# 文档编号

来源快照：`result_data_new_260518.json`

- 来源 ID：`1175899429542854684`
- 模块：知识文档
- 目录：管理员操作指南 - 知识文档 - 文件夹管理 - 高级功能
- space ID：`1161759301968437263`
- 原文链接：未提供
- 产品基线：未提供

## 正文

# 一、功能背景及价值用途

规模化文档管理的必需：当文档量从几千增长到几十万时，仅靠“文件名 + 文件夹”难以做到准确定位与一致引用；容易出现重名、错链、找不到历史来源的问题。   
• 跨部门协作与系统对接：流程系统（OA/审批）、档案系统、合同系统需要一个稳定、可解析、可追踪的“文档唯一标识”。   
• 合规与审计要求：合同、发票、招投标、研发资料等需能够长期追溯，并保证引用的一致性与不可抵赖性。   
• 运维与迁移场景：从本地盘/第三方平台迁移、跨库合并/拆分时，统一编号是避免冲突、维持引用关系的基础设施

# 二、功能概述及使用说明

## 1、启用文档编号

### 1.1启用文件夹编码规则

![](https://weapp.eteams.cn/papi/file/preview?fileId=1178434499577446405&type=redirect&customParam=%7B%22isExtDist%22%3Atrue%2C%22distributeId%22%3A%22%22%2C%22externalId%22%3A%22%22%2C%22appId%22%3A%22%22%7D)

1）开关默认关闭，关闭状态下不显示编号设置、流水号规则设置项

2）启用，可进行编号设置、流水号规则设置

### 1.2编号设置

![](https://weapp.eteams.cn/papi/file/preview?fileId=1178434508225601539&type=redirect&customParam=%7B%22isExtDist%22%3Atrue%2C%22distributeId%22%3A%22%22%2C%22externalId%22%3A%22%22%2C%22appId%22%3A%22%22%7D)

1）本文件夹编码：文件夹设置\---基本信息\---文件夹编码，默认为空

2）默认编号顺序：编码前缀、顶级文件夹编码、上级文件夹编码、本文件夹编码、所有上级文件夹编码、年、月、日、流水号位数（默认4位，最大20位），可拖曳调整编号顺序

3）公共知识库根目录：顶级文件夹编码、上级文件夹编码、所有上级文件夹编码禁用且不可设置，本文件夹编码、年、月、日默认启用，可关闭，流水号位数（默认4位，最大20位）

4）公共知识库下的一级文件夹：上级文件夹编码禁用且不可设置，顶级文件夹编码、本文件夹编码、年、月、日默认启用，流水号位数（默认4位，最大20位），可关闭，所有上级文件夹编码默认关闭，启用后，顶级文件夹编码自动关闭且不可设置

5）公共知识库下的二级及以下文件夹，顶级文件夹编码、上级文件夹编码、本文件夹编码、年、月、日默认启用，流水号位数（默认4位，最大20位），可关闭，所有上级文件夹编码默认关闭，启用后，顶级文件夹编码、上级文件夹编码自动关闭且不可设置

6）文档编号设置后需要点击保存才生效

7）设置文档编号保存后关闭"启用文件夹编码规则"再启用，编号规则取设置完保存后的规则，不取默认初始化的设置项

8）新建下级知识库，默认继承上级知识库文档编号设置

### 1.3编号预览

![](https://weapp.eteams.cn/papi/file/preview?fileId=1178434503713030155&type=redirect&customParam=%7B%22isExtDist%22%3Atrue%2C%22distributeId%22%3A%22%22%2C%22externalId%22%3A%22%22%2C%22appId%22%3A%22%22%7D)

 

设置了“编号设置”，可及时在“预览”项预览生成的文档编号，顶级文件夹编码、上级文件夹编码、本文件夹编码、所有上级文件夹编码如果为空，且设置编号时有启用其中任一项，则预览时以“-”代替

### 1.4流水规则

![](https://weapp.eteams.cn/papi/file/preview?fileId=1178434499425951749&type=redirect&customParam=%7B%22isExtDist%22%3Atrue%2C%22distributeId%22%3A%22%22%2C%22externalId%22%3A%22%22%2C%22appId%22%3A%22%22%7D)

1）本文件夹单独流水默认关闭，启用后当前文件夹独立流水，与其他文件夹无关，关闭后该文件夹下新增文档按照整个系统流水

2）日期单独流水默认关闭，启用：

日期-年流水，当前文件夹下的文档按照整个系统年单独流水；

启用日期-月流水，当前文件夹下的文档按照整个系统月单独流水；

启用日期-日流水，当前文件夹下的文档按照整个系统日单独流水

3）同时启用本文件单独流水、日期单独流水，则该文件夹下的文档按照本文件夹年（月或者日）单独流水

 

# 三、延伸用法

## 1、编号生成示例

 

![](https://weapp.eteams.cn/papi/file/preview?fileId=1178434503704141834&type=redirect&customParam=%7B%22isExtDist%22%3Atrue%2C%22distributeId%22%3A%22%22%2C%22externalId%22%3A%22%22%2C%22appId%22%3A%22%22%7D)

编码前缀：无

顶级文件夹编码：启用，未设置顶级文件夹编码（文件夹编码设置路径：文件夹设置\---基本信息\---文件夹编码）

上级文件夹编码：启用，A100-

本文件夹编码：启用，PRJ-

所有上级文件夹编码：关闭

年：启用

月：启用

日：启用

流水号：4

流水规则：本文件夹单独流水=开、日期单独流水=日

生成编号：A100-PRJ-202509050001

 

## 2、流水规则示例

### 2.1流水规则-不启用

不启用流水规则情况下，系统中启用文档编号的文件夹下的文档顺序流水，如：

系统中存在文件夹A、B，文件夹A下新增文档，生成编号流水为0001，那么在文件夹B再新增文档，生成的编号流水为0002、0003······

### 2.2流水规则-本文件夹单独流水

本文件夹单独流水默认关闭，启用后，每个文件夹各自从 0001 起算，与其他文件夹无关，关闭后该文件夹下新增文档继续按照整个系统流水，如：

系统中存在文件夹A、B，文件夹A、B启用本文件夹单独流水，那么文件夹A新增文档，流水号从0001开始，依次为0002······；文件夹B新增文档,也是从0001开始，依次为0002······

### 2.3流水规则-日期单独流水（年/月/日）

日期单独流水（年/月/日），当前文件夹下的文档每个年份/月份/天从 0001 重新开始，如：

系统中存在文件夹A、B，文件夹A、B启用日期单独流水（日），那么文件夹A新增文档，流水号为0001，文件夹B再新增文档，生成的编号流水为0002、0003······，第二天重新从0001开始流水

### 2.4流水规则-本文件夹单独流水、日期单独流水（年/月/日）

同时启用本文件单独流水、日期单独流水（年/月/日），则该文件夹下的文档按照本文件夹单独流水，同时遵循日期单独流水规则-每个年份/月份/天从 0001 重新开始，如：

系统中存在文件夹A、B，文件夹A、B同时启用本文件单独流水、日期单独流水（日），那么文件夹A新增文档，流水号从0001开始，依次为0002······；文件夹B新增文档,也是从0001开始，依次为0002······，第二天文件夹A、B都重新从0001开始流水

 

# 三、上下游关联功能点

文件夹基础设置-基本信息-文件夹编码
