# 批量导入

来源快照：`result_data_new_260518.json`

- 来源 ID：`1175445386985767016`
- 模块：档案管理
- 目录：档案接收 - 接收整理 - 通用功能 - 新建条目
- space ID：`1157340686672379917`
- 原文链接：未提供
- 产品基线：未提供

## 正文

# 一、功能背景及价值用途

档案批量导入功能主要用于解决人工逐条录入档案信息时效率低、易出错的问题。它允许用户通过预先整理好的Excel文件一次性导入大量数据，显著减少重复操作时间，降低人力成本，并依靠系统校验规则保障数据的准确性和规范性。

# 二、功能详细说明

系统支持通过Excel批量导入文件、案卷条目信息。

1.

## 导入操作说明

![](https://weapp.eteams.cn/papi/file/preview?fileId=1175752708992155659&type=redirect&customParam=%7B%22isExtDist%22%3Atrue%2C%22distributeId%22%3A%22%22%2C%22externalId%22%3A%22%22%2C%22appId%22%3A%22%22%7D)

点击【批量导入】，系统显示如下界面。可以先下载Excel模板，然后按照模板的格式要求整理数据内容，再通过此功能导入。

![](https://weapp.eteams.cn/papi/file/preview?fileId=1175752782031765511&type=redirect&customParam=%7B%22isExtDist%22%3Atrue%2C%22distributeId%22%3A%22%22%2C%22externalId%22%3A%22%22%2C%22appId%22%3A%22%22%7D)

【导入类型】根据情况选择“新建导入”或“更新导入”。若选择更新导入，则需指定更新规则，系统默认仅支持按照数据id、题名、档号进行更新。

![](https://weapp.eteams.cn/papi/file/preview?fileId=1175752953975357452&type=redirect&customParam=%7B%22isExtDist%22%3Atrue%2C%22distributeId%22%3A%22%22%2C%22externalId%22%3A%22%22%2C%22appId%22%3A%22%22%7D)

若需增加其他条件字段，则首先需至【设置-系统设置-通用设置】菜单，在【允许批量导入条件字段】设置项中增加字段，此处填写数据库字段名，多个字段之间用逗号分隔。

![](https://weapp.eteams.cn/papi/file/preview?fileId=1175753069729759240&type=redirect&customParam=%7B%22isExtDist%22%3Atrue%2C%22distributeId%22%3A%22%22%2C%22externalId%22%3A%22%22%2C%22appId%22%3A%22%22%7D)

支持用户调整导入设置，点击【导入选项：设置】，可在弹出框中进行调整；

![](https://weapp.eteams.cn/papi/file/preview?fileId=1175753130044882949&type=redirect&customParam=%7B%22isExtDist%22%3Atrue%2C%22distributeId%22%3A%22%22%2C%22externalId%22%3A%22%22%2C%22appId%22%3A%22%22%7D)

点击【模版设置】，可调整excel模版中显示的列字段。

![](https://weapp.eteams.cn/papi/file/preview?fileId=1175753181566681090&type=redirect&customParam=%7B%22isExtDist%22%3Atrue%2C%22distributeId%22%3A%22%22%2C%22externalId%22%3A%22%22%2C%22appId%22%3A%22%22%7D)

2.

## 导入校验

将整理好的Excel文件上传到系统中中，可点击【下一步】，进行数据预览及导入操作。导入时，系统会校验再进行相关校验：

(1)

禁止导入无权限/封存全宗下的数据

(2)

禁止更新管理库数据、回收站数据

(3)

若设置了【审批锁定不允许操作】；禁止更新在流程审批状态中的数据

(4)

导入更新时，若匹配到多条数据，则不允许更新

(5)

对于通过【直接新建】、【从模板复制】方式创建的分类，excel中无需填写档案分类，系统会自动根据当前操作的分类列表，填充分类值；且excel中禁止填写多分类数据，禁止跨分类导入；

(6)

对于【引用分类模板】方式创建的分类，则需填写【档案分类】值，指定要导入的目标分类；同时，引用同一模板的分类，可以在excel跨分类一起导入；如A、B分类均引用同一模板创建，则一个excel中可以同时维护A、B分类的数据，一次性导入；

(7)

开启分级保护/等级保护后，禁止导入超出当前操作者密级权限的数据

3.

## **导入案卷**

对于案卷及卷内条目，系统支持两种导入方案：

(1)

分开导入。案卷、卷内都单独导入。导入卷内文件时，在所属案卷字段中填写对应案卷的档号，导入后卷内会自动关联所属案卷，放到对应案卷下；

(2)

同时导入。首先需在导入导出设置中，配置关联导入表单：

【开启导入关联表单功能】：开启开关，选择对应分类的卷内表，关联字段选择：所属案卷。

![](https://weapp.eteams.cn/papi/file/preview?fileId=1251182479483609090&type=redirect&customParam=%7B%22isExtDist%22%3Atrue%2C%22distributeId%22%3A%22%22%2C%22externalId%22%3A%22%22%2C%22appId%22%3A%22%22%7D)

注意：20260201基线以前创建的分类，需要手动配置关联表单；该基线之后创建的分类，系统会自动带入对应配置。

配置完成后，在接收整理菜单中进行导入。导入模板选择：EXCEL：关联表单导入。

![](https://weapp.eteams.cn/papi/file/preview?fileId=1251182754429149194&type=redirect&customParam=%7B%22isExtDist%22%3Atrue%2C%22distributeId%22%3A%22%22%2C%22externalId%22%3A%22%22%2C%22appId%22%3A%22%22%7D)

模板中，会拆分案卷、卷内两个sheet。系统将通过案卷的“ID”列与卷内的“所属案卷”列的值建立案卷与卷内的关联关系，两处对应数值填写一致，即可实现自动关联。ID值必须填写为数字或字母。

如图，在案卷中维护两条数据，对应id分别为1、2，在卷内中维护四条数据，所属案卷对应填写1、2。则导入后，卷内1、卷内2数据将关联案卷1；卷内3、卷内4数据将关联案卷2。

![](https://weapp.eteams.cn/papi/file/preview?fileId=1251182823014875144&type=redirect&customParam=%7B%22isExtDist%22%3Atrue%2C%22distributeId%22%3A%22%22%2C%22externalId%22%3A%22%22%2C%22appId%22%3A%22%22%7D)

![](https://weapp.eteams.cn/papi/file/preview?fileId=1251182878807506948&type=redirect&customParam=%7B%22isExtDist%22%3Atrue%2C%22distributeId%22%3A%22%22%2C%22externalId%22%3A%22%22%2C%22appId%22%3A%22%22%7D)

对于通过【直接新建】、【从模板复制】方式创建的分类，导入时，无需填写档案分类，系统会自动根据当前操作导入时，对应的分类列表，填充档案分类值。

4.

## **导入项目**

导入项目下的文件时，若在项目详情页-档案列表中操作导入，则会自动关联所属项目；

![](https://weapp.eteams.cn/papi/file/preview?fileId=1251182243151880198&type=redirect&customParam=%7B%22isExtDist%22%3Atrue%2C%22distributeId%22%3A%22%22%2C%22externalId%22%3A%22%22%2C%22appId%22%3A%22%22%7D)

若直接在分类上操作批量导入，则【所属项目】中填写项目名称，导入后即可关联对应项目；需注意不能同时导入多个项目的档案，excel中项目名称需保持一致。

![](https://weapp.eteams.cn/papi/file/preview?fileId=1251182286110408708&type=redirect&customParam=%7B%22isExtDist%22%3Atrue%2C%22distributeId%22%3A%22%22%2C%22externalId%22%3A%22%22%2C%22appId%22%3A%22%22%7D)

5.

## 导入装盒、上下架

在导入模版中，支持填写盒号/存址，导入后，若匹配到对应档案盒/格位，则会进行档案自动装盒/上架，相关处理逻辑如下：

1.

若分类开启装盒，则导入模版中仅允许填写盒号进行装盒，不允许填写存址，避免条目单独上架；若分类未开启装盒，则导入模版中仅允许填写存址进行上架，不允许填写盒号；

2.

填写盒号进行导入时，系统会校验档案盒门类，分类信息是否和导入档案条目匹配，校验条件满足后装盒 

3.

填写存址进行导入时，.系统会校验存址是否以下条件：（1.存址能正确解析 2.格位为非固定格位或固定格位未装满情况下 3.未封存)，满足后进行上架

4.

若条目已装盒/上架，在导入模版中，盒号/存址填写“NULL”，则进行导入更新时，会将对应条目从盒内/格位中移出，清除盒号/存址；

5.

若条目已装盒/上架，在导入模板中，填写了新的盒号/存址，则进行导入更新时，会将对应条目从原档案盒/格位中移出，并装入新盒/上架至新格位。

6.

零散文件禁止装盒，导入盒号后，条目中会写入对应盒号值，但不会自动装盒；

7.

卷内文件/零散文件禁止单独上架，导入存址后，条目中会写入存址值，但不会自动上架；

# 三、使用注意点

(1)

填写导入内容时注意特殊字段的格式是否正确，例如:日期类型、数字类型、邮件类型及电话号码类型等；

(2)

关联类型字段填写格式：支持直接输入名称或者##id，注意填写名称时若有重复名称的关联字段则导入不成功;

(3)

导入下载模板的字段是根据导入权限绑定布局上的字段来显示的；

(4)

人员范围选择格式：personnel-人员格式，department-部门格式，branch-分部格式，organization-组织名，group-群组名称，role-角色名称，post-岗位名称，external contacts-外部联系人名称，decentralized admin-分权管理员名称，all（表示所有人）；

(5)

人员组织多选格式：personnel-人员格式，department-部门格式，branch-分部格式，group-群组名称，external contacts-外部联系人名称；

(6)

开关字段填写格式：默认填写启用或者关闭，代表开关值开启或关闭，若配置了开关代称，可根据代称填写；

(7)

支持函数公式、字段钻取联动，不支持属性联动；

(8)

多选类型填写多个值时，需使用分隔符分隔每个值，分隔符默认使用英文符号“,”，或点击此处设置自定义分隔符；

(9)

人员字段、部门字段、分部字段支持多种导入格式，请至导入选项中设置具体格式，或点击此处设置。注意导入时严格按照设置的格式填写；

# 四、上下游关联功能点

导入模板可至【设置-应用设置-导入导出设置】中，找到对应的分类表进行维护，可调整导入字段、必填字段。

![](https://weapp.eteams.cn/papi/file/preview?fileId=1175762690573942792&type=redirect&customParam=%7B%22isExtDist%22%3Atrue%2C%22distributeId%22%3A%22%22%2C%22externalId%22%3A%22%22%2C%22appId%22%3A%22%22%7D)

![](https://weapp.eteams.cn/papi/file/preview?fileId=1175763098629922826&type=redirect&customParam=%7B%22isExtDist%22%3Atrue%2C%22distributeId%22%3A%22%22%2C%22externalId%22%3A%22%22%2C%22appId%22%3A%22%22%7D)

此处配置的模板全局生效；用户在前台操作导入时，可在全局模板基础上，再进行自定义调整：

![](https://weapp.eteams.cn/papi/file/preview?fileId=1175764627618676740&type=redirect&customParam=%7B%22isExtDist%22%3Atrue%2C%22distributeId%22%3A%22%22%2C%22externalId%22%3A%22%22%2C%22appId%22%3A%22%22%7D)
