# 供应商采购规范化管理

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## 正文

**一、****方案背景**

随着社会经济和科学文化的发展，企业之间不断向着多元化、分工化、全球化的方向前进，采购管理作为企业管理的一个重要组成部分，已经成为企业降低成本的主要来源，采购的成本直接影响企业的资金运转和资产回报率。然而，在采购过程中最重要的就是对供应商的选择，选择一个好的合作伙伴，不仅可以降低成本也是企业正常生产运转的保障。传统模式下依靠经验定性的选择和考评供应商，已经严重制约了企业的发展。依靠现代管理思想，建立一套科学规范的供应商管理体系，对于企业来说是一件重要的事情。

 

**二、****设计思路**

为了实现采购过程中供应商的规范化管理，我们制定了一整套的供应商采购查验流程，具体的设计思路如下：

1.首先采购人员依据需求发起采购申请流程，并且依据采购信息在供应商信息库中拟定适合的供应商；

2.在采购申请审批流程中，系统会依据供应商的信息进行判定，若供应商等级较低或者无历史合作记录，则会触发风险查验流程，若供应商满足条件，则采购申请在逐级审批后通过；

3.触发供应商风险查验流程后，业务人员会对供应商风险信息进行查验，判断供应商有无风险，若存在风险，那么采购申请退回至发起人节点，并且触发风险处理流程，记录供应商风险信息，对供应商等级、状态等进行变更。若业务人员没有发现该供应商存在风险，则采购申请在逐级审批后通过；

4.最后采购申请通过后，与供应商签订采购合同并更新供应商的合作记录。

![](https://weapp.eteams.cn/papi/file/preview?fileId=1157711471342018569&type=redirect&customParam=%7B%22isExtDist%22%3Atrue%2C%22distributeId%22%3A%22%22%2C%22externalId%22%3A%22%22%2C%22appId%22%3A%22%22%7D)

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**三、****搭建过程**

 **1.搭建采购申请表单，配置对应的字段信息：**

在采购申请表单中，有几点重要的配置：首先是采购是依据需求清单中的需求而来，所以设置eb关联字段，关联需求清单，并通过【数据过滤】只取“待采购”的需求清单，与此同时，在该字段选择需求清单后，采购明细表通过设置【选择关联表的字段】自动带出需求清单中的明细信息：

![](https://weapp.eteams.cn/papi/file/preview?fileId=1157711471342018588&type=redirect&customParam=%7B%22isExtDist%22%3Atrue%2C%22distributeId%22%3A%22%22%2C%22externalId%22%3A%22%22%2C%22appId%22%3A%22%22%7D)

与此同时，拟推荐供应商字段选择的是供应商信息表，我们在供应商信息表中，对供应商的等级、状态、供应类型等做了一些划分，因此在这里我们也对供应商的选择做了一些过滤，设置供应商必须为合格供应商，不能为冻结、风险状态，此外供应商供应的类型需要与此次采购的需求类型相同，例如同为日化用品类型：

![](https://weapp.eteams.cn/papi/file/preview?fileId=1157711475603431434&type=redirect&customParam=%7B%22isExtDist%22%3Atrue%2C%22distributeId%22%3A%22%22%2C%22externalId%22%3A%22%22%2C%22appId%22%3A%22%22%7D)

配置效果如下图所示，发起采购申请时，选择待采购的需求，并根据需求类型、供应商状态等选择满足条件的供应商：

![](https://weapp.eteams.cn/papi/file/preview?fileId=1157711480006713393&type=redirect&customParam=%7B%22isExtDist%22%3Atrue%2C%22distributeId%22%3A%22%22%2C%22externalId%22%3A%22%22%2C%22appId%22%3A%22%22%7D)

**2.设置采购申请流程，依据条件执行不同操作：**

在采购申请流程的设计上，各公司可以根据实际情况进行流程节点的设置，在本场景中，较为主要的是在流程的流转的过程中，是否会触发供应商查验流程。我们在供应商查验节点进行判断，流程设计图如下：

![](https://weapp.eteams.cn/papi/file/preview?fileId=1157711484196192289&type=redirect&customParam=%7B%22isExtDist%22%3Atrue%2C%22distributeId%22%3A%22%22%2C%22externalId%22%3A%22%22%2C%22appId%22%3A%22%22%7D)

**配置1具体设置内容如下：**

![](https://weapp.eteams.cn/papi/file/preview?fileId=1157711484117131304&type=redirect&customParam=%7B%22isExtDist%22%3Atrue%2C%22distributeId%22%3A%22%22%2C%22externalId%22%3A%22%22%2C%22appId%22%3A%22%22%7D)

配置效果如下图所示，当供应商等级为“重要合作商”或“战略合作伙伴”，并且供应商合作次数大于0时，直接跳过查验节点：

![](https://weapp.eteams.cn/papi/file/preview?fileId=1157711492785242135&type=redirect&customParam=%7B%22isExtDist%22%3Atrue%2C%22distributeId%22%3A%22%22%2C%22externalId%22%3A%22%22%2C%22appId%22%3A%22%22%7D)

**配置2具体设置内容如下：**

![](https://weapp.eteams.cn/papi/file/preview?fileId=1157711492732231715&type=redirect&customParam=%7B%22isExtDist%22%3Atrue%2C%22distributeId%22%3A%22%22%2C%22externalId%22%3A%22%22%2C%22appId%22%3A%22%22%7D)

  


动作流触发查验流程：

![](https://weapp.eteams.cn/papi/file/preview?fileId=1157711497161416713&type=redirect&customParam=%7B%22isExtDist%22%3Atrue%2C%22distributeId%22%3A%22%22%2C%22externalId%22%3A%22%22%2C%22appId%22%3A%22%22%7D)

配置效果如下图所示，供应商等级为“普通供应商”，或者供应商没有合作记录，流程流转至查验节点，并触发一条查验流程，此时由于还在查验，所以没有符合条件的出口：

![](https://weapp.eteams.cn/papi/file/preview?fileId=1157711505659076637&type=redirect&customParam=%7B%22isExtDist%22%3Atrue%2C%22distributeId%22%3A%22%22%2C%22externalId%22%3A%22%22%2C%22appId%22%3A%22%22%7D)

**配置3具体内容设置如下：**

供应商查验流程结束后修改采购申请中的查验结果，若存在风险，则触发风险处理流程：

![](https://weapp.eteams.cn/papi/file/preview?fileId=1157711510032220167&type=redirect&customParam=%7B%22isExtDist%22%3Atrue%2C%22distributeId%22%3A%22%22%2C%22externalId%22%3A%22%22%2C%22appId%22%3A%22%22%7D)

依据查验结果的不同，流程流转至不同的节点：

![](https://weapp.eteams.cn/papi/file/preview?fileId=1157711510079873045&type=redirect&customParam=%7B%22isExtDist%22%3Atrue%2C%22distributeId%22%3A%22%22%2C%22externalId%22%3A%22%22%2C%22appId%22%3A%22%22%7D)

配置效果如下图所示：我们依据配置2的步骤，此时正在进行风险查验，若供应商风险查验结果为“不合格”，那么采购申请流程直接结束，并触发一条风险处理流程：

![](https://weapp.eteams.cn/papi/file/preview?fileId=1157711527112310833&type=redirect&customParam=%7B%22isExtDist%22%3Atrue%2C%22distributeId%22%3A%22%22%2C%22externalId%22%3A%22%22%2C%22appId%22%3A%22%22%7D)

 

**配置4用户可以根据实际情况决定是否配置，需要配置的话设置一下出口条件即可。**

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**3.设置风险查验流程与风险处理流程，实现风险闭环处理**

在采购申请主流程配置好之后，为了完成供应商风险的闭环处理，我们还需要完善风险查验流程与风险处理流程。在上文的配置中，我们可以看到当供应商不满足条件时，触发风险查验流程，系统会安排人员进行查验，并利用【显示属性联动】功能，若查验结果不合格，那么风险信息等字段为必填属性，若查验结果合格，则风险信息等字段隐藏：

![](https://weapp.eteams.cn/papi/file/preview?fileId=1157711531345731591&type=redirect&customParam=%7B%22isExtDist%22%3Atrue%2C%22distributeId%22%3A%22%22%2C%22externalId%22%3A%22%22%2C%22appId%22%3A%22%22%7D)

此外，当查验结果不合格，即供应商存在风险信息时，触发风险信息处理流程，在该流程中，我们可以依据实际的风险大小对供应商的状态等信息进行调整：

![](https://weapp.eteams.cn/papi/file/preview?fileId=1157711540102701068&type=redirect&customParam=%7B%22isExtDist%22%3Atrue%2C%22distributeId%22%3A%22%22%2C%22externalId%22%3A%22%22%2C%22appId%22%3A%22%22%7D)

**4.签订采购合同，修改供应商合作记录**

在采购申请审批通过后，我们可以签订采购合同，并将合同金额累加到对应的供应商中，供应商合作次数加“1”，为之后的采购提供判断的依据条件，同时将采购申请与需求清单中的状态改成“已采购”：

![](https://weapp.eteams.cn/papi/file/preview?fileId=1157711544375181316&type=redirect&customParam=%7B%22isExtDist%22%3Atrue%2C%22distributeId%22%3A%22%22%2C%22externalId%22%3A%22%22%2C%22appId%22%3A%22%22%7D)
