributeId%22%3A%22%22%2C%22externalId%22%3A%22%22%2C%22appId%22%3A%22%22%7D)

1）只有消息中打开文档才需要输入密码

2）知识模块查看文档不需要输入密码，由于分享文档会给文档添加一条非默认共享权限，如果用户原本就有文档的查看权限，那么知识模块正常查看文档，如果用户没有文档的查看权限，文档被加密分享后，消息窗口点击文档输入密码后，才会给文档加上非默认共享权限

3）文档被多次分享，密码不同，则从哪个分享链接点击的文档，就用该链接设置的密码

 

** **

#  三、延伸用法

## 工作消息-加密文档

1、【后台管理中心-数据安全-数据加密-全局设置-工作消息】启用二次身份校验

![](https://weapp.eteams.cn/papi/file/preview?fileId=1183639192551899142&type=redirect&customParam=%7B%22isExtDist%22%3Atrue%2C%22distributeId%22%3A%22%22%2C%22externalId%22%3A%22%22%2C%22appId%22%3A%22%22%7D)

![](https://weapp.eteams.cn/papi/file/preview?fileId=1183639166593998853&type=redirect&customParam=%7B%22isExtDist%22%3Atrue%2C%22distributeId%22%3A%22%22%2C%22externalId%22%3A%22%22%2C%22appId%22%3A%22%22%7D)

2、保存后点击详细设置跳转【后台管理中心-数据安全-数据加密-二次身份校验-详细设置-工作消息】，点击【加密文档】，启用【查看文档启用二次身份校验】并配置验证方式、选择加密文档存放文件夹

![](https://weapp.eteams.cn/papi/file/preview?fileId=1183639170942844928&type=redirect&customParam=%7B%22isExtDist%22%3Atrue%2C%22distributeId%22%3A%22%22%2C%22externalId%22%3A%22%22%2C%22appId%22%3A%22%22%7D)

![](https://weapp.eteams.cn/papi/file/preview?fileId=1183639170855411722&type=redirect&customParam=%7B%22isExtDist%22%3Atrue%2C%22distributeId%22%3A%22%22%2C%22externalId%22%3A%22%22%2C%22appId%22%3A%22%22%7D)

1）此处设置的文件夹，在前台【文件夹设置-高级功能-文档加密】页面会自动启用“查看文档启用二次身份校验”，【后台管理中心-数据安全-数据加密-二次身份校验-详细设置-文档查看】也会回显

2）加密文档验证方式一旦设置就置灰不可更改，【后台管理中心-数据安全-数据加密-二次身份校验-详细设置-文档查看】如果更新了验证方式，加密文档处也会自动更新

3、保存后，前台消息聊天窗口中显示“加密文档”按钮

![](https://weapp.eteams.cn/papi/file/preview?fileId=1183639183956844561&type=redirect&customParam=%7B%22isExtDist%22%3Atrue%2C%22distributeId%22%3A%22%22%2C%22externalId%22%3A%22%22%2C%22appId%22%3A%22%22%7D)

![](https://weapp.eteams.cn/papi/file/preview?fileId=1183639162503905287&type=redirect&customParam=%7B%22isExtDist%22%3Atrue%2C%22distributeId%22%3A%22%22%2C%22externalId%22%3A%22%22%2C%22appId%22%3A%22%22%7D)

4、加密文档验证方式一旦设置就置灰不可更改，后台管理中心-数据安全-数据加密-二次身份校验-详细设置-文档查看如果删除了验证方加密文档处设置的文件夹或者前台文件夹关闭了该文件夹的“查看文档启用二次身份校验”，则加密文档处的“选择文件夹”也会自动清空

5、前台效果：im消息中点击加密文档，自动加载加密文档弹框并自动弹出本地文件选择页面，上传完成后，查看文档就需要二次身份验证

![](https://weapp.eteams.cn/papi/file/preview?fileId=1183639175162314763&type=redirect&customParam=%7B%22isExtDist%22%3Atrue%2C%22distributeId%22%3A%22%22%2C%22externalId%22%3A%22%22%2C%22appId%22%3A%22%22%7D)

![](https://weapp.eteams.cn/papi/file/preview?fileId=1183639166593998856&type=redirect&customParam=%7B%22isExtDist%22%3Atrue%2C%22distributeId%22%3A%22%22%2C%22externalId%22%3A%22%22%2C%22appId%22%3A%22%22%7D)
