# 邮件模块常见问题排查手册

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- 模块：外部分享上下游功能帮助文档
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## 正文

## 邮件模块常见问题排查手册

# 一、概念、功能说明

## 1  内部邮件与外部邮件

**内部邮件** ：依托于OA数据库来模拟实现的邮件功能，可关联系统中文档、流程等事项，用于OA内部组织结构收发邮件。（注意：内部邮件并非邮箱服务器！没有邮箱服务器相关功能，无法绑定到第三方邮箱服客户端软件进行收发邮件。）

**功能入口** ：前台-邮件-写邮件-内部邮件，收件人选择OA组织结构中的人员。

**外部邮件** ：本质为邮件第三方客户端。类似foxmail，outlook客户端。

需将用户自己的外部邮箱账号配置到个人账号设置页面后，可通过OA邮件使用所配置的邮箱进行接收和发送外部邮件。

**功能入口** ：前台-邮件-写邮件-外部邮件，收件人可选择OA组织结构-人员卡片-邮箱中配置了外部邮箱的人员或手动输入收件人邮箱地址。

## 2  外部邮件与邮件提醒

**外部邮件** ：即同上，外部邮件及邮件提醒、邮件审批均为向外部邮箱发送邮件，和OA内部邮件无关，邮件提醒及邮件审批功能可参考下面说明。

**邮件提醒** ：支持发送外部邮件提醒。在邮件-系统设置-邮件系统设置-邮件提醒设置-邮件提醒账号设置中配置外部邮箱作为发件人给被提醒人人员卡片-邮箱中配置的外部邮箱发送提醒邮件。

## 3  流程邮件审批

**邮件审批** ：流程-工作流-功能设置-邮件审批设置-启用邮件审批按钮开启。

（1）邮件-系统设置-邮件系统设置-邮件审批设置-邮件设置-发送设置配置外部邮箱，作为发件人；

（2）邮件-系统设置-邮件系统设置-邮件审批设置-邮件设置-接收设置配置外部邮件，作为接收审批人审批意见的邮箱；

使用（1）中发件人给审批人员-人员卡片-邮箱中配置的外部邮箱发送审批邮件，审批人接收到审批邮件后，需使用outlook客户端打开邮件，可点击邮件内容中的批准或退回按钮对流程进行审批，点击批准或退回按钮会打开写邮件页面（收件人自动带出（2）中接收设置中配置外部的邮箱，勿手动修改），在内容中填写签字意见（可不填），点击发送，发送邮件后，OA系统会定时获取此邮件，获取到后会自动将对应流程流转下去。

PS：如何查看OA系统是否定时获取到了审批人的邮件？

邮件-系统设置-邮件系统设置-邮件审批设置-邮件审批日志中根据流程ID、邮件主题等搜索查看。

## 4  我们系统支持哪些邮件集成方式

（1）邮件模块：

1）模块本身外部邮件，作为第三方客户端形式，配置账号后代理收发，类第三方客户端模式。

2）邮件提醒，给系统其它模块提供的发送邮件提醒功能，后台配置群发邮箱以及相关模块开启提醒后可用。

3）邮件审批，outlook客户端内进行流程邮件的接收与回复，进行简单流程审批动作。（邮件模块功能为标准功能）

（2）集成模块：

有单点登录功能（如阿里邮箱、263企业邮箱、163网易邮箱、coremail邮箱等等），某些品牌支持组织同步功能、日程同步等功能，具体可咨询集成组同事。

 

# 二、常见问题

## 1.邮箱配置失败

解决方案：

（1）

先确认配置邮箱的用户名及密码是否正确，协议是否开启

可将需配置的邮箱登录到网页，去设置-POP3/IMAP/SMTP服务、客户端设置等设置页面开启POP3/IMAP协议，若开启了授权码，在OA配置此邮箱时，邮箱密码需填写设置的授权码。

可参考：[ _E10常用邮箱配置参考文档_](https://www.e-cology.com.cn/sp/doc/docDetail/1999113698008406463)

（1）

若客户使用客户的企业邮箱，未在上述文档中找到可参考的依据，登录邮箱也未找到POP3/IMAP协议设置的地方，可联系邮箱服务器管理员或厂商获取邮箱配置参数，各个邮箱不同，具体参数由邮箱服务器提供为准。

（2）

网络问题：

需要保证OA所在服务器，与所使用邮箱的邮箱服务器之间，网络畅通。

能telnet通，域名和响应端口。

例如：telnet smtp.exmail.qq.com 465

**常见邮箱配置报错：无法连接到邮箱服务器，端口不通，如下图。此时可通过** telnet命令**来测试下联通性。并登录到邮箱检查下是否开通smtp，pop/imap等协议使用权限。**

![](https://weapp.eteams.cn/papi/file/preview?fileId=1177616282420314127&type=redirect&customParam=%7B%22isExtDist%22%3Atrue%2C%22distributeId%22%3A%22%22%2C%22externalId%22%3A%22%22%2C%22appId%22%3A%22%22%7D)

##  2.邮箱配置报用户名或密码错误，实际用户名、密码都正确

解决方案：

邮箱登录是否开启了手机短信验证、微信验证等多因子验证方式。若开启了，需要联系邮箱服务器管理员或厂商问下此邮箱在第三方客户端配置时使用的授权码（在OA进行配置时，需使用此授权码作为邮箱登录密码）。

## 3.添加了黑名单，还是收到了邮件提醒

解决方案：

邮件-系统设置-邮件系统设置-允许发送所有人-黑名单，对应邮件-写邮件-写内部邮件时，收件人不可选择到所有人选项，和邮件提醒无关。邮件提醒功能不支持设置黑名单。

## 4.邮件一直不接收

解决方案：

（1）

邮件-设置-个人设置-个人账号设置，编辑邮箱账号-保存，看是否可检测通过，若检测失败，参考二-1邮件配置失败解决方案进行排查。

（2）

若（1）保存账号检测通过，在邮件-系统设置-邮件系统设置-允许自动接收按钮是否开启，若未开启，则开启保存（若开启，则无需修改，直接跳过）；此时，到邮件-设置-个人设置-个人账号设置，编辑邮箱账号页面开启自动接收按钮，保存。

## 5.邮件不会自动接收

解决方案：

若手动点击邮件-收件箱-收信按钮以及刷新收件箱，可正常接收到邮件，但不会自动接收外部邮件，可参考二-3-（2），开启自动接收。

## 6.接收到新邮件，没收到消息提醒

解决方案：

内部邮件:实时推送

外部邮件:只有自动接收下来的邮件才会触发提醒，手动接收下来的不会触发。

手动接收：手动点击收信以及刷新收件箱等菜单操作都会触发手动接收。此时是不会有提醒的。

自动接收：可参考二-3-（2）

## 7.外部邮件自动接收存在延迟

解决方案：

非离线状态下: 即OA在线情况下

 频率：根据邮件-系统设置-邮件系统设置-自动接收频率设置的时间进行自动接收。

 范围：只接收开启自动接收功能的账号，并且在线

离线状态下：即未登录OA的情况下，

 频率：默认以20分钟/次的频率进行自动接收。

 范围：只接收开启自动接收功能的账号

 注：缩短时间会带来宕机风险（不做调整，已标准为准） 

总结：会根据上述情况，走相应的频率进行接收，如果账号过多，在同一频率内可能某个账号也来不及接收，会存在下一轮才轮到，所以如5分钟频率，某个账号也可能会10分钟或者更久触发一次接收。

## 8\. 自动收件失败提醒如何关闭

解决方案：

邮件-设置-个人设置-常规设置-提醒设置-自动收件失败提醒中关闭该按钮，或调整提醒频率。

## 9\. 怎么设置点击写邮件打开页面直接显示写外部邮件

解决方案：

个人设置：邮件-设置-个人设置-常规设置-显示设置-写信默认类型。

管理员统一设置：邮件-系统设置-邮件系统设置-启用设置，选中外部邮件，点击同步到所有人。

## 10.开启了邮件提醒，没收到提醒邮件

解决方案：请按照以下步骤自查

（1）检查邮件-系统设置-邮件提醒设置-邮件设置中邮箱是否配置且是否配置通过

（2）检查被提醒人员的人员卡片是否维护邮箱

（3）打开记录发送成功日志开关，查看后台-邮件--邮件提醒设置-邮件提醒发送日志检查是否有相关记录

当（1）（2）均满足且（3）中无相关记录，请提交流程找对应推送模块处理，如流程邮件提醒咨询流程排查

## 11\. 邮件提醒日志在哪里查看

解决方案：邮件-系统设置-邮件提醒设置-邮件提醒发送日志查看

若未记录日志，可到邮件-系统设置-邮件提醒设置基本设置页面看下是否开启了记录发送成功日志按钮，未开启时，默认只记录发送失败日志。

## 12.如何设置不同模块使用不同邮箱账号发送邮件提醒

解决方案：

（1）邮件-系统设置-邮件提醒设置-邮件提醒账号中配置多个外部邮箱账号。

（2）邮件-系统设置-邮件提醒设置-邮件提醒模板中新建模板，发送提醒账号选择（1）中已配置的外部邮箱，模块选中相应模块，设置提醒内容，保存。即后续该模块设置邮件提醒，则使用对应的邮箱发送。

## 13\. 启用了流程邮件审批，没收到审批邮件

解决方案：请按照以下步骤自查

（1）

邮件-系统设置-邮件审批设置-邮件设置中检查邮箱配置是否正常，点击保存是否可检测通过。若不通过可参考二-1进行重新配置

（2）

检查审批人员的人员卡片是否维护邮箱

（3）

邮件-系统设置-邮件审批设置-邮件审批日志检查是否有相关发送失败记录

当以上三点均满足，且邮件审批日志中无相关记录，请咨询流程模块处理

## 14\. 移动端是否支持禁止附件预览和下载

解决方案：

（1）禁止附件预览：邮件-系统设置-邮件系统设置-附件设置，开启禁止附件预览按钮，开启后，PC、移动端附件均不可预览；

（2）禁止移动端下载附件：后台管理中心-所有服务-全局基础-文件设置-附件设置，开启禁止移动端下载附件按钮，保存，移动端邮件附件显示下载按钮，点击下载，提示：对不起，移动端下载已被关闭。

## 15\. 邮件模块附件是否可以设置水印

解决方案：

附件预览显示水印：

（1）

后台管理中心-所有服务-全局基础-通用设置-水印设置，启用PC端水印、移动端水印

或

（1）

（部署了wps时才能设置水印）水印设置：文档-设置-系统设置-应用设置-水印设置，新建后，可设为文件夹水印，添加邮件文件夹。doc\pdf等附件预览显示水印，具体可咨询知识组同事。

附件下载显示水印：

目前除文档外部，其它模块附件下载，暂不支持显示水印。

## 16\. 附件上传限制

解决方案：

（1）

系统上传附件大小统一受后台管理中心-所有服务-全局基础-文件设置-附件设置-上传设置-上传最大中设置限制。

![](https://weapp.eteams.cn/papi/file/preview?fileId=1177616282420314117&type=redirect&customParam=%7B%22isExtDist%22%3Atrue%2C%22distributeId%22%3A%22%22%2C%22externalId%22%3A%22%22%2C%22appId%22%3A%22%22%7D)

（1）

邮件附件上传设置：邮件--设置-系统设置-邮件系统设置-附件设置中可设置总附件大小限制、单个附件最大限制、附件总数等。

![](https://weapp.eteams.cn/papi/file/preview?fileId=1177616282420314122&type=redirect&customParam=%7B%22isExtDist%22%3Atrue%2C%22distributeId%22%3A%22%22%2C%22externalId%22%3A%22%22%2C%22appId%22%3A%22%22%7D)

注：（2）设置大小超过（1）中上传最大设置时，以（1）中设置大小为准

## 17\. 邮件发送成功后，已发送里面看不到

解决方案：

（1）写邮件下方【更多发送选项】中可设置"保存到已发送"，该选项默认勾选，请确认是否调整设置

![](https://weapp.eteams.cn/papi/file/preview?fileId=1177616286840610826&type=redirect&customParam=%7B%22isExtDist%22%3Atrue%2C%22distributeId%22%3A%22%22%2C%22externalId%22%3A%22%22%2C%22appId%22%3A%22%22%7D)

（2）请检查设置-个人设置-邮件规则中是否维护规则，当满足该规则时，有可能按规则将邮件移动至其他文件夹

![](https://weapp.eteams.cn/papi/file/preview?fileId=1177616282469613570&type=redirect&customParam=%7B%22isExtDist%22%3Atrue%2C%22distributeId%22%3A%22%22%2C%22externalId%22%3A%22%22%2C%22appId%22%3A%22%22%7D)

## 18\. 邮件在所有邮件中可以看到，在收件箱里不显示

解决方案：

所有邮件菜单展示了用户所有文件夹中的邮件，主题前方显示所在文件夹位置。

可检查是否邮件所处文件夹不一致，可能被移动或删除到了其他文件夹。

![](https://weapp.eteams.cn/papi/file/preview?fileId=1177616286821007372&type=redirect&customParam=%7B%22isExtDist%22%3Atrue%2C%22distributeId%22%3A%22%22%2C%22externalId%22%3A%22%22%2C%22appId%22%3A%22%22%7D)

## 19\. 邮件是否支持自动清理

解决方案：

前台-设置-个人设置-自动清理可进行设置，打开自动清理邮件开关时，系统重启后，每24小时根据规则自动清理一次邮![](https://weapp.eteams.cn/papi/file/preview?fileId=1177616282609926148&type=redirect&customParam=%7B%22isExtDist%22%3Atrue%2C%22distributeId%22%3A%22%22%2C%22externalId%22%3A%22%22%2C%22appId%22%3A%22%22%7D)

## 20.邮件--设置-系统设置-邮件系统设置中开启了允许自动接收按钮，但前台邮箱配置页面仍未显示自动接收按钮

解决方案：

检查后台管理中心-权限管理中心-分权管理中心-管理分权，是否开启了邮件分权，若开启了，则看下对应在前台配置邮箱账号的人员属于哪个分部，再去邮件--设置-系统设置-邮件系统设置页面，左侧组织树中找到该分部，看下该分部的允许自动接收按钮是否开启。

## 21.点击邮件中批准/退回按钮，无法进入outlook邮箱的回复审批意见的邮箱回复邮件中

解决方案：

控制面板\程序\默认程序-设置默认程序，将电子邮件的默认应用选中outlook客户端

## 22.转发、回复邮件，密级是否可以修改

解决方案：

回复、转发、再次编辑邮件不支持修改密级。回复转发等是对原邮件进行讨论，原邮件的密级是确定的，理论上不应该再去变动。

## 23.写信页面的更多选项是否支持默认展开

解决方案：

邮件-设置-个人设置-常规设置，开启【写信设置项默认打开】按钮即可。

![](https://weapp.eteams.cn/papi/file/preview?fileId=1177616282469613576&type=redirect&customParam=%7B%22isExtDist%22%3Atrue%2C%22distributeId%22%3A%22%22%2C%22externalId%22%3A%22%22%2C%22appId%22%3A%22%22%7D)

## 24.写信是否支持默认显示抄送

解决方案：

邮件-设置-个人设置-常规设置，开启【写信默认显示抄送】按钮即可。

![](https://weapp.eteams.cn/papi/file/preview?fileId=1177616286821007370&type=redirect&customParam=%7B%22isExtDist%22%3Atrue%2C%22distributeId%22%3A%22%22%2C%22externalId%22%3A%22%22%2C%22appId%22%3A%22%22%7D)

## 25.接收外部邮件是否会同步阅读状态

解决方案：

使用IMAP协议、exchange协议配置邮箱，接收邮件会同步邮件已读、未读状态。

使用POP3协议配置邮箱，不支持同步邮件阅读状态。

## 26.外部邮件发送失败

（1）javax.mail.AuthenticationFailedException: 526 Authentication failure[0]

解决方案：可能是防火墙拦截了

客户现象是OA服务器里所有配置账号均开始报这个错，但是同样邮箱，在其他环境都正常。排查下来是客户防火墙策略导致的。

（2）535 Error: authentication failed, system busy；

解决方案：

认证失败，系统繁忙。邮箱服务器繁忙，导致的发件失败，需要联系邮箱服务器管理员或厂商协助排查下。

（3）550 Error: content rejected;

解决方案：

邮件内容疑似垃圾邮件，系统拒绝接收，请检查邮件正文是否包含垃圾信息。此为邮箱服务器返回的报错信息，需要联系邮箱服务器管理员或厂商协助排查下。

## 27.企业邮箱退信的常见问题

若外部邮件发送失败，日志显示26中类似报错信息，可先到下面链接中搜索下是否有对应的解决方案，如未找到或不清晰具体怎么解决，可联系邮件组同事协助处理。

[ _http://mail.china-longshine.com/help/index.php?_m=articleview &_a=article_view&category_id=7ff7680d953a555e556da86ba6f97318&article_id=7f3f3eb99bb3ff7a0fe64a6decd446f3&lang=zh_CN_](http://mail.china-longshine.com/help/index.php?_m=articleview&_a=article_view&category_id=7ff7680d953a555e556da86ba6f97318&article_id=7f3f3eb99bb3ff7a0fe64a6decd446f3&lang=zh_CN)

（1）手机端查看邮件显示不全，需要拖动，很不方便

解决方案：手机查看邮件详情页面，点击右上角图标，可切换查看模式。

注：如果邮件长度超过屏宽五倍或者非html模式时，默认不支持此功能

![](https://weapp.eteams.cn/papi/file/preview?fileId=1177616286807556097&type=redirect&customParam=%7B%22isExtDist%22%3Atrue%2C%22distributeId%22%3A%22%22%2C%22externalId%22%3A%22%22%2C%22appId%22%3A%22%22%7D)

（2）动作流

[ _邮件提醒及发送邮件动作流说明_](https://www.e-cology.com.cn/sp/doc/docDetail/8139564098180093600)
