# 知识借阅

来源快照：`result_data_new_260518.json`

- 来源 ID：`1178059428578205809`
- 模块：知识文档
- 目录：用户操作指南 - 知识文档
- space ID：`1161759301968437263`
- 原文链接：未提供
- 产品基线：未提供

## 正文

# **一、功能背景及价值用途**

对于系统中的无权限的文档，如果需要查看其内容，需要联系有相关权限的用户添加权限，这样效率地下，不利于工作的高效推进，并且也不能很好地控制查看权限的生效时间。针对这种场景，可以使用文档借阅功能，当文件夹开启允许借阅后，用户需要查看该文件夹下面的无权限的文档时，用户点击借阅操作按钮就可以向文档的负责人发送借阅流程或者消息，流程审批通过或者消息批准后，借阅人就可以查看相应的文档。

# **二、业务流程图/配置过程图**

 

![](https://weapp.eteams.cn/papi/file/preview?fileId=1180305181173153801&type=redirect&customParam=%7B%22isExtDist%22%3Atrue%2C%22distributeId%22%3A%22%22%2C%22externalId%22%3A%22%22%2C%22appId%22%3A%22%22%7D)

用户进入知识借阅菜单即可看到可借阅的文档列表，即文件夹开启了允许借阅，并且当前用户无权限的文档。用户点击借阅文档后，如果系统开启了通过流程借阅文档，那么就会触发对应的审批流程，当流程审批通过后，该用户就可以拥有该文档的查看权限；如果系统没有开启通过流程借阅文档，那么就会给文档负责人发送借阅提醒消息，文档负责人通过借阅提醒消息批准借阅后，该用户就可以拥有该文档的查看权限。

 

# **三、****功能概述及使用说明**

## **1****、****文件夹开启允许借阅**

 

![](https://weapp.eteams.cn/papi/file/preview?fileId=1180305365794701317&type=redirect&customParam=%7B%22isExtDist%22%3Atrue%2C%22distributeId%22%3A%22%22%2C%22externalId%22%3A%22%22%2C%22appId%22%3A%22%22%7D)

通过文件夹设置-基础设置-互动设置下的允许借阅开关，可以打开或者关闭文件夹下面的文档借阅功能，如果开启此开关，那么用户可以借阅该文件夹下面无权限的相关文档。

## **2、通过流程借阅文档**

 

![](https://weapp.eteams.cn/papi/file/preview?fileId=1180305430213648387&type=redirect&customParam=%7B%22isExtDist%22%3Atrue%2C%22distributeId%22%3A%22%22%2C%22externalId%22%3A%22%22%2C%22appId%22%3A%22%22%7D)

通过设置-应用设置-功能设置-其他设置可以开启通过流程借阅文档开关，打开该开关后，借阅文档时就会触发相关的审批流程，当借阅流程审批通过后，借阅人即可对该文档有查看权限。

 

![](https://weapp.eteams.cn/papi/file/preview?fileId=1180305486023057413&type=redirect&customParam=%7B%22isExtDist%22%3Atrue%2C%22distributeId%22%3A%22%22%2C%22externalId%22%3A%22%22%2C%22appId%22%3A%22%22%7D)

 

可以设置默认借阅工作流，当设置默认借阅流程后，该流程为全局通用的借阅流程，不用再为每一个可以借阅的文件夹单独设置借阅流程。

 

![](https://weapp.eteams.cn/papi/file/preview?fileId=1180305537487167489&type=redirect&customParam=%7B%22isExtDist%22%3Atrue%2C%22distributeId%22%3A%22%22%2C%22externalId%22%3A%22%22%2C%22appId%22%3A%22%22%7D)

可以通过字段赋值按钮设置借阅流程表单字段和文档属性的对应关系，触发生成的借阅流程表单字段会自动带入文档的相关属性。

对于文档的标准属性，如果流程表单字段是文本类型，那么会将文档属性转换为对应的显示文本进行赋值；流程的文档浏览按钮可以匹配文档属性的文档标题属性；流程的日期类型字段可以匹配文档的相关时间属性，例如创建时间、更新时间、作废时间等；流程的人力选择字段可以匹配文档的创建人、负责人、作废人等属性；流程的部门字段可以匹配文档的部门属性；流程的数字字段可以匹配文档的打印次数属性；流程的标签字段可以匹配文档的标签属性。

对于文档的自定义字段，流程表单字段的字段类型需要和文档属性的字段类型一致。

 

## **3、借阅到期提醒**

 

![](https://weapp.eteams.cn/papi/file/preview?fileId=1180305679245721602&type=redirect&customParam=%7B%22isExtDist%22%3Atrue%2C%22distributeId%22%3A%22%22%2C%22externalId%22%3A%22%22%2C%22appId%22%3A%22%22%7D)

借阅到期提醒可以控制在借阅到期后是否触发一个借阅到期提醒流程，如果开启此功能，那么在借阅到期前7天，给借阅人提交一个借阅到期流程提醒流程，借阅人可以通过该流程进行续借操作。

只有开启通过流程借阅文档开关，才会展示借阅到期提醒控制项。

## **4、文件夹设置借阅工作流**

 

![](https://weapp.eteams.cn/papi/file/preview?fileId=1180305790929354769&type=redirect&customParam=%7B%22isExtDist%22%3Atrue%2C%22distributeId%22%3A%22%22%2C%22externalId%22%3A%22%22%2C%22appId%22%3A%22%22%7D)

当文件夹开启了允许借阅，并且系统设置开启了全局的通过流程借阅文档，那么文件夹也可以单独设置借阅工作流。当文件夹开启了借阅工作流后，借阅该文件夹下面的文档，就会触发该文件夹配置的借阅工作流。

## **5、通过消息借阅文档**

 

![](https://weapp.eteams.cn/papi/file/preview?fileId=1180305872634396673&type=redirect&customParam=%7B%22isExtDist%22%3Atrue%2C%22distributeId%22%3A%22%22%2C%22externalId%22%3A%22%22%2C%22appId%22%3A%22%22%7D)

当没有开启通过流程借阅文档时，用户点击借阅文档按钮后，就会给对应文档的负责人发送借阅提醒消息，当文档负责人批准后，借阅人即可对该文档有查看权限。

 

## **6、知识借阅**

 

![](https://weapp.eteams.cn/papi/file/preview?fileId=1180305967042084869&type=redirect&customParam=%7B%22isExtDist%22%3Atrue%2C%22distributeId%22%3A%22%22%2C%22externalId%22%3A%22%22%2C%22appId%22%3A%22%22%7D)

通过知识借阅菜单，会展示可借阅文档、借阅历史、可批准借阅、可收回借阅，通过相关的菜单页签可以执行借阅文档，批准借阅请求，退回借阅请求等操作。

 

![](https://weapp.eteams.cn/papi/file/preview?fileId=1180306010042621971&type=redirect&customParam=%7B%22isExtDist%22%3Atrue%2C%22distributeId%22%3A%22%22%2C%22externalId%22%3A%22%22%2C%22appId%22%3A%22%22%7D)

可借阅知识菜单会展示开启了允许借阅开关的文件夹下面当前操作者无权限的文档数据，勾选相关的文档后即可进行借阅操作。

 

![](https://weapp.eteams.cn/papi/file/preview?fileId=1180306061649838084&type=redirect&customParam=%7B%22isExtDist%22%3Atrue%2C%22distributeId%22%3A%22%22%2C%22externalId%22%3A%22%22%2C%22appId%22%3A%22%22%7D)

点击借阅按钮后会弹出相关的借阅设置，包括借阅截至日期，借阅说明。如果不设置借阅截至日期，借阅的文档将不会到期；如果设置了借阅截至日期，那么当过了借阅截止日期后，文档将会自动失去查看权限。

点击提交按钮后，就会触发相关的借阅动作。如果开启了通过流程借阅文档，那么将会触发对应的借阅流程，流程根据业务审批通过后，借阅人将会对该文档拥有查看权限；如果没有开启通过流程借阅文档，那么将会给文档的负责人发送借阅消息，文档负责人通过借阅提醒消息可以批准借阅，或者通过可批准借阅菜单执行批准借阅操作，当借阅批准后借阅人将会对该文档拥有查看权限。

 

![](https://weapp.eteams.cn/papi/file/preview?fileId=1180306104596185099&type=redirect&customParam=%7B%22isExtDist%22%3Atrue%2C%22distributeId%22%3A%22%22%2C%22externalId%22%3A%22%22%2C%22appId%22%3A%22%22%7D)

借阅历史菜单会展示当前用户执行过借阅操作的文档列表，并且会展示相关借阅操作状态，借阅操作时间、借阅批准时间等。借阅相关的状态有已申请、已批准、退回、自动收回，自动退回等。

 

![](https://weapp.eteams.cn/papi/file/preview?fileId=1180306147615260674&type=redirect&customParam=%7B%22isExtDist%22%3Atrue%2C%22distributeId%22%3A%22%22%2C%22externalId%22%3A%22%22%2C%22appId%22%3A%22%22%7D)

如果没有开启通过流程借阅文档开关，那么可批准借阅菜单将会展示执行过借阅请求并且当前操作者是负责人的文档。选择相关文档数据并点击批准按钮，那么借阅申请人将会对相关文档有查看权限；选择相关文档数据并点击退回按钮，那么借阅申请将会失效，借阅请求将会被设置为已退回状态。

 

![](https://weapp.eteams.cn/papi/file/preview?fileId=1180306181875367941&type=redirect&customParam=%7B%22isExtDist%22%3Atrue%2C%22distributeId%22%3A%22%22%2C%22externalId%22%3A%22%22%2C%22appId%22%3A%22%22%7D)

可收回菜单会展示当前用户发起过的并且已经被批准了的借阅请求，点击收回操作按钮后，会将当前借阅请求的状态设置为已收回，并且移除用户对该文档的查看权限。
