# 文控管理

来源快照：`result_data_new_260518.json`

- 来源 ID：`1178059836608487538`
- 模块：知识文档
- 目录：用户操作指南
- space ID：`1161759301968437263`
- 原文链接：未提供
- 产品基线：未提供

## 正文

# 一、功能背景及价值用途

文件是质量管理中最为关键的要素，贯穿整个生产的全过程，大量的文件给管理带来了巨大的挑战和风险。文件资料通过纸质形式进行管理会出现查阅不方便、审核效率低、文件回收管理繁琐且容易出错。在这种情况下，为确保文件管理业务流程严格按法规、规范标准要求，我们建立起围绕体系文件和制度文件的全生命周期提供、建立文件规范。搭建文件新增、文件更新、文件培训、文件借阅、文件作废、文件回收等文控业务流程，为文控管理人员及公司领导提供统计分析报表的文控管理系统。

# 二、业务流程图/配置过程图

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# 三、功能概述及使用说明

## 1、文控门户

### 1.1 综合门户

适用于所有用户的公共门户，包含流程中心、流程申请、文件中心、借阅中心、消息提醒等模块，可实时查看需处理的流程和发布的最新文件。

**1.1.1 流程中心** ：用户可在流程中心查看工作流类型为【文控管理】的待办流程、已办流程和我的请求，点击右上角more按钮可快速跳转到具体的流程列表页面；

**1.1.2 流程申请** ：用户可在流程申请中快速发起文件新增、文件复审、文件借阅、文件作废、文件外发、文件更新流程；

**1.1.3 最新文件** ：列表数据来源为总文件清单并根据创建时间降序展示，根据文件类别去分类显示，点击列表的受控文件字段可快速打开受控文件的查看页面；

**1.1.4 文件中心** ：列表数据来源为总文件清单的数据，分为待生效、生效中、已失效、已作废四个选项卡。

1）待生效列表按照生效日期升序排列，即将要生效的排在最前面；

2）生效中列表按照最后更新时间降序排列；

3）已失效列表按照失效时间降序排列；

4）已作废列表按照作废日期降序排列。

**1.1.5 借阅中心** ：列表数据来源为文件借阅清单的数据，分为借阅中、审批中、已到期。

1）借阅中列表展示借阅状态为【借阅中】的数据；

2）审批中列表展示审批状态为【审批中】的数据；

3）已到期列表展示借阅状态为【已到期】的数据。

**1.1.6 消息提醒** ：列表数据来源为文件提醒流程的数据并按照创建时间降序排列。

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### 1.2 领导门户

适用于领导的门户页面，应用管理员可自定义菜单查看权限。综合领导关注的内容，呈现文件数量报表、文件信息报表、领导相关待办和提醒事宜。

**1.2.1 文件数量** ：展示文件总数、生效文件数量、预审文件数量、失效文件数量、作废文件数量、归档文件数量。

1）文件总数是根据总文件清单的所有数据统计；

2）生效文件数量是根据总文件清单的文件状态为【正常/生效】的数据统计；

3）预审文件数量是根据预审文件清单的所有数据统计；

4）失效文件数量是根据总文件清单的文件状态为【失效】的数据统计；

5）作废文件数量是根据总文件清单的文件状态为【作废】的数据统计；

6）归档文件数量是根据总文件清单的归档状态为【已归档】的数据统计。

**1.2.2** **流程待办** ：展示工作流类型为【文控管理】的待办流程，点击组件右上角more按钮可快速打开流程列表页面；

**1.2.3** **提醒** ：列表数据来源为文件提醒流程的所有数据，并按照最后更新时间降序排列；

**1.2.4** **文件状态** ：根据总文件清单以文件状态为维度计数展示的漏斗图；

**1.2.5** **各等级文件数量占比** ：根据总文件清单以文件等级为维度计数展示的气泡图；

**1.2.6 各类别文件数量占比** ：根据总文件清单以文件类别为维度计数展示的环形图；

**1.2.7** **各分类文件数量占比** ：根据总文件清单以文件分类为维度计数展示的饼状图；

**1.2.8** **文件增长数量** ：根据总文件清单以创建时间为维度计数展示的折线图；

**1.2.9 常用文件** ：数据来源于知识中心-知识推荐-最多查阅，以文档名称为维度统计的文档阅读数展示的词云图。

 

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![](https://weapp.eteams.cn/papi/file/preview?fileId=1180299103625625605&type=redirect&customParam=%7B%22isExtDist%22%3Atrue%2C%22distributeId%22%3A%22%22%2C%22externalId%22%3A%22%22%2C%22appId%22%3A%22%22%7D)

### 1.3 员工门户

适用于所有用户的便捷门户，提供给普通员工查阅使用文件的便捷入口，包括流程待办处理、受控文件列表、文件搜索入口以及快速申请入口等。

**1.3.1 流程待办** ：展示工作流类型为【文控管理】的待办流程，点击页面组件右上角的more按钮可快速打开流程列表页面；

**1.3.2 提醒** ：列表数据来源于文件提醒流程中有权限的数据，按照最后修改时间降序排列；

**1.3.3 文件搜索** ：输入搜索关键字后点击搜索按钮跳转到全文检索页面；

**1.3.4 文控文件** ：数据来源于文控知识库下并按照更新时间降序排列；

**1.3.5****快速申请** ：可快速新建文件借阅、文件新增、文件外发流程。

![](https://weapp.eteams.cn/papi/file/preview?fileId=1180299108119625738&type=redirect&customParam=%7B%22isExtDist%22%3Atrue%2C%22distributeId%22%3A%22%22%2C%22externalId%22%3A%22%22%2C%22appId%22%3A%22%22%7D)

![](https://weapp.eteams.cn/papi/file/preview?fileId=1180299159460732933&type=redirect&customParam=%7B%22isExtDist%22%3Atrue%2C%22distributeId%22%3A%22%22%2C%22externalId%22%3A%22%22%2C%22appId%22%3A%22%22%7D)

### 1.4 文控门户

适用于文控部门的门户页面，根据文控人员的需求，提供流程办理、消息提醒、文件查看、复审信息等模块，同时可快速查看各类文件清单。

**1.4.1 导航面板** ：导航面板可快速进入流程申请页面、文件中心页面、生效中文件清单页面、预审文件清单页面、待生效文件清单页面、已失效文件清单页面、作废文件清单页面，也可支持自定义添加新菜单；

**1.4.2****流程办理** ：展示工作流类型为【文控管理】的待办流程、已办流程、我发起的、关注流程；

**1.4.3****消息提醒** ：数据来源于文件提醒流程并按照最后更新时间降序排列；

**1.4.4****文件查看** ：列表数据来源于总文件清单并根据文件等级分为一阶文件、二阶文件、三阶文件、四阶文件以及外来文件的五个选项卡，不同文件等级文件列表展示对应等级的数据；外来文件列表展示文件来源为【外来文件】的数据；

**1.4.5****复审信息** ：数据来源于文件复审流程并根据创建时间降序排列。

![](https://weapp.eteams.cn/papi/file/preview?fileId=1180299047858159622&type=redirect&customParam=%7B%22isExtDist%22%3Atrue%2C%22distributeId%22%3A%22%22%2C%22externalId%22%3A%22%22%2C%22appId%22%3A%22%22%7D)

![](https://weapp.eteams.cn/papi/file/preview?fileId=1180299129409912847&type=redirect&customParam=%7B%22isExtDist%22%3Atrue%2C%22distributeId%22%3A%22%22%2C%22externalId%22%3A%22%22%2C%22appId%22%3A%22%22%7D)

## 2、文件中心

文件中心菜单展示文控知识库及其下级文件夹的文档列表，有权限的用户在左侧文件夹树右键可调整文件夹设置。列表可根据文档标题快捷搜索，也可在高级搜索中根据负责人、文档编号、文件夹等搜索符合条件的数据。详情可查看[ _知识文档_ _-__知识库_](https://weapp.eteams.cn/sp/ebdpage/view/freepass/1152863419640021002?id=1178058827291172885&freepass_doc=1&space_id=1161759301968437263) 。

![](https://weapp.eteams.cn/papi/file/preview?fileId=1180299176766431238&type=redirect&customParam=%7B%22isExtDist%22%3Atrue%2C%22distributeId%22%3A%22%22%2C%22externalId%22%3A%22%22%2C%22appId%22%3A%22%22%7D)

![](https://weapp.eteams.cn/papi/file/preview?fileId=1180299030795730955&type=redirect&customParam=%7B%22isExtDist%22%3Atrue%2C%22distributeId%22%3A%22%22%2C%22externalId%22%3A%22%22%2C%22appId%22%3A%22%22%7D)

## 3、文件搜索

根据关键词在有查看权限的文档和附件范围中进行搜索。搜索结果可按照相关度、最近更新、最新创建、最早创建排序；也可根据创建人和创建时间筛选，同时支持在线点击查看文档。

![](https://weapp.eteams.cn/papi/file/preview?fileId=1180299108119625729&type=redirect&customParam=%7B%22isExtDist%22%3Atrue%2C%22distributeId%22%3A%22%22%2C%22externalId%22%3A%22%22%2C%22appId%22%3A%22%22%7D)

![](https://weapp.eteams.cn/papi/file/preview?fileId=1180299069517545473&type=redirect&customParam=%7B%22isExtDist%22%3Atrue%2C%22distributeId%22%3A%22%22%2C%22externalId%22%3A%22%22%2C%22appId%22%3A%22%22%7D)

## 4、流程申请

对文件的全生命周期和文件使用进行流程化管控，按要求管控文件新增、变更、补发、借阅、回收、作废等生命周期。

![](https://weapp.eteams.cn/papi/file/preview?fileId=1180299090847481859&type=redirect&customParam=%7B%22isExtDist%22%3Atrue%2C%22distributeId%22%3A%22%22%2C%22externalId%22%3A%22%22%2C%22appId%22%3A%22%22%7D)

![](https://weapp.eteams.cn/papi/file/preview?fileId=1180299047959855122&type=redirect&customParam=%7B%22isExtDist%22%3Atrue%2C%22distributeId%22%3A%22%22%2C%22externalId%22%3A%22%22%2C%22appId%22%3A%22%22%7D)

### 4.1 文件预审流程

当前流程用于在文件正式新增之前，确认文件新增的必要性，并提前取号。在流程中选择编号规则，流程保存后根据选择的规则生成文件编号便于用户确认，后续发起文件新增流程，可直接选择已申请的编号。

 

**4.1.1****预审生成编号**

发起文件预审流程可提前占用编号，默认在保存流程时根据编号规则生成文件编号，同时支持重新生成编号、选择预留编号、新建预留编号。

![](https://weapp.eteams.cn/papi/file/preview?fileId=1180299112349777929&type=redirect&customParam=%7B%22isExtDist%22%3Atrue%2C%22distributeId%22%3A%22%22%2C%22externalId%22%3A%22%22%2C%22appId%22%3A%22%22%7D)

![](https://weapp.eteams.cn/papi/file/preview?fileId=1180299172560912395&type=redirect&customParam=%7B%22isExtDist%22%3Atrue%2C%22distributeId%22%3A%22%22%2C%22externalId%22%3A%22%22%2C%22appId%22%3A%22%22%7D)

**4.1.2****写入预审文件清单**

预审流程发起后在文件清单-预审文件清单中生成一条记录且预审状态为【审批中】；预审流程归档后更新预审状态为【审批完成】且是否已生成文件更新为【未生成】。

![](https://weapp.eteams.cn/papi/file/preview?fileId=1180299043655999507&type=redirect&customParam=%7B%22isExtDist%22%3Atrue%2C%22distributeId%22%3A%22%22%2C%22externalId%22%3A%22%22%2C%22appId%22%3A%22%22%7D)

![](https://weapp.eteams.cn/papi/file/preview?fileId=1180299116544081930&type=redirect&customParam=%7B%22isExtDist%22%3Atrue%2C%22distributeId%22%3A%22%22%2C%22externalId%22%3A%22%22%2C%22appId%22%3A%22%22%7D)

### 4.2 文件新增流程

当前流程用于文件的正式新增，确定文件名称、编制目的、文件编号、版本规则、文件模板、文件正文（可套用模板生成文件稿件）、加盖受控章、适用范围以及选择是否触发签收、培训流程等。

 

**4.2.1****选择预审文件名称带出预审信息**

新增流程选择预审文件名称后触发字段联动带出文件名称、文件分类、文件等级、文件类别、文件来源、编号规则和文件编号；新增流程归档后更新预审文件清单中的是否已生成文件字段为【已生成】。

**4.2.2****新增流程使用套用模板**

选择【模板设置】后在【文件正文】字段上传正文并点击【套用模板】按钮可实现套用，同时将套用后的文件自动更新到【文件稿件】字段上。

![](https://weapp.eteams.cn/papi/file/preview?fileId=1180299159493754894&type=redirect&customParam=%7B%22isExtDist%22%3Atrue%2C%22distributeId%22%3A%22%22%2C%22externalId%22%3A%22%22%2C%22appId%22%3A%22%22%7D)

![](https://weapp.eteams.cn/papi/file/preview?fileId=1180299159592124429&type=redirect&customParam=%7B%22isExtDist%22%3Atrue%2C%22distributeId%22%3A%22%22%2C%22externalId%22%3A%22%22%2C%22appId%22%3A%22%22%7D)

**4.2.3****受控文件关联其他文件**

明细表中选择关联文件后字段联动带出关联文件信息，流程归档后在受控文件的相关文档tab页下可查看关联信息。

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![](https://weapp.eteams.cn/papi/file/preview?fileId=1180299103625625613&type=redirect&customParam=%7B%22isExtDist%22%3Atrue%2C%22distributeId%22%3A%22%22%2C%22externalId%22%3A%22%22%2C%22appId%22%3A%22%22%7D)

 

**4.2.4****生成签收信息**

选择签收部门后，归档前节点自动触发子流程-文件签收流程，同时使用记录-签收记录中新增一条数据且签收状态为【未签收】。

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![](https://weapp.eteams.cn/papi/file/preview?fileId=1180299116726337537&type=redirect&customParam=%7B%22isExtDist%22%3Atrue%2C%22distributeId%22%3A%22%22%2C%22externalId%22%3A%22%22%2C%22appId%22%3A%22%22%7D)

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**4.2.5****生成培训信息**

归档前节点自动触发子流程-文件培训流程；同时使用记录-培训记录中新增一条数据且培训状态为【未培训】。

![](https://weapp.eteams.cn/papi/file/preview?fileId=1180299155334037514&type=redirect&customParam=%7B%22isExtDist%22%3Atrue%2C%22distributeId%22%3A%22%22%2C%22externalId%22%3A%22%22%2C%22appId%22%3A%22%22%7D)

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![](https://weapp.eteams.cn/papi/file/preview?fileId=1180299172446298139&type=redirect&customParam=%7B%22isExtDist%22%3Atrue%2C%22distributeId%22%3A%22%22%2C%22externalId%22%3A%22%22%2C%22appId%22%3A%22%22%7D)

**4.2.6****生成总文件清单记录**

新增流程归档后，总文件清单中生成一条记录，点击文件名称可打开显示布局来查看详细信息。

1）当生效日期<=当前日期，流程归档后清单文件状态为【正式/生效】，用户可在文件中心菜单对应知识库下查看受控文件；

2）当生效日期>当前日期，流程归档后清单文件状态为【草稿/待生效】，适用范围共享人员在文件中心中无法看到该文件，只有到达生效日期后，文件状态自动变更为正常后才可查看。

![](https://weapp.eteams.cn/papi/file/preview?fileId=1180299146626662405&type=redirect&customParam=%7B%22isExtDist%22%3Atrue%2C%22distributeId%22%3A%22%22%2C%22externalId%22%3A%22%22%2C%22appId%22%3A%22%22%7D)

![](https://weapp.eteams.cn/papi/file/preview?fileId=1180299138095448081&type=redirect&customParam=%7B%22isExtDist%22%3Atrue%2C%22distributeId%22%3A%22%22%2C%22externalId%22%3A%22%22%2C%22appId%22%3A%22%22%7D)

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**4.2.7****生成文件全周期清单记录**

新增流程归档后，文件全周期清单中生成一条记录，操作类型为【新增】。

![](https://weapp.eteams.cn/papi/file/preview?fileId=1180299035155513347&type=redirect&customParam=%7B%22isExtDist%22%3Atrue%2C%22distributeId%22%3A%22%22%2C%22externalId%22%3A%22%22%2C%22appId%22%3A%22%22%7D)

![](https://weapp.eteams.cn/papi/file/preview?fileId=1180299120990044178&type=redirect&customParam=%7B%22isExtDist%22%3Atrue%2C%22distributeId%22%3A%22%22%2C%22externalId%22%3A%22%22%2C%22appId%22%3A%22%22%7D)

 

**4.2.8****生成生效中文件清单记录**

新增流程归档后，当文件状态为【正常/生效】时，文件清单-生效中文件清单展示一条记录。

![](https://weapp.eteams.cn/papi/file/preview?fileId=1180299095195074564&type=redirect&customParam=%7B%22isExtDist%22%3Atrue%2C%22distributeId%22%3A%22%22%2C%22externalId%22%3A%22%22%2C%22appId%22%3A%22%22%7D)

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**4.2.9****生成盖章后的受控文件**

新增流程归档后，根据表单字段的【文件稿件】生成PDF正文形式的受控文件并添加受控章水印；文档属性页可查看文档版本、文档编号、创建日期等；新增流程中的关联文件明细数据可在相关文档tab页下查看关联。

![](https://weapp.eteams.cn/papi/file/preview?fileId=1180299073751498764&type=redirect&customParam=%7B%22isExtDist%22%3Atrue%2C%22distributeId%22%3A%22%22%2C%22externalId%22%3A%22%22%2C%22appId%22%3A%22%22%7D)

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### 4.3 文件复审流程

根据受控文件失效日期到期前（默认30天）自动触发当前流程，主要用于评估文件是否继续沿用 / 更新 / 作废，选择沿用则需要更新文件失效时间，选择更新和作废将自动触发相应的更新、作废流程；该流程也可以在流程中心主动发起。

** **

**4.3.1****写入文件复审清单**

文件复审流程中的【受控文件】浏览按钮过滤文档状态为正常或失效的文档，选择受控文件可从总文件清单中字段联动带出主表及明细表其他字段。流程提交后在文件清单-文件复审清单中生成一条记录，同时复审状态为【复审中】。

![](https://weapp.eteams.cn/papi/file/preview?fileId=1180299129639231489&type=redirect&customParam=%7B%22isExtDist%22%3Atrue%2C%22distributeId%22%3A%22%22%2C%22externalId%22%3A%22%22%2C%22appId%22%3A%22%22%7D)

![](https://weapp.eteams.cn/papi/file/preview?fileId=1180299073644740611&type=redirect&customParam=%7B%22isExtDist%22%3Atrue%2C%22distributeId%22%3A%22%22%2C%22externalId%22%3A%22%22%2C%22appId%22%3A%22%22%7D)

**4.3.2****复审类型设置**

1）当复审类型为沿用时，流程归档后更新受控文件属性页和总文件清单的失效日期；

2）当复审类型为更新时，流程归档后自动触发文件更新流程；

3）当复审类型为作废时，流程归档后自动触发文件作废流程。

![](https://weapp.eteams.cn/papi/file/preview?fileId=1180299060826947587&type=redirect&customParam=%7B%22isExtDist%22%3Atrue%2C%22distributeId%22%3A%22%22%2C%22externalId%22%3A%22%22%2C%22appId%22%3A%22%22%7D)

![](https://weapp.eteams.cn/papi/file/preview?fileId=1180299095195074569&type=redirect&customParam=%7B%22isExtDist%22%3Atrue%2C%22distributeId%22%3A%22%22%2C%22externalId%22%3A%22%22%2C%22appId%22%3A%22%22%7D)

**4.3.3****更新文件复审清单状态**

流程归档后，文件清单-文件复审清单中该记录的复审状态更新为【复审完成】。

![](https://weapp.eteams.cn/papi/file/preview?fileId=1180299138092122115&type=redirect&customParam=%7B%22isExtDist%22%3Atrue%2C%22distributeId%22%3A%22%22%2C%22externalId%22%3A%22%22%2C%22appId%22%3A%22%22%7D)

![](https://weapp.eteams.cn/papi/file/preview?fileId=1180299086518960140&type=redirect&customParam=%7B%22isExtDist%22%3Atrue%2C%22distributeId%22%3A%22%22%2C%22externalId%22%3A%22%22%2C%22appId%22%3A%22%22%7D)

### 4.4 文件更新流程

当前流程主要用于文件的更新，可以是由复审流程归档后自动触发的，也可以手动发起更新流程，审批通过后将覆盖文件现有的内容，并生成新的版本。

 

**4.4.1****写入更新文件清单**

文件更新流程中的【受控文件】浏览按钮过滤文档状态为正常或失效的文档，选择受控文件触发字段联动带出总文件清单中的文件信息；流程提交后文件清单-更新文件清单中生成一条记录且更新状态为【更新中】。

 

1）使用模板套用场景：可在字段联动带出的【文件正文】字段上在线编辑（前提需有第三方编辑插件），也可删除后重新上传编辑好的文件；

2）不使用模板套用场景：可在字段联动带出的【文件稿件】字段上在线编辑（前提需有第三方编辑插件），也可删除后重新上传编辑好的文件；

![](https://weapp.eteams.cn/papi/file/preview?fileId=1180299035155513356&type=redirect&customParam=%7B%22isExtDist%22%3Atrue%2C%22distributeId%22%3A%22%22%2C%22externalId%22%3A%22%22%2C%22appId%22%3A%22%22%7D)

![](https://weapp.eteams.cn/papi/file/preview?fileId=1180299163914551299&type=redirect&customParam=%7B%22isExtDist%22%3Atrue%2C%22distributeId%22%3A%22%22%2C%22externalId%22%3A%22%22%2C%22appId%22%3A%22%22%7D)

**4.4.2****更新关联文件**

关联文件明细表中字段联动带出新增流程关联的文件，更新时可选择替换或添加关联文件，流程归档后在新版受控文件的相关文档tab页下可查看关联信息；

![](https://weapp.eteams.cn/papi/file/preview?fileId=1180299073561387019&type=redirect&customParam=%7B%22isExtDist%22%3Atrue%2C%22distributeId%22%3A%22%22%2C%22externalId%22%3A%22%22%2C%22appId%22%3A%22%22%7D)

![](https://weapp.eteams.cn/papi/file/preview?fileId=1180299103878316033&type=redirect&customParam=%7B%22isExtDist%22%3Atrue%2C%22distributeId%22%3A%22%22%2C%22externalId%22%3A%22%22%2C%22appId%22%3A%22%22%7D)

**4.4.3****生成签收信息**

选择签收部门后，归档前节点自动触发子流程-文件签收流程，同时使用记录-签收记录中新增一条数据且签收状态为【未签收】；

![](https://weapp.eteams.cn/papi/file/preview?fileId=1180299146626662401&type=redirect&customParam=%7B%22isExtDist%22%3Atrue%2C%22distributeId%22%3A%22%22%2C%22externalId%22%3A%22%22%2C%22appId%22%3A%22%22%7D)

![](https://weapp.eteams.cn/papi/file/preview?fileId=1180299052295733251&type=redirect&customParam=%7B%22isExtDist%22%3Atrue%2C%22distributeId%22%3A%22%22%2C%22externalId%22%3A%22%22%2C%22appId%22%3A%22%22%7D)

**4.4.4****生成培训信息**

流程表单中选择需要培训，归档前节点自动触发子流程-文件培训流程；同时使用记录-培训记录中新增一条数据且培训状态为【未培训】；

![](https://weapp.eteams.cn/papi/file/preview?fileId=1180299172446298118&type=redirect&customParam=%7B%22isExtDist%22%3Atrue%2C%22distributeId%22%3A%22%22%2C%22externalId%22%3A%22%22%2C%22appId%22%3A%22%22%7D)

![](https://weapp.eteams.cn/papi/file/preview?fileId=1180299176788770823&type=redirect&customParam=%7B%22isExtDist%22%3Atrue%2C%22distributeId%22%3A%22%22%2C%22externalId%22%3A%22%22%2C%22appId%22%3A%22%22%7D)

**4.4.5****更新流程升版**

当升版类型选择大/小版本时，根据版本规则设置去升对应的大/小版本。

![](https://weapp.eteams.cn/papi/file/preview?fileId=1180299034974289925&type=redirect&customParam=%7B%22isExtDist%22%3Atrue%2C%22distributeId%22%3A%22%22%2C%22externalId%22%3A%22%22%2C%22appId%22%3A%22%22%7D)

![](https://weapp.eteams.cn/papi/file/preview?fileId=1180299086488731661&type=redirect&customParam=%7B%22isExtDist%22%3Atrue%2C%22distributeId%22%3A%22%22%2C%22externalId%22%3A%22%22%2C%22appId%22%3A%22%22%7D)

**4.4.6****更新总文件清单**

更新流程归档后，更新总文件清单中该文件名称的文件版本、生效日期、失效日期等信息，点击文件名称可查看详细信息。

1）当生效日期<=当前日期，流程归档后清单文件状态为【正式/生效】，用户可在文件中心菜单对应知识库下查看受控文件；

2）当生效日期>当前日期，流程归档后清单文件状态为【草稿/待生效】，适用范围共享人员在文件中心中无法看到该文件，只有到达生效日期后，文件状态自动变更为正常后才可查看。

![](https://weapp.eteams.cn/papi/file/preview?fileId=1180299086488731654&type=redirect&customParam=%7B%22isExtDist%22%3Atrue%2C%22distributeId%22%3A%22%22%2C%22externalId%22%3A%22%22%2C%22appId%22%3A%22%22%7D)

![](https://weapp.eteams.cn/papi/file/preview?fileId=1180299095195074561&type=redirect&customParam=%7B%22isExtDist%22%3Atrue%2C%22distributeId%22%3A%22%22%2C%22externalId%22%3A%22%22%2C%22appId%22%3A%22%22%7D)

**4.4.7****更新写入文件全周期清单**

更新流程归档后，文件全周期清单中生成一条记录，操作类型为【更新】。

![](https://weapp.eteams.cn/papi/file/preview?fileId=1180299112355872775&type=redirect&customParam=%7B%22isExtDist%22%3Atrue%2C%22distributeId%22%3A%22%22%2C%22externalId%22%3A%22%22%2C%22appId%22%3A%22%22%7D)

![](https://weapp.eteams.cn/papi/file/preview?fileId=1180299150904352769&type=redirect&customParam=%7B%22isExtDist%22%3Atrue%2C%22distributeId%22%3A%22%22%2C%22externalId%22%3A%22%22%2C%22appId%22%3A%22%22%7D)

**4.4.8****更新写入生效中文件清单**

更新流程归档后，当新版受控文件的文件状态为【正常/生效】时，文件清单-生效中文件清单展示一条新版受控文件的记录，旧版受控文件状态为失效过滤不显示。当新版受控文件的文件状态为【草稿/待生效】时，文件清单-生效中文件清单依旧展示旧版受控文件记录。

![](https://weapp.eteams.cn/papi/file/preview?fileId=1180299039201648643&type=redirect&customParam=%7B%22isExtDist%22%3Atrue%2C%22distributeId%22%3A%22%22%2C%22externalId%22%3A%22%22%2C%22appId%22%3A%22%22%7D)

![](https://weapp.eteams.cn/papi/file/preview?fileId=1180299099524128790&type=redirect&customParam=%7B%22isExtDist%22%3Atrue%2C%22distributeId%22%3A%22%22%2C%22externalId%22%3A%22%22%2C%22appId%22%3A%22%22%7D)

**4.4.9****更新生成盖章后的新版受控文件**

更新流程归档后，根据表单字段的【文件稿件】生成PDF正文形式的新版受控文件并添加受控章水印；文档属性页可查看文档版本、文档编号、最后修改日期等；更新流程中的关联文件明细数据可在相关文档tab页下查看关联；版本tab页下也可查看版本信息。

![](https://weapp.eteams.cn/papi/file/preview?fileId=1180299116726337540&type=redirect&customParam=%7B%22isExtDist%22%3Atrue%2C%22distributeId%22%3A%22%22%2C%22externalId%22%3A%22%22%2C%22appId%22%3A%22%22%7D)

![](https://weapp.eteams.cn/papi/file/preview?fileId=1180299163914551307&type=redirect&customParam=%7B%22isExtDist%22%3Atrue%2C%22distributeId%22%3A%22%22%2C%22externalId%22%3A%22%22%2C%22appId%22%3A%22%22%7D)

**4.4.10****变更更新文件清单的状态**

更新流程归档后，更新文件清单中对应记录的更新状态为【已更新】。

![](https://weapp.eteams.cn/papi/file/preview?fileId=1180299129639231496&type=redirect&customParam=%7B%22isExtDist%22%3Atrue%2C%22distributeId%22%3A%22%22%2C%22externalId%22%3A%22%22%2C%22appId%22%3A%22%22%7D)

![](https://weapp.eteams.cn/papi/file/preview?fileId=1180299052251496457&type=redirect&customParam=%7B%22isExtDist%22%3Atrue%2C%22distributeId%22%3A%22%22%2C%22externalId%22%3A%22%22%2C%22appId%22%3A%22%22%7D)

### 4.5 文件补发流程

当前流程主要用于当文件使用范围需要扩大时，可以通过当前流程增加文件的权限。

同时选择是否触发签收流程、培训流程等。

 

**4.5.1****选择受控文件字段联动带出信息**

文件补发流程的【受控文件】浏览按钮只能选择文档状态为正常的文档，选择受控文件后字段联动带出文件信息。

**4.5.2****设置补发范围**

补发范围选择要补发的人员/部门/角色等，流程归档后在文档共享中添加非默认共享。

![](https://weapp.eteams.cn/papi/file/preview?fileId=1180299138069782537&type=redirect&customParam=%7B%22isExtDist%22%3Atrue%2C%22distributeId%22%3A%22%22%2C%22externalId%22%3A%22%22%2C%22appId%22%3A%22%22%7D)

![](https://weapp.eteams.cn/papi/file/preview?fileId=1180299146743070722&type=redirect&customParam=%7B%22isExtDist%22%3Atrue%2C%22distributeId%22%3A%22%22%2C%22externalId%22%3A%22%22%2C%22appId%22%3A%22%22%7D)

 

![](https://weapp.eteams.cn/papi/file/preview?fileId=1180299030637379595&type=redirect&customParam=%7B%22isExtDist%22%3Atrue%2C%22distributeId%22%3A%22%22%2C%22externalId%22%3A%22%22%2C%22appId%22%3A%22%22%7D)

![](https://weapp.eteams.cn/papi/file/preview?fileId=1180299065223110671&type=redirect&customParam=%7B%22isExtDist%22%3Atrue%2C%22distributeId%22%3A%22%22%2C%22externalId%22%3A%22%22%2C%22appId%22%3A%22%22%7D)

**4.5.3****补发写入补发记录**

补发流程归档后，补发记录中生成一条对应受控文件的补发数据。

![](https://weapp.eteams.cn/papi/file/preview?fileId=1180299146673668097&type=redirect&customParam=%7B%22isExtDist%22%3Atrue%2C%22distributeId%22%3A%22%22%2C%22externalId%22%3A%22%22%2C%22appId%22%3A%22%22%7D)

![](https://weapp.eteams.cn/papi/file/preview?fileId=1180299168215613453&type=redirect&customParam=%7B%22isExtDist%22%3Atrue%2C%22distributeId%22%3A%22%22%2C%22externalId%22%3A%22%22%2C%22appId%22%3A%22%22%7D)

### 4.6 文件签收流程

当前流程是通过文件新增、更新、补发流程自动触发的子流程；目的在于提醒签收部门的文件管理员下发了新的文件，需要签收人手动提交流程，完成确认。

** **

**4.6.1****签收流程触发时机**

签收流程一般是由新增流程、更新流程、补发流程去触发子流程到签收人处。

![](https://weapp.eteams.cn/papi/file/preview?fileId=1180299060826947593&type=redirect&customParam=%7B%22isExtDist%22%3Atrue%2C%22distributeId%22%3A%22%22%2C%22externalId%22%3A%22%22%2C%22appId%22%3A%22%22%7D)

![](https://weapp.eteams.cn/papi/file/preview?fileId=1180299043747741708&type=redirect&customParam=%7B%22isExtDist%22%3Atrue%2C%22distributeId%22%3A%22%22%2C%22externalId%22%3A%22%22%2C%22appId%22%3A%22%22%7D)

**4.6.2****签收流程写入签收记录**

签收流程归档后，使用记录-签收记录中的签收状态更新为【已签收】，签收日期为流程归档日期。

![](https://weapp.eteams.cn/papi/file/preview?fileId=1180299138095448068&type=redirect&customParam=%7B%22isExtDist%22%3Atrue%2C%22distributeId%22%3A%22%22%2C%22externalId%22%3A%22%22%2C%22appId%22%3A%22%22%7D)

![](https://weapp.eteams.cn/papi/file/preview?fileId=1180299069283696641&type=redirect&customParam=%7B%22isExtDist%22%3Atrue%2C%22distributeId%22%3A%22%22%2C%22externalId%22%3A%22%22%2C%22appId%22%3A%22%22%7D)

### 4.7 文件培训流程

在文件新增/更新/补发时，文件负责人可以选择当前文件是否需要培训。若需要培训，在流程归档时将自动触发培训流程给培训讲师，培训讲师接收到流程后组织进行培训，完成培训后在流程中上传相关文件并提交流程。如果业务上有需求，还可以手动发起培训申请。

** **

**4.7.1****培训流程触发时机**

培训流程一般是由新增流程、更新流程、补发流程去触发子流程到培训讲师处。

![](https://weapp.eteams.cn/papi/file/preview?fileId=1180299043539058693&type=redirect&customParam=%7B%22isExtDist%22%3Atrue%2C%22distributeId%22%3A%22%22%2C%22externalId%22%3A%22%22%2C%22appId%22%3A%22%22%7D)

![](https://weapp.eteams.cn/papi/file/preview?fileId=1180299150980349957&type=redirect&customParam=%7B%22isExtDist%22%3Atrue%2C%22distributeId%22%3A%22%22%2C%22externalId%22%3A%22%22%2C%22appId%22%3A%22%22%7D)

**4.7.2****写入培训记录**

培训流程归档后，使用记录-培训记录中的培训状态更新为【已培训】，培训时间为流程归档时间。

![](https://weapp.eteams.cn/papi/file/preview?fileId=1180299077937414159&type=redirect&customParam=%7B%22isExtDist%22%3Atrue%2C%22distributeId%22%3A%22%22%2C%22externalId%22%3A%22%22%2C%22appId%22%3A%22%22%7D)

![](https://weapp.eteams.cn/papi/file/preview?fileId=1180299047992909828&type=redirect&customParam=%7B%22isExtDist%22%3Atrue%2C%22distributeId%22%3A%22%22%2C%22externalId%22%3A%22%22%2C%22appId%22%3A%22%22%7D)

### 4.8 文件外发流程

当前流程主要用于工作中如需将受控文件外发给外部人员时，可提交文件外发流程。在表单中填写创建外发链接所需要的信息，包含外发对象、外发权限、验证码等并生成相应的外发链接、密码等。

** **

**4.8.1****外发流程中设置外发信息**

外发流程中选择【受控文件】后字段联动带出文件信息，在文件外发信息分组中设置分享对象、验证方式及有效期等，在外发权限分组中设置外发的查看次数及是否可下载等。详情可查看[ _知识文档_ _-__外部分享_](https://weapp.eteams.cn/sp/ebdpage/view/freepass/1152863419640021002?id=1177705922763153491&freepass_doc=1&space_id=1161759301968437263) 。

![](https://weapp.eteams.cn/papi/file/preview?fileId=1180299043577675776&type=redirect&customParam=%7B%22isExtDist%22%3Atrue%2C%22distributeId%22%3A%22%22%2C%22externalId%22%3A%22%22%2C%22appId%22%3A%22%22%7D)

 

![](https://weapp.eteams.cn/papi/file/preview?fileId=1180299125227323401&type=redirect&customParam=%7B%22isExtDist%22%3Atrue%2C%22distributeId%22%3A%22%22%2C%22externalId%22%3A%22%22%2C%22appId%22%3A%22%22%7D)

**4.8.2****外发流程归档生成外发结果**

外发流程归档后，流程表单上的申请结果分组中可查看外发链接、二维码等。

![](https://weapp.eteams.cn/papi/file/preview?fileId=1180299095142449153&type=redirect&customParam=%7B%22isExtDist%22%3Atrue%2C%22distributeId%22%3A%22%22%2C%22externalId%22%3A%22%22%2C%22appId%22%3A%22%22%7D)

![](https://weapp.eteams.cn/papi/file/preview?fileId=1180299056423960583&type=redirect&customParam=%7B%22isExtDist%22%3Atrue%2C%22distributeId%22%3A%22%22%2C%22externalId%22%3A%22%22%2C%22appId%22%3A%22%22%7D)

**4.8.3****写入外发记录**

外发流程归档后，在使用记录-外发记录中生成一条数据。

![](https://weapp.eteams.cn/papi/file/preview?fileId=1180299022265049097&type=redirect&customParam=%7B%22isExtDist%22%3Atrue%2C%22distributeId%22%3A%22%22%2C%22externalId%22%3A%22%22%2C%22appId%22%3A%22%22%7D)

![](https://weapp.eteams.cn/papi/file/preview?fileId=1180299039201648650&type=redirect&customParam=%7B%22isExtDist%22%3Atrue%2C%22distributeId%22%3A%22%22%2C%22externalId%22%3A%22%22%2C%22appId%22%3A%22%22%7D)

**4.8.4****查看外发文件**

通过访问外发流程归档后生成的外发链接或者扫码均可查看该文件

![](https://weapp.eteams.cn/papi/file/preview?fileId=1180299052095438850&type=redirect&customParam=%7B%22isExtDist%22%3Atrue%2C%22distributeId%22%3A%22%22%2C%22externalId%22%3A%22%22%2C%22appId%22%3A%22%22%7D)

![](https://weapp.eteams.cn/papi/file/preview?fileId=1180299065010569223&type=redirect&customParam=%7B%22isExtDist%22%3Atrue%2C%22distributeId%22%3A%22%22%2C%22externalId%22%3A%22%22%2C%22appId%22%3A%22%22%7D)

### 4.9 文件借阅流程

当前流程主要用于无受控文件的查看权限时，如需获取使用权限，可提交文件借阅流程来增加文件的权限、根据借阅到期日设置当到期后自动回收权限。发起借阅流程后触发多个子流程给不同的文件负责人审批。

 

**4.9.1****申请借阅文件**

用户可通过发起借阅流程在明细表中添加一个或多个无查看权限的受控文件，流程提交后触发多个借阅子流程到每个受控文件的负责人处。

![](https://weapp.eteams.cn/papi/file/preview?fileId=1180299069518077965&type=redirect&customParam=%7B%22isExtDist%22%3Atrue%2C%22distributeId%22%3A%22%22%2C%22externalId%22%3A%22%22%2C%22appId%22%3A%22%22%7D)

 

![](https://weapp.eteams.cn/papi/file/preview?fileId=1180299142298140678&type=redirect&customParam=%7B%22isExtDist%22%3Atrue%2C%22distributeId%22%3A%22%22%2C%22externalId%22%3A%22%22%2C%22appId%22%3A%22%22%7D)

**4.9.2****添加借阅权限**

负责人待办流程中展示批量借阅子流程，审批通过后在受控文件的文档共享列表为申请人添加非默认共享权限。

![](https://weapp.eteams.cn/papi/file/preview?fileId=1180299116754829316&type=redirect&customParam=%7B%22isExtDist%22%3Atrue%2C%22distributeId%22%3A%22%22%2C%22externalId%22%3A%22%22%2C%22appId%22%3A%22%22%7D)

![](https://weapp.eteams.cn/papi/file/preview?fileId=1180299035141562371&type=redirect&customParam=%7B%22isExtDist%22%3Atrue%2C%22distributeId%22%3A%22%22%2C%22externalId%22%3A%22%22%2C%22appId%22%3A%22%22%7D)

![](https://weapp.eteams.cn/papi/file/preview?fileId=1180299082402447364&type=redirect&customParam=%7B%22isExtDist%22%3Atrue%2C%22distributeId%22%3A%22%22%2C%22externalId%22%3A%22%22%2C%22appId%22%3A%22%22%7D)

![](https://weapp.eteams.cn/papi/file/preview?fileId=1180299065214189578&type=redirect&customParam=%7B%22isExtDist%22%3Atrue%2C%22distributeId%22%3A%22%22%2C%22externalId%22%3A%22%22%2C%22appId%22%3A%22%22%7D)

**4.9.3****写入借阅记录**

借阅子流程发起后，使用记录-借阅记录中生成一条数据且审批状态为【审批中】。

1）负责人在流程上批准时审批状态更新为【审批完成】；

2）负责人退回流程时审批状态更新为【审批拒绝】，当申请人重新提交退回的流程后，审批状态会继续更新为【审批中】；

3）当审批通过后借阅状态才会更新为【借阅中】。

![](https://weapp.eteams.cn/papi/file/preview?fileId=1180299090800476175&type=redirect&customParam=%7B%22isExtDist%22%3Atrue%2C%22distributeId%22%3A%22%22%2C%22externalId%22%3A%22%22%2C%22appId%22%3A%22%22%7D)

![](https://weapp.eteams.cn/papi/file/preview?fileId=1180299125134549000&type=redirect&customParam=%7B%22isExtDist%22%3Atrue%2C%22distributeId%22%3A%22%22%2C%22externalId%22%3A%22%22%2C%22appId%22%3A%22%22%7D)

### 4.10 文件回收流程

当前流程主要用于文件失效、作废情况下，可提交文件回收流程，回收文件的共享权限。

** **

**4.10.1****申请文件回收**

用户发起文件回收流程，选择文件名称后字段联动带出文件信息，在回收信息分组中默认回收类型为【电子文件】。

![](https://weapp.eteams.cn/papi/file/preview?fileId=1180299150980349955&type=redirect&customParam=%7B%22isExtDist%22%3Atrue%2C%22distributeId%22%3A%22%22%2C%22externalId%22%3A%22%22%2C%22appId%22%3A%22%22%7D)

![](https://weapp.eteams.cn/papi/file/preview?fileId=1180299090975604746&type=redirect&customParam=%7B%22isExtDist%22%3Atrue%2C%22distributeId%22%3A%22%22%2C%22externalId%22%3A%22%22%2C%22appId%22%3A%22%22%7D)

**4.10.2****写入回收记录**

流程提交后，使用记录-回收记录中生成一条数据，回收状态为【回收中】

![](https://weapp.eteams.cn/papi/file/preview?fileId=1180299116527837197&type=redirect&customParam=%7B%22isExtDist%22%3Atrue%2C%22distributeId%22%3A%22%22%2C%22externalId%22%3A%22%22%2C%22appId%22%3A%22%22%7D)

![](https://weapp.eteams.cn/papi/file/preview?fileId=1180299155241263106&type=redirect&customParam=%7B%22isExtDist%22%3Atrue%2C%22distributeId%22%3A%22%22%2C%22externalId%22%3A%22%22%2C%22appId%22%3A%22%22%7D)

**4.10.3****更新回收状态和时间**

回收流程归档后，使用记录-回收记录中数据的回收状态更新为【已回收】，回收时间为流程归档时间。

![](https://weapp.eteams.cn/papi/file/preview?fileId=1180299159460732938&type=redirect&customParam=%7B%22isExtDist%22%3Atrue%2C%22distributeId%22%3A%22%22%2C%22externalId%22%3A%22%22%2C%22appId%22%3A%22%22%7D)

![](https://weapp.eteams.cn/papi/file/preview?fileId=1180299103625625610&type=redirect&customParam=%7B%22isExtDist%22%3Atrue%2C%22distributeId%22%3A%22%22%2C%22externalId%22%3A%22%22%2C%22appId%22%3A%22%22%7D)

**4.10.4****回收电子文件共享权限**

回收流程归档后，删除受控文件共享列表的所有非默认共享实现电子文件查看权限的回收。

![](https://weapp.eteams.cn/papi/file/preview?fileId=1180299090975604737&type=redirect&customParam=%7B%22isExtDist%22%3Atrue%2C%22distributeId%22%3A%22%22%2C%22externalId%22%3A%22%22%2C%22appId%22%3A%22%22%7D)

![](https://weapp.eteams.cn/papi/file/preview?fileId=1180299099524128779&type=redirect&customParam=%7B%22isExtDist%22%3Atrue%2C%22distributeId%22%3A%22%22%2C%22externalId%22%3A%22%22%2C%22appId%22%3A%22%22%7D)

### 4.11 文件作废流程

当前流程主要用于文件作废，可以是在复审流程归档后自动触发，也可以手动发起。根据流程上的作废日期将自动更新文件状态为作废并加盖作废受控章，用于提示后续仅供参考。

** **

**4.11.1****申请文件作废**

文件作废流程的【受控文件】浏览按钮过滤文档状态为正常或失效的文档，选择受控文件后字段联动带出文件信息，在作废信息分组中选择作废日期和作废章

![](https://weapp.eteams.cn/papi/file/preview?fileId=1180299150980349964&type=redirect&customParam=%7B%22isExtDist%22%3Atrue%2C%22distributeId%22%3A%22%22%2C%22externalId%22%3A%22%22%2C%22appId%22%3A%22%22%7D)

![](https://weapp.eteams.cn/papi/file/preview?fileId=1180299108121919490&type=redirect&customParam=%7B%22isExtDist%22%3Atrue%2C%22distributeId%22%3A%22%22%2C%22externalId%22%3A%22%22%2C%22appId%22%3A%22%22%7D)

**4.11.2****写入作废文件清单**

流程提交后，作废文件清单中展示该受控文件的记录，且作废状态为【审批中】。

![](https://weapp.eteams.cn/papi/file/preview?fileId=1180299103878316037&type=redirect&customParam=%7B%22isExtDist%22%3Atrue%2C%22distributeId%22%3A%22%22%2C%22externalId%22%3A%22%22%2C%22appId%22%3A%22%22%7D)

![](https://weapp.eteams.cn/papi/file/preview?fileId=1180299078023593989&type=redirect&customParam=%7B%22isExtDist%22%3Atrue%2C%22distributeId%22%3A%22%22%2C%22externalId%22%3A%22%22%2C%22appId%22%3A%22%22%7D)

**4.11.3****更新作废文件清单的状态**

流程归档后，文件清单-作废文件清单中的作废审批状态更新为【审批完成】，作废日期更新为流程归档日期。

![](https://weapp.eteams.cn/papi/file/preview?fileId=1180299022190051329&type=redirect&customParam=%7B%22isExtDist%22%3Atrue%2C%22distributeId%22%3A%22%22%2C%22externalId%22%3A%22%22%2C%22appId%22%3A%22%22%7D)

![](https://weapp.eteams.cn/papi/file/preview?fileId=1180299082235207681&type=redirect&customParam=%7B%22isExtDist%22%3Atrue%2C%22distributeId%22%3A%22%22%2C%22externalId%22%3A%22%22%2C%22appId%22%3A%22%22%7D)

**4.11.4****作废流程归档后作废文件**

1）当作废日期小于等于当前日期，则加盖受控章，文件状态变更为作废状态；

2）当作废日期为之后日期，则到达作废日期后，自动加盖作废章，文件状态自动变为作废状态。

## 5、文件清单

### 5.1 总文件清单

展示受控文件的最新版本、最新属性及最新状态，点击文件名称可打开显示布局查看详细信息，在顶部关联中可查看受控文件的复审、更新、签收、培训、借阅、补发、外发记录等

**5.1.1****列表显示列** ：分别为文件名称、文件编号、文件版本、文件类别、文件等级、负责人、生效日期、失效日期、文件状态。

**5.1.2****搜索条件** ：可根据文件名称、文件编号、文件状态、负责人、责任部门、生效日期、失效日期进行搜索，同时更多中可根据文件分类、文件类别、文件等级、文件来源进行搜索。

**5.1.3****数量统计** ：统计总文件数、待生效文件（文件状态=草稿/待生效）、生效中文件（文件状态=正常/生效）、已失效文件（文件状态=失效）、已作废文件（文件状态=作废）。

![](https://weapp.eteams.cn/papi/file/preview?fileId=1180299082402447369&type=redirect&customParam=%7B%22isExtDist%22%3Atrue%2C%22distributeId%22%3A%22%22%2C%22externalId%22%3A%22%22%2C%22appId%22%3A%22%22%7D)

![](https://weapp.eteams.cn/papi/file/preview?fileId=1180299060802314247&type=redirect&customParam=%7B%22isExtDist%22%3Atrue%2C%22distributeId%22%3A%22%22%2C%22externalId%22%3A%22%22%2C%22appId%22%3A%22%22%7D)

### 5.2 文件全周期清单

展示受控文件的新增、多次更新及作废操作的记录，主要方便后续文控部门追踪受控文件的过程。

**5.2.1****列表显示列** ：分别为文件名称、文件编号、文件版本、文件类别、文件等级、负责人、操作类型、操作时间。

**5.2.2****搜索条件** ：可根据文件名称、文件编号、负责人、责任部门进行搜索，同时更多中可根据文件分类、文件类别、文件等级、文件来源、受控文件、操作类型、操作时间进行搜索。

![](https://weapp.eteams.cn/papi/file/preview?fileId=1180299039201116164&type=redirect&customParam=%7B%22isExtDist%22%3Atrue%2C%22distributeId%22%3A%22%22%2C%22externalId%22%3A%22%22%2C%22appId%22%3A%22%22%7D)

![](https://weapp.eteams.cn/papi/file/preview?fileId=1180299142498967555&type=redirect&customParam=%7B%22isExtDist%22%3Atrue%2C%22distributeId%22%3A%22%22%2C%22externalId%22%3A%22%22%2C%22appId%22%3A%22%22%7D)

### 5.3 预审文件清单

展示文件预审流程的申请记录，预审状态分为审批中和审批完成，是否已生成文件分为未生成和已生成。

**5.3.1****列表显示列** ：分别为文件名称、文件编号、文件分类、文件类别、文件等级、文件来源、申请人、申请日期、预审状态、是否已生成文件；

**5.3.2****搜索条件** ：可根据文件名称、文件编号、预审状态、是否已生成文件、申请人、申请日期进行搜索，同时更多中可根据文件分类、文件类别、文件等级、文件来源进行搜索。

**5.3.3****数量统计** ：已生成文件数量（是否已生成文件=已生成）、未生成文件数量（是否已生成文件=未生成）。

![](https://weapp.eteams.cn/papi/file/preview?fileId=1180299163945811976&type=redirect&customParam=%7B%22isExtDist%22%3Atrue%2C%22distributeId%22%3A%22%22%2C%22externalId%22%3A%22%22%2C%22appId%22%3A%22%22%7D)

![](https://weapp.eteams.cn/papi/file/preview?fileId=1180299142498967560&type=redirect&customParam=%7B%22isExtDist%22%3Atrue%2C%22distributeId%22%3A%22%22%2C%22externalId%22%3A%22%22%2C%22appId%22%3A%22%22%7D)

### 5.4 待生效文件清单

根据总文件清单过滤文件状态为【草稿/待生效】。

**5.4.1****列表显示列** ：分别为文件名称、文件编号、文件版本、文件类别、文件等级、负责人、申请日期、生效日期；

**5.4.2****搜索条件** ：可根据文件名称、文件编号、负责人、责任部门进行搜索，同时更多中可根据文件分类、文件类别、文件等级、文件来源、申请日期、生效日期进行搜索。

![](https://weapp.eteams.cn/papi/file/preview?fileId=1180299155334037520&type=redirect&customParam=%7B%22isExtDist%22%3Atrue%2C%22distributeId%22%3A%22%22%2C%22externalId%22%3A%22%22%2C%22appId%22%3A%22%22%7D)

![](https://weapp.eteams.cn/papi/file/preview?fileId=1180299039366594564&type=redirect&customParam=%7B%22isExtDist%22%3Atrue%2C%22distributeId%22%3A%22%22%2C%22externalId%22%3A%22%22%2C%22appId%22%3A%22%22%7D)

### 5.5 生效中文件清单

展示文件状态为生效的数据。

**5.5.1****列表显示列** ：分别为文件名称、文件编号、文件版本、文件类别、文件等级、负责人、生效日期、失效日期；

**5.5.2****搜索条件** ：可根据文件名称、文件编号、负责人、责任部门、生效日期、失效日期进行搜索，同时更多中可根据文件分类、文件类别、文件等级、文件来源进行搜索。

![](https://weapp.eteams.cn/papi/file/preview?fileId=1180299052095438858&type=redirect&customParam=%7B%22isExtDist%22%3Atrue%2C%22distributeId%22%3A%22%22%2C%22externalId%22%3A%22%22%2C%22appId%22%3A%22%22%7D)

![](https://weapp.eteams.cn/papi/file/preview?fileId=1180299030795730950&type=redirect&customParam=%7B%22isExtDist%22%3Atrue%2C%22distributeId%22%3A%22%22%2C%22externalId%22%3A%22%22%2C%22appId%22%3A%22%22%7D)

### 5.6 文件复审清单

展示文件复审流程的申请记录，复审类型分为沿用、更新、作废；复审状态分为审批中和复审完成。

**5.6.1****列表显示列** ：分别为受控文件、文件编号、文件版本、文件类别、文件等级、负责人、生效日期、申请日期、复审类型、复审状态。

**5.6.2****搜索条件** ：可根据受控文件、文件编号、负责人、责任部门、失效日期进行搜索，同时更多中可根据文件分类、文件类别、文件等级、文件来源、复审类型、复审状态进行搜索。

**5.6.3****数量统计** ：沿用文件数量（复审类型=沿用）、更新文件数量（复审类型=更新）、作废文件数量（复审类型=作废）。

![](https://weapp.eteams.cn/papi/file/preview?fileId=1180299168215613460&type=redirect&customParam=%7B%22isExtDist%22%3Atrue%2C%22distributeId%22%3A%22%22%2C%22externalId%22%3A%22%22%2C%22appId%22%3A%22%22%7D)

![](https://weapp.eteams.cn/papi/file/preview?fileId=1180299172370268164&type=redirect&customParam=%7B%22isExtDist%22%3Atrue%2C%22distributeId%22%3A%22%22%2C%22externalId%22%3A%22%22%2C%22appId%22%3A%22%22%7D)

### 5.7 更新文件清单

展示文件更新流程的申请记录，更新状态分为更新中和已更新。

**5.7.1****列表显示列** ：分别为文件名称、文件编号、文件版本、文件类别、文件等级、负责人、受控文件、申请日期、更新状态。

**5.7.2****搜索条件** ：可根据文件名称、文件编号、负责人、责任部门、更新状态进行搜索，同时更多中可根据文件分类、文件类别、文件等级、文件来源进行搜索。

![](https://weapp.eteams.cn/papi/file/preview?fileId=1180299065047449601&type=redirect&customParam=%7B%22isExtDist%22%3Atrue%2C%22distributeId%22%3A%22%22%2C%22externalId%22%3A%22%22%2C%22appId%22%3A%22%22%7D)

![](https://weapp.eteams.cn/papi/file/preview?fileId=1180299069464920064&type=redirect&customParam=%7B%22isExtDist%22%3Atrue%2C%22distributeId%22%3A%22%22%2C%22externalId%22%3A%22%22%2C%22appId%22%3A%22%22%7D)

### 5.8 作废文件清单

根据总文件清单过滤文件状态为作废的数据

**5.8.1****列表显示列** ：分别为文件名称、文件编号、文件类别、文件等级、负责人、作废日期、作废审批状态。

**5.8.2****搜索条件** ：可根据文件名称、文件编号、负责人、责任部门、作废日期、作废审批状态进行搜索，同时更多中可根据文件分类、文件类别、文件等级、文件来源进行搜索。

![](https://weapp.eteams.cn/papi/file/preview?fileId=1180299047858159632&type=redirect&customParam=%7B%22isExtDist%22%3Atrue%2C%22distributeId%22%3A%22%22%2C%22externalId%22%3A%22%22%2C%22appId%22%3A%22%22%7D)

![](https://weapp.eteams.cn/papi/file/preview?fileId=1180299172371300357&type=redirect&customParam=%7B%22isExtDist%22%3Atrue%2C%22distributeId%22%3A%22%22%2C%22externalId%22%3A%22%22%2C%22appId%22%3A%22%22%7D)

### 5.9 外来文件清单

根据总文件清单过滤文件来源为外来文件的数据。

**5.9.1****列表显示列** ：分别为文件名称、文件编号、文件版本、文件类别、文件等级、负责人、文件状态。

**5.9.2****搜索条件** ：可根据文件名称、文件编号、负责人、责任部门、文件状态进行搜索，同时更多中可根据生效日期、失效日期、申请日期进行搜索。

![](https://weapp.eteams.cn/papi/file/preview?fileId=1180299129480347663&type=redirect&customParam=%7B%22isExtDist%22%3Atrue%2C%22distributeId%22%3A%22%22%2C%22externalId%22%3A%22%22%2C%22appId%22%3A%22%22%7D)

![](https://weapp.eteams.cn/papi/file/preview?fileId=1180299073561387024&type=redirect&customParam=%7B%22isExtDist%22%3Atrue%2C%22distributeId%22%3A%22%22%2C%22externalId%22%3A%22%22%2C%22appId%22%3A%22%22%7D)

## 6、流程审批

流程审批包含待办流程、已办流程、我提交的流程、我发起的、我关注的流程、全部流程、草稿流程等。对于文控部门而言，还可以监控和查阅所有的文件审批流程，在流程监控中也可直接干预流程状态和内容，为特事特办提供了灵活性。

![](https://weapp.eteams.cn/papi/file/preview?fileId=1180299099524128771&type=redirect&customParam=%7B%22isExtDist%22%3Atrue%2C%22distributeId%22%3A%22%22%2C%22externalId%22%3A%22%22%2C%22appId%22%3A%22%22%7D)

![](https://weapp.eteams.cn/papi/file/preview?fileId=1180299039403474954&type=redirect&customParam=%7B%22isExtDist%22%3Atrue%2C%22distributeId%22%3A%22%22%2C%22externalId%22%3A%22%22%2C%22appId%22%3A%22%22%7D)

## 7、使用记录

### 7.1 补发记录

展示文件补发流程的申请记录

**7.1.1****列表显示列** ：分别为受控文件、文件编号、文件版本、文件类别、文件等级、负责人、补发范围、补发日期。

**7.1.2****搜索条件** ：可根据文件名称、文件编号、负责人、责任部门进行搜索，同时更多中可根据文件分类、文件类别、文件来源、文件等级进行搜索。

![](https://weapp.eteams.cn/papi/file/preview?fileId=1180299108121919499&type=redirect&customParam=%7B%22isExtDist%22%3Atrue%2C%22distributeId%22%3A%22%22%2C%22externalId%22%3A%22%22%2C%22appId%22%3A%22%22%7D)

![](https://weapp.eteams.cn/papi/file/preview?fileId=1180299034973257732&type=redirect&customParam=%7B%22isExtDist%22%3Atrue%2C%22distributeId%22%3A%22%22%2C%22externalId%22%3A%22%22%2C%22appId%22%3A%22%22%7D)

### 7.2 回收记录

展示文件回收流程的申请记录。

**7.2.1****列表显示列** ：分别为文件名称、文件编号、文件类别、文件等级、负责人、回收类型、回收状态、回收时间。

**7.2.2****搜索条件** ：可根据文件名称、文件编号、负责人、责任部门进行搜索，同时更多中可根据文件分类、文件类别、文件等级、回收类型、回收时间、回收状态进行搜索。

![](https://weapp.eteams.cn/papi/file/preview?fileId=1180299129409912861&type=redirect&customParam=%7B%22isExtDist%22%3Atrue%2C%22distributeId%22%3A%22%22%2C%22externalId%22%3A%22%22%2C%22appId%22%3A%22%22%7D)

![](https://weapp.eteams.cn/papi/file/preview?fileId=1180299069517545499&type=redirect&customParam=%7B%22isExtDist%22%3Atrue%2C%22distributeId%22%3A%22%22%2C%22externalId%22%3A%22%22%2C%22appId%22%3A%22%22%7D)

### 7.3 借阅记录

展示通过借阅流程写入文件借阅清单的数据。

**7.3.1****列表显示列** ：分别为借阅文件、文件编号、负责人、申请人、借阅权限、借阅结束日期、申请日期、审批状态、借阅状态。

**7.3.2****搜索条件** ：可根据借阅文件、文件编号、负责人、申请人、借阅状态进行搜索，同时更多中可根据申请日期、审批状态、借阅结束日期进行搜索。

![](https://weapp.eteams.cn/papi/file/preview?fileId=1180299133699317766&type=redirect&customParam=%7B%22isExtDist%22%3Atrue%2C%22distributeId%22%3A%22%22%2C%22externalId%22%3A%22%22%2C%22appId%22%3A%22%22%7D)

![](https://weapp.eteams.cn/papi/file/preview?fileId=1180299052251496462&type=redirect&customParam=%7B%22isExtDist%22%3Atrue%2C%22distributeId%22%3A%22%22%2C%22externalId%22%3A%22%22%2C%22appId%22%3A%22%22%7D)

### 7.4 外发记录

展示文件外发流程的申请记录

**7.4.1****列表显示列** ：分别为受控文件、文件编号、文件版本、负责人、申请人、申请日期、分享对象、查看、下载、有效期。

**7.4.2****搜索条件** ：可根据受控文件、文件编号、负责人、责任部门进行搜索，同时更多中可根据申请人、申请日期、文件分类、文件类别、文件等级、文件来源进行搜索。

![](https://weapp.eteams.cn/papi/file/preview?fileId=1180299133834035200&type=redirect&customParam=%7B%22isExtDist%22%3Atrue%2C%22distributeId%22%3A%22%22%2C%22externalId%22%3A%22%22%2C%22appId%22%3A%22%22%7D)

![](https://weapp.eteams.cn/papi/file/preview?fileId=1180299176766431236&type=redirect&customParam=%7B%22isExtDist%22%3Atrue%2C%22distributeId%22%3A%22%22%2C%22externalId%22%3A%22%22%2C%22appId%22%3A%22%22%7D)

### 7.5 签收记录

展示文件签收流程的记录，签收状态分为未签收和已签收。

**7.5.1****列表显示列** ：分别为受控文件、文件编号、文件版本、负责人、文件类别、文件等级、签收人、签收部门、签收日期、签收状态；

**7.5.2****搜索条件** ：可根据受控文件、文件编号、负责人、责任部门进行搜索，同时更多中可根据、签收人、签收部门、签收日期、签收状态进行搜索。

![](https://weapp.eteams.cn/papi/file/preview?fileId=1180299099524128774&type=redirect&customParam=%7B%22isExtDist%22%3Atrue%2C%22distributeId%22%3A%22%22%2C%22externalId%22%3A%22%22%2C%22appId%22%3A%22%22%7D)

![](https://weapp.eteams.cn/papi/file/preview?fileId=1180299168051167232&type=redirect&customParam=%7B%22isExtDist%22%3Atrue%2C%22distributeId%22%3A%22%22%2C%22externalId%22%3A%22%22%2C%22appId%22%3A%22%22%7D)

### 7.6 培训记录

展示文件培训流程的记录，培训状态分为未培训和已培训。

**7.6.1****列表显示列** ：分别为受控文件、文件编号、文件版本、负责人、文件类别、文件等级、申请日期、培训讲师、培训时间、培训状态；

**7.6.2****搜索条件** ：可根据受控文件、文件编号、负责人、责任部门进行搜索，同时更多中可根据、培训讲师、培训时间、培训状态进行搜索。

![](https://weapp.eteams.cn/papi/file/preview?fileId=1180299022190051331&type=redirect&customParam=%7B%22isExtDist%22%3Atrue%2C%22distributeId%22%3A%22%22%2C%22externalId%22%3A%22%22%2C%22appId%22%3A%22%22%7D)

![](https://weapp.eteams.cn/papi/file/preview?fileId=1180299168083689473&type=redirect&customParam=%7B%22isExtDist%22%3Atrue%2C%22distributeId%22%3A%22%22%2C%22externalId%22%3A%22%22%2C%22appId%22%3A%22%22%7D)

## 8、个人中心

### 8.1 我的文件

过滤总文件清单负责人为当前人员的文件。

**8.1.1****列表显示列** ：分别为文件名称、文件编号、文件版本、文件类别、文件等级、负责人、生效日期、失效日期、文件状态。

**8.1.2****搜索条件** ：可根据文件名称、文件编号、文件状态、负责人、责任部门、生效日期、失效日期进行搜索，同时更多中可根据文件分类、文件类别、文件等级、文件来源进行搜索。

**8.1.3****数量统计** ：统计总文件数、待生效文件（文件状态=草稿/待生效）、生效中文件（文件状态=正常/生效）、已失效文件（文件状态=失效）、已作废文件（文件状态=作废）。

![](https://weapp.eteams.cn/papi/file/preview?fileId=1180299086518960133&type=redirect&customParam=%7B%22isExtDist%22%3Atrue%2C%22distributeId%22%3A%22%22%2C%22externalId%22%3A%22%22%2C%22appId%22%3A%22%22%7D)

![](https://weapp.eteams.cn/papi/file/preview?fileId=1180299082168598538&type=redirect&customParam=%7B%22isExtDist%22%3Atrue%2C%22distributeId%22%3A%22%22%2C%22externalId%22%3A%22%22%2C%22appId%22%3A%22%22%7D)

### 8.2 我的签收

展示文件签收流程记录中签收人为当前人员的数据，签收状态分为未签收和已签收。

**8.2.1****列表显示列** ：分别为受控文件、文件编号、文件版本、负责人、文件类别、文件等级、签收人、签收部门、签收日期、签收状态；

**8.2.2****搜索条件** ：可根据受控文件、文件编号、负责人、责任部门进行搜索，同时更多中可根据、签收人、签收部门、签收日期、签收状态进行搜索。

![](https://weapp.eteams.cn/papi/file/preview?fileId=1180299133834035208&type=redirect&customParam=%7B%22isExtDist%22%3Atrue%2C%22distributeId%22%3A%22%22%2C%22externalId%22%3A%22%22%2C%22appId%22%3A%22%22%7D)

![](https://weapp.eteams.cn/papi/file/preview?fileId=1180299086505009153&type=redirect&customParam=%7B%22isExtDist%22%3Atrue%2C%22distributeId%22%3A%22%22%2C%22externalId%22%3A%22%22%2C%22appId%22%3A%22%22%7D)

### 8.3 我的关注

文件中心操作按钮点击关注或受控文件查看页面右上角点击关注按钮后，可在我的关注菜单中查看。右上角可根据文档名称快捷搜索，也可在高级搜索中根据负责人、文档编号、文件夹等搜索符合条件的数据。

![](https://weapp.eteams.cn/papi/file/preview?fileId=1180299056524124171&type=redirect&customParam=%7B%22isExtDist%22%3Atrue%2C%22distributeId%22%3A%22%22%2C%22externalId%22%3A%22%22%2C%22appId%22%3A%22%22%7D)

![](https://weapp.eteams.cn/papi/file/preview?fileId=1180299146673668102&type=redirect&customParam=%7B%22isExtDist%22%3Atrue%2C%22distributeId%22%3A%22%22%2C%22externalId%22%3A%22%22%2C%22appId%22%3A%22%22%7D)

![](https://weapp.eteams.cn/papi/file/preview?fileId=1180299039403474952&type=redirect&customParam=%7B%22isExtDist%22%3Atrue%2C%22distributeId%22%3A%22%22%2C%22externalId%22%3A%22%22%2C%22appId%22%3A%22%22%7D)

![](https://weapp.eteams.cn/papi/file/preview?fileId=1180299099406155784&type=redirect&customParam=%7B%22isExtDist%22%3Atrue%2C%22distributeId%22%3A%22%22%2C%22externalId%22%3A%22%22%2C%22appId%22%3A%22%22%7D)

### 8.4 我的借阅

展示文件借阅清单中过滤申请人为当前人员的数据。我的借阅页面分为借阅中、审批中、已到期三个选项卡。

1）借阅中列表过滤借阅状态为【借阅中】的数据 ；

2）审批中列表过滤审批状态为【审批中】的数据；

3）已到期列表过滤借阅状态为【已到期】的数据，在已到期列表可通过行上的续借按钮快速发起借阅流程再次借阅。

**8.4.1****列表显示列** ：分别为借阅文件、文件编号、负责人、借阅权限、借阅结束日期。

**8.4.2****搜索条件** ：可根据文件编号快捷搜索，也可在高级搜索条件中根据负责人、所属部门、借阅文件进行搜索。

![](https://weapp.eteams.cn/papi/file/preview?fileId=1180299030634053645&type=redirect&customParam=%7B%22isExtDist%22%3Atrue%2C%22distributeId%22%3A%22%22%2C%22externalId%22%3A%22%22%2C%22appId%22%3A%22%22%7D)

![](https://weapp.eteams.cn/papi/file/preview?fileId=1180299078023593993&type=redirect&customParam=%7B%22isExtDist%22%3Atrue%2C%22distributeId%22%3A%22%22%2C%22externalId%22%3A%22%22%2C%22appId%22%3A%22%22%7D)

### 8.5 我的外发

展示通过文件外发流程外发的记录，可根据名称快捷查询符合条件的记录，同时高级搜索中支持分享对象、状态等过滤。

![](https://weapp.eteams.cn/papi/file/preview?fileId=1180299103878316051&type=redirect&customParam=%7B%22isExtDist%22%3Atrue%2C%22distributeId%22%3A%22%22%2C%22externalId%22%3A%22%22%2C%22appId%22%3A%22%22%7D)

![](https://weapp.eteams.cn/papi/file/preview?fileId=1180299163949137940&type=redirect&customParam=%7B%22isExtDist%22%3Atrue%2C%22distributeId%22%3A%22%22%2C%22externalId%22%3A%22%22%2C%22appId%22%3A%22%22%7D)

## 9、报表中心

报表中心包含数量统计、文件等级占比、文件类别占比、文件状态占比、文件新增统计、部门文件统计。

**文件数量** ：展示总文件数、已生效文件、待生效文件、已失效文件、已作废文件、已归档文件。

1）总文件数是根据总文件清单的所有数据统计；

2）已生效文件是根据总文件清单的文件状态为【正常/生效】的数据统计；

3）待生效文件是根据总文件清单的文件状态为【草稿/待生效】的数据统计；

4）已失效文件是根据总文件清单的文件状态为【失效】的数据统计；

5）已作废文件是根据总文件清单的文件状态为【作废】的数据统计；

6）已归档文件是根据总文件清单的归档状态为【已归档】的数据统计。

**文件等级占比** ：根据总文件清单以文件等级为维度计数展示的饼状图；

**文件类别占比** ：根据总文件清单以文件类别为维度计数展示的饼状图；

**文件状态占比** ：根据总文件清单以文件状态为维度计数展示的饼状图；

**文件新增统计** ：根据总文件清单以创建时间为维度计数展示的折线图；

**部门文件统计** ：根据总文件清单以所属部门为维度计数展示的柱状图。

 

![](https://weapp.eteams.cn/papi/file/preview?fileId=1180299112450973697&type=redirect&customParam=%7B%22isExtDist%22%3Atrue%2C%22distributeId%22%3A%22%22%2C%22externalId%22%3A%22%22%2C%22appId%22%3A%22%22%7D)

![](https://weapp.eteams.cn/papi/file/preview?fileId=1180299142322274314&type=redirect&customParam=%7B%22isExtDist%22%3Atrue%2C%22distributeId%22%3A%22%22%2C%22externalId%22%3A%22%22%2C%22appId%22%3A%22%22%7D)

## 10、移动端

### 10.1 首页

**10.1.1****流程中心** ：用户可在流程中心查看工作流类型为【文控管理】的待办流程、已办流程和我的请求。

**10.1.2****最新文件** ：列表数据来源为总文件清单根据创建时间降序展示。

**10.1.3****文件中心** ：列表数据来源为总文件清单的数据，分为待生效、生效中、已失效、已作废四个选项卡。

1）待生效列表按照生效日期升序排列，即将要生效的排在最前面；

2）生效中列表按照最后更新时间降序排列；

3）已失效列表按照失效时间降序排列；

4）已作废列表按照作废日期降序排列；

5）已归档列表过滤归档状态为已归档的数据；

**10.1.4****我的借阅** ：列表数据来源为文件借阅清单的数据，分为借阅中、已到期。

一、

借阅中列表展示借阅状态为【借阅中】的数据；

二、

已到期列表展示借阅状态为【已到期】的数据。

 

![](https://weapp.eteams.cn/papi/file/preview?fileId=1180299112349777927&type=redirect&customParam=%7B%22isExtDist%22%3Atrue%2C%22distributeId%22%3A%22%22%2C%22externalId%22%3A%22%22%2C%22appId%22%3A%22%22%7D)

![](https://weapp.eteams.cn/papi/file/preview?fileId=1180299082265935879&type=redirect&customParam=%7B%22isExtDist%22%3Atrue%2C%22distributeId%22%3A%22%22%2C%22externalId%22%3A%22%22%2C%22appId%22%3A%22%22%7D)

### 10.2 文件中心

展示文控知识库下有查看权限的文档，点击文档标题可查看受控文件的具体信息。

![](https://weapp.eteams.cn/papi/file/preview?fileId=1180299090975604743&type=redirect&customParam=%7B%22isExtDist%22%3Atrue%2C%22distributeId%22%3A%22%22%2C%22externalId%22%3A%22%22%2C%22appId%22%3A%22%22%7D)

![](https://weapp.eteams.cn/papi/file/preview?fileId=1180299133914595328&type=redirect&customParam=%7B%22isExtDist%22%3Atrue%2C%22distributeId%22%3A%22%22%2C%22externalId%22%3A%22%22%2C%22appId%22%3A%22%22%7D)

### 10.3 流程申请

在当前页面可快速发起文件预审、文件新增、文件复审、文件更新、文件作废、文件补发、文件外发、文件借阅、文件回收流程。

![](https://weapp.eteams.cn/papi/file/preview?fileId=1180299121024131082&type=redirect&customParam=%7B%22isExtDist%22%3Atrue%2C%22distributeId%22%3A%22%22%2C%22externalId%22%3A%22%22%2C%22appId%22%3A%22%22%7D)

![](https://weapp.eteams.cn/papi/file/preview?fileId=1180299060707213321&type=redirect&customParam=%7B%22isExtDist%22%3Atrue%2C%22distributeId%22%3A%22%22%2C%22externalId%22%3A%22%22%2C%22appId%22%3A%22%22%7D)

### 10.4 流程中心

可根据全部流程、待办流程、已办流程、我发起的、关注流程、草稿流程分类查看，同时可在待办流程列表查看最新待办。

![](https://weapp.eteams.cn/papi/file/preview?fileId=1180299047959855109&type=redirect&customParam=%7B%22isExtDist%22%3Atrue%2C%22distributeId%22%3A%22%22%2C%22externalId%22%3A%22%22%2C%22appId%22%3A%22%22%7D)

 

![](https://weapp.eteams.cn/papi/file/preview?fileId=1180299026426298373&type=redirect&customParam=%7B%22isExtDist%22%3Atrue%2C%22distributeId%22%3A%22%22%2C%22externalId%22%3A%22%22%2C%22appId%22%3A%22%22%7D)

### 10.5 更多

**10.5.1****个人中心**

展示我的文件、我的签收、我的关注、我的借阅、我的外发信息。

1）我的文件过滤总文件清单的负责人为当前人员的数据并按照最后更新时间降序排列；

2）我的签收过滤签收文件清单的签收人为当前人员的数据并按签收日期降序排列；

3）我的关注展示当前用户的关注事项；

4）我的借阅过滤文件借阅清单的申请人为当前人员的数据；

5）我的外发展示文件外发清单的申请人为当前人员的数据。

![](https://weapp.eteams.cn/papi/file/preview?fileId=1180299116544081926&type=redirect&customParam=%7B%22isExtDist%22%3Atrue%2C%22distributeId%22%3A%22%22%2C%22externalId%22%3A%22%22%2C%22appId%22%3A%22%22%7D)

![](https://weapp.eteams.cn/papi/file/preview?fileId=1180299142298140674&type=redirect&customParam=%7B%22isExtDist%22%3Atrue%2C%22distributeId%22%3A%22%22%2C%22externalId%22%3A%22%22%2C%22appId%22%3A%22%22%7D)

**10.5.2 统计中心**

包含数量统计、文件等级占比、文件类别占比、文件状态占比、文件新增统计、部门文件统计。

**10.5.2.1 文件数量**

展示总文件数、已生效文件、待生效文件、已失效文件、已作废文件、已归档文件。

1）总文件数是根据总文件清单的所有数据统计；

2）已生效文件是根据总文件清单的文件状态为【正常/生效】的数据统计；

3）待生效文件是根据总文件清单的文件状态为【草稿/待生效】的数据统计；

4）已失效文件是根据总文件清单的文件状态为【失效】的数据统计；

5）已作废文件是根据总文件清单的文件状态为【作废】的数据统计；

6）已归档文件是根据总文件清单的归档状态为【已归档】的数据统计。

**10.5.2.2 文件等级占比**

根据总文件清单以文件等级为维度计数展示的饼状图；

**10.5.2.3文件类别占比**

根据总文件清单以文件类别为维度计数展示的饼状图；

**10.5.2.4文件状态占比**

根据总文件清单以文件状态为维度计数展示的饼状图；

**10.5.2.5文件新增统计**

根据总文件清单以创建时间为维度计数展示的折线图；

**10.5.2.6部门文件统计**

根据总文件清单以所属部门为维度计数展示的柱状图。

![](https://weapp.eteams.cn/papi/file/preview?fileId=1180299073595441152&type=redirect&customParam=%7B%22isExtDist%22%3Atrue%2C%22distributeId%22%3A%22%22%2C%22externalId%22%3A%22%22%2C%22appId%22%3A%22%22%7D)

![](https://weapp.eteams.cn/papi/file/preview?fileId=1180299121024131088&type=redirect&customParam=%7B%22isExtDist%22%3Atrue%2C%22distributeId%22%3A%22%22%2C%22externalId%22%3A%22%22%2C%22appId%22%3A%22%22%7D)

**10.5.3 文件清单**

展示总文件清单的有权限的数据并按照最后修改日期降序排列，可根据文件名称快捷搜索。

![](https://weapp.eteams.cn/papi/file/preview?fileId=1180299030703988738&type=redirect&customParam=%7B%22isExtDist%22%3Atrue%2C%22distributeId%22%3A%22%22%2C%22externalId%22%3A%22%22%2C%22appId%22%3A%22%22%7D)

![](https://weapp.eteams.cn/papi/file/preview?fileId=1180299121024131095&type=redirect&customParam=%7B%22isExtDist%22%3Atrue%2C%22distributeId%22%3A%22%22%2C%22externalId%22%3A%22%22%2C%22appId%22%3A%22%22%7D)

**10.5.4****使用记录**

1）借阅记录：展示文件借阅清单中的数据并按照最后更新时间降序排列；

2）补发记录：展示文件补发流程中的数据并按照最后更新时间降序排列；

3）外发记录：展示文件外发流程中的数据并按照最后更新时间降序排列；

4）签收记录：展示文件签收流程中的数据并按照最后更新时间降序排列；

5）培训记录：展示文件培训流程中的数据并按照最后更新时间降序排列；

![](https://weapp.eteams.cn/papi/file/preview?fileId=1180299125125627911&type=redirect&customParam=%7B%22isExtDist%22%3Atrue%2C%22distributeId%22%3A%22%22%2C%22externalId%22%3A%22%22%2C%22appId%22%3A%22%22%7D)

![](https://weapp.eteams.cn/papi/file/preview?fileId=1180299155383336961&type=redirect&customParam=%7B%22isExtDist%22%3Atrue%2C%22distributeId%22%3A%22%22%2C%22externalId%22%3A%22%22%2C%22appId%22%3A%22%22%7D)

# 四、延伸用法

## 1、调整个人设置

用户可根据个人习惯在前台文控管理应用下的设置中自定义菜单及菜单顺序等。

![](https://weapp.eteams.cn/papi/file/preview?fileId=1180299168184885261&type=redirect&customParam=%7B%22isExtDist%22%3Atrue%2C%22distributeId%22%3A%22%22%2C%22externalId%22%3A%22%22%2C%22appId%22%3A%22%22%7D)

![](https://weapp.eteams.cn/papi/file/preview?fileId=1180299056423960577&type=redirect&customParam=%7B%22isExtDist%22%3Atrue%2C%22distributeId%22%3A%22%22%2C%22externalId%22%3A%22%22%2C%22appId%22%3A%22%22%7D)

# 五、使用注意点

## 1、受控文件操作按钮显示

文控知识库下的受控文件在文件中心列表和查看文档页面都屏蔽了存为草稿、归档、失效、作废、删除、打印、另存为、新建流程按钮，用于避免普通用户在前台随意操作文档。如有业务场景可自定义流程通过动作流实现文档操作，或者有维护权限的人员在知识文档-文档监控中操作。

## 2、借阅文件浏览按钮数据显示条件

1）文控知识库及下级文件夹

2）后台文件夹开启允许借阅

3）无权限的文档

# 六、上下游关联功能点

## 1、文件中心菜单页面

   文控知识库存放于公共知识库下，文件中心菜单来源于知识文档知识库->公共知识库只过滤文控知识库文件夹及其右侧列表。可切换不同的视图查看，同时支持快速排序和搜索等。详情可查看[ _知识文档-知识库-公共知识库_](https://weapp.eteams.cn/sp/ebdpage/view/freepass/1152863419640021002?id=1178058827291172885&freepass_doc=1&space_id=1161759301968437263) 。

![](https://weapp.eteams.cn/papi/file/preview?fileId=1180299159493754897&type=redirect&customParam=%7B%22isExtDist%22%3Atrue%2C%22distributeId%22%3A%22%22%2C%22externalId%22%3A%22%22%2C%22appId%22%3A%22%22%7D)

![](https://weapp.eteams.cn/papi/file/preview?fileId=1180299133699317763&type=redirect&customParam=%7B%22isExtDist%22%3Atrue%2C%22distributeId%22%3A%22%22%2C%22externalId%22%3A%22%22%2C%22appId%22%3A%22%22%7D)

## 2、我的外发菜单页面

文控管理应用下的我的外发菜单引用知识文档->与我相关->我的分享菜单，详情可查看[ _知识文档-与我相关_](https://weapp.eteams.cn/sp/ebdpage/view/freepass/1152863419640021002?id=1178059385712418843&freepass_doc=1&space_id=1161759301968437263) 。

![](https://weapp.eteams.cn/papi/file/preview?fileId=1180299108119625736&type=redirect&customParam=%7B%22isExtDist%22%3Atrue%2C%22distributeId%22%3A%22%22%2C%22externalId%22%3A%22%22%2C%22appId%22%3A%22%22%7D)

![](https://weapp.eteams.cn/papi/file/preview?fileId=1180299078023593984&type=redirect&customParam=%7B%22isExtDist%22%3Atrue%2C%22distributeId%22%3A%22%22%2C%22externalId%22%3A%22%22%2C%22appId%22%3A%22%22%7D)

## 3、文档查看页面的外部分享按钮

  文控知识库下的外部分享按钮点击可快速跳转到文件外发流程，方便用户查看受控文件内容后直接外发。

![](https://weapp.eteams.cn/papi/file/preview?fileId=1180299060826947584&type=redirect&customParam=%7B%22isExtDist%22%3Atrue%2C%22distributeId%22%3A%22%22%2C%22externalId%22%3A%22%22%2C%22appId%22%3A%22%22%7D)
