# 借阅流程

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- 模块：档案管理
- 目录：档案利用
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- 产品基线：未提供

## 正文

# 一、功能背景及价值用途

档案借阅流程通过线上化、标准化的流程设计，将借阅申请、多级审批、权限分配、实体出入库及到期回收等环节全面纳入系统管理，既确保了档案利用的合规性与安全性，又显著提升了借阅效率与用户体验。

系统支持电子查看与实体借阅两种方式，并可精细控制下载、打印等使用权限。对于实体档案，系统会自动校验库存状态、更新在库数量，并支持按库房自动拆单等灵活管理策略。同时，借阅流程还与水印控制、拆卷授权、借阅车等模块无缝集成，满足从单份文件到批量档案的多样化借阅需求，实现对不同利用场景的精准支持。

# 二、功能使用说明

对于没有权限操作的档案，系统支持在线发起【档案借阅流程】。

在【系统设置-流程设置】中，可绑定档案借阅流程，该处设置全局生效；

利用人可以在发起节点填写“借阅开始时间”、“预计归还时间”，后续审批节点中，审批人可以根据实际情况修改。

利用人可以在发起节点设置每份档案的解决方式：电子查看、实体借阅；可以申请具体的在线使用权限：下载、打印。后续审批节点中，审批人可以根据实际情况修改。

**“实体借阅”中，判断实体状态的逻辑如下：**

如果所借阅的档案条目的“在库份数”＞0，流程明细中显示“实体借阅”按钮。即已完成“上架”操作，并且库存数量大于0的，才可以“实体借阅”。

实体借出：当流程【借阅审批】节点已审批通过（提交），需要调用节点后Action扣减“在库份数”：【在库份数】=【在库份数】-【借出份数】（借阅表单必填字段，默认值为1，借出份数≤在库份数）。

实体归还：当档案归还入库后，系统会更新增加档案的在库份数。

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对于实体档案，支持选择“只借不还”的借阅模式。借阅档案明细中，若借阅方式勾选实体借阅，则右上角展示“只借不还”check框，勾选后当前借阅单内所有实体档案均无需归还。

![](https://weapp.eteams.cn/papi/file/preview?fileId=1178447496044494850&type=redirect&customParam=%7B%22isExtDist%22%3Atrue%2C%22distributeId%22%3A%22%22%2C%22externalId%22%3A%22%22%2C%22appId%22%3A%22%22%7D)

借阅支持添加水印内容，借阅流程审批结束后，借阅人预览、下载原文时，会展示对应的借阅水印。

同时，系统也支持借阅去除水印的原文，勾选【是否空水印】后，即使原文带有水印，借阅生效后预览原文时也会去除对应水印。

系统支持用户选择卷内文件单独拆卷借阅，实现更加精细的权限控制。要实现拆卷借阅，需单独对分类进行设置。在分类维护中，用户可以在对应档案分类节点勾选允许拆卷借阅勾选框，即为开启允许拆卷借阅模式。利用人员在选择该分类下卷内文件或电子文件时，系统自动带出当前卷内文件信息生成借阅审批流程，审批流程通过后，系统单独对此卷内档案文件进行授权。在档案借阅记录界面，明细表中同样单独显示卷内文件题名等信息。

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利用人可以通过【条件检索】或【全文检索】，查询到需要借阅的档案条目信息，加入【借阅车】后，发起【借阅流程】；也可以在流程中手动添加明细，添加明细时，可选的档案范围受【借阅流程数据范围】配置项控制，可至系统设置-流程设置中维护。

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![](https://weapp.eteams.cn/papi/file/preview?fileId=1178447826927042574&type=redirect&customParam=%7B%22isExtDist%22%3Atrue%2C%22distributeId%22%3A%22%22%2C%22externalId%22%3A%22%22%2C%22appId%22%3A%22%22%7D)

发起借阅流程后，提交至“档案员审核”节点。档案员审核利用人提交的待借阅档案明细是否合规，后续领导审批通过后，系统自动生成《借阅单》。同时，系统根据借阅单中档案明细选择的“借阅方式”（电子借阅/实体借阅）自动进行判断。如果包含“实体借阅”的档案条目，则自动生成《出库单》；若开启了【按照库房拆单管理】，则会根据档案的所属库房拆分为多个出库单。利用人在归还实体档案时，需要库房管理员通过出库单生成对应的入库单。完成档案入库核销。系统会自动更新在库份数。

利用人可以在《借阅单》中查看本次借阅的档案条目信息，也可以在【档案检索】中查看到已经临时赋权的档案明细信息。借阅到期后，系统自动收回查看赋权。

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# 三、上下游功能关联

## 1、绑定流程

在【系统设置-流程设置】中，可绑定档案借阅流程，该处设置全局生效；这里绑定借阅流程后，发起借阅才能正常创建流程。发起借阅流程时，可借阅的档案范围受【借阅流程数据范围】配置项控制，可选择只能借阅管理库中的数据或全部数据。

![](https://weapp.eteams.cn/papi/file/preview?fileId=1178448690003460099&type=redirect&customParam=%7B%22isExtDist%22%3Atrue%2C%22distributeId%22%3A%22%22%2C%22externalId%22%3A%22%22%2C%22appId%22%3A%22%22%7D)

## 2、发起借阅流程的入口

利用人可以在【条件检索】、【全文检索】、【单据检索】等功能界面处查询档案数据，直接发起借阅流程，也可以在【借阅车】中批量发起档案借阅

![](https://weapp.eteams.cn/papi/file/preview?fileId=1178450180419158020&type=redirect&customParam=%7B%22isExtDist%22%3Atrue%2C%22distributeId%22%3A%22%22%2C%22externalId%22%3A%22%22%2C%22appId%22%3A%22%22%7D)

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![](https://weapp.eteams.cn/papi/file/preview?fileId=1178451219797917708&type=redirect&customParam=%7B%22isExtDist%22%3Atrue%2C%22distributeId%22%3A%22%22%2C%22externalId%22%3A%22%22%2C%22appId%22%3A%22%22%7D)

## 3、按照库房拆单管理

借阅流程审批通过后，系统根据借阅单中档案明细选择的“借阅方式”（电子借阅/实体借阅）自动进行判断。如果包含“实体借阅”的档案条目，则自动生成《出库单》；如果在设置-系统设置-流程设置中，开启了【按照库房拆单管理】，则会根据档案的所属库房拆分为多个出库单。

![](https://weapp.eteams.cn/papi/file/preview?fileId=1178452731738284043&type=redirect&customParam=%7B%22isExtDist%22%3Atrue%2C%22distributeId%22%3A%22%22%2C%22externalId%22%3A%22%22%2C%22appId%22%3A%22%22%7D)
