# 文控管理

来源快照：`result_data_new_260518.json`

- 来源 ID：`1175890916699570191`
- 模块：知识文档
- 目录：管理员操作指南
- space ID：`1161759301968437263`
- 原文链接：未提供
- 产品基线：未提供

## 正文

# 一、功能背景及价值用途

组织进行文件管控的过程，事前定义一套完整、规范的规则体系，以确保文件从诞生、使用到废止的全生命周期都处于受控状态。通过文控管理后台功能可以实现统一的规则配置中心，在后台集中可视化地配置和维护文件分类体系、版本规则、编号规则，文件模板、印章管理等并强制所有新文件遵循这些规则，从源头上保证规范性，为组织的知识沉淀、风险规避和运营效率提升提供了坚实保障。

# 二、业务流程图/配置过程图

![](https://weapp.eteams.cn/papi/file/preview?fileId=1180342951115554827&type=redirect&customParam=%7B%22isExtDist%22%3Atrue%2C%22distributeId%22%3A%22%22%2C%22externalId%22%3A%22%22%2C%22appId%22%3A%22%22%7D)

# 三、功能概述及使用说明

## 1、应用入口

迁入应用包后，在后台低代码平台应用中心中查看迁入的文控管理应用包。

![](https://weapp.eteams.cn/papi/file/preview?fileId=1180342959551168527&type=redirect&customParam=%7B%22isExtDist%22%3Atrue%2C%22distributeId%22%3A%22%22%2C%22externalId%22%3A%22%22%2C%22appId%22%3A%22%22%7D)

## 2、前台预览

可根据业务场景调整左侧菜单的显示名称及可见范围等，同时也支持快速新建菜单等。

![](https://weapp.eteams.cn/papi/file/preview?fileId=1180342968227815433&type=redirect&customParam=%7B%22isExtDist%22%3Atrue%2C%22distributeId%22%3A%22%22%2C%22externalId%22%3A%22%22%2C%22appId%22%3A%22%22%7D)

![](https://weapp.eteams.cn/papi/file/preview?fileId=1180342951115554830&type=redirect&customParam=%7B%22isExtDist%22%3Atrue%2C%22distributeId%22%3A%22%22%2C%22externalId%22%3A%22%22%2C%22appId%22%3A%22%22%7D)

## 3、后台管理

文控管理应用包预置了包含总文件清单、预审文件清单、文件复审清单等多个表单；文件新增流程、文件更新流程、文件作废流程等多个流程；综合门户、领导门户、移动端页面等多个页面；自动生成编号、到期自动发起复审流程等多个动作流。做到开箱即用，快速上线；同时也支持灵活调整，随需而变，即可通过可视化的配置工具，在原有基础上进行增加或调整：

1）修改表单：增加字段、修改字段属性或名称，以适应企业特定的信息收集需求。

2）优化流程：根据业务场景调整审批节点，增加会签环节以完美匹配企业内部决策链条。

3）定制页面：调整页面布局，显示更符合业务习惯的信息。

4）扩展自动化：根据新业务场景，配置新的自动化动作流（如文件超过一年未修改，自动发送提醒给负责人）。

![](https://weapp.eteams.cn/papi/file/preview?fileId=1180342955284193284&type=redirect&customParam=%7B%22isExtDist%22%3Atrue%2C%22distributeId%22%3A%22%22%2C%22externalId%22%3A%22%22%2C%22appId%22%3A%22%22%7D)

![](https://weapp.eteams.cn/papi/file/preview?fileId=1180342938095403011&type=redirect&customParam=%7B%22isExtDist%22%3Atrue%2C%22distributeId%22%3A%22%22%2C%22externalId%22%3A%22%22%2C%22appId%22%3A%22%22%7D)

## 4、文控设置

### 4.1 文件夹设置

当前页面为知识文档已有页面，文控应用安装并初始化后自动在公共知识库下创建一个文件夹“文控知识库”，同时默认开启允许订阅、允许外部分享、启用版本管理；关闭允许修改默认共享和非默认共享以及始终打开最新版本，初始化的文控知识库可以修改文件夹名称，同时新建下级时可选择继承上级文件夹设置等。详情可查看[ _知识文档_ _-__文件夹管理_](https://weapp.eteams.cn/sp/ebdpage/view/freepass/1152863419640021002?id=1175898480270966911&freepass_doc=1&space_id=1161759301968437263) 。

![](https://weapp.eteams.cn/papi/file/preview?fileId=1180342934010150922&type=redirect&customParam=%7B%22isExtDist%22%3Atrue%2C%22distributeId%22%3A%22%22%2C%22externalId%22%3A%22%22%2C%22appId%22%3A%22%22%7D)

![](https://weapp.eteams.cn/papi/file/preview?fileId=1180342955289755651&type=redirect&customParam=%7B%22isExtDist%22%3Atrue%2C%22distributeId%22%3A%22%22%2C%22externalId%22%3A%22%22%2C%22appId%22%3A%22%22%7D)

### 4.2 文件分类

在文件分类页面，可通过新建按钮维护文件分类、文件类别、文件来源、文件等级信息，在流程表单通过选择文件分类字段联动自动带出文件类别、文件来源、文件等级，减少填写表单的工作量。带出的数据用户可以修改，同时也可以根据业务场景，在当前表单增加其他字段，以实现更多字段的自动带出。

![](https://weapp.eteams.cn/papi/file/preview?fileId=1180342934002294787&type=redirect&customParam=%7B%22isExtDist%22%3Atrue%2C%22distributeId%22%3A%22%22%2C%22externalId%22%3A%22%22%2C%22appId%22%3A%22%22%7D)

![](https://weapp.eteams.cn/papi/file/preview?fileId=1180342946783707142&type=redirect&customParam=%7B%22isExtDist%22%3Atrue%2C%22distributeId%22%3A%22%22%2C%22externalId%22%3A%22%22%2C%22appId%22%3A%22%22%7D)

**4.2.1****文件来源** ：点击新建按钮维护文件来源数据，通过流程表单选择文件来源，归档后自动更新至文档属性页中。

![](https://weapp.eteams.cn/papi/file/preview?fileId=1180342938188210180&type=redirect&customParam=%7B%22isExtDist%22%3Atrue%2C%22distributeId%22%3A%22%22%2C%22externalId%22%3A%22%22%2C%22appId%22%3A%22%22%7D)

![](https://weapp.eteams.cn/papi/file/preview?fileId=1180342959662514185&type=redirect&customParam=%7B%22isExtDist%22%3Atrue%2C%22distributeId%22%3A%22%22%2C%22externalId%22%3A%22%22%2C%22appId%22%3A%22%22%7D)

**4.2.2****文件类别** ：点击新建按钮维护文件类别数据，通过流程表单选择文件类别，归档后自动更新至文档属性页中。

![](https://weapp.eteams.cn/papi/file/preview?fileId=1180342955343413254&type=redirect&customParam=%7B%22isExtDist%22%3Atrue%2C%22distributeId%22%3A%22%22%2C%22externalId%22%3A%22%22%2C%22appId%22%3A%22%22%7D)

![](https://weapp.eteams.cn/papi/file/preview?fileId=1180342942354522118&type=redirect&customParam=%7B%22isExtDist%22%3Atrue%2C%22distributeId%22%3A%22%22%2C%22externalId%22%3A%22%22%2C%22appId%22%3A%22%22%7D)

**4.2.3****文件等级** ：点击新建按钮维护文件等级数据，通过流程表单选择文件等级，归档后自动更新至文档属性页中。

![](https://weapp.eteams.cn/papi/file/preview?fileId=1180342955476598805&type=redirect&customParam=%7B%22isExtDist%22%3Atrue%2C%22distributeId%22%3A%22%22%2C%22externalId%22%3A%22%22%2C%22appId%22%3A%22%22%7D)

![](https://weapp.eteams.cn/papi/file/preview?fileId=1180342946783707137&type=redirect&customParam=%7B%22isExtDist%22%3Atrue%2C%22distributeId%22%3A%22%22%2C%22externalId%22%3A%22%22%2C%22appId%22%3A%22%22%7D)

**4.2.4****文控密级** ：点击新建按钮维护文控密级数据。

![](https://weapp.eteams.cn/papi/file/preview?fileId=1180342955476598795&type=redirect&customParam=%7B%22isExtDist%22%3Atrue%2C%22distributeId%22%3A%22%22%2C%22externalId%22%3A%22%22%2C%22appId%22%3A%22%22%7D)

![](https://weapp.eteams.cn/papi/file/preview?fileId=1180342963946799107&type=redirect&customParam=%7B%22isExtDist%22%3Atrue%2C%22distributeId%22%3A%22%22%2C%22externalId%22%3A%22%22%2C%22appId%22%3A%22%22%7D)

### 4.3 签收人员

点击新建按钮维护签收部门和签收人员的对应，在流程表单的文件签收明细表中通过签收部门字段联动带出签收人。

![](https://weapp.eteams.cn/papi/file/preview?fileId=1180342972522782720&type=redirect&customParam=%7B%22isExtDist%22%3Atrue%2C%22distributeId%22%3A%22%22%2C%22externalId%22%3A%22%22%2C%22appId%22%3A%22%22%7D)

![](https://weapp.eteams.cn/papi/file/preview?fileId=1180342968227815429&type=redirect&customParam=%7B%22isExtDist%22%3Atrue%2C%22distributeId%22%3A%22%22%2C%22externalId%22%3A%22%22%2C%22appId%22%3A%22%22%7D)

### 4.4 编号规则

维护好的规则在流程表单中可以选到，文件预审/文件新增流程保存时，根据选择的编号规则生成具体的编号并存放到表单字段上，最后同步到文档属性页的文档编号。编号规则包含编号组成、起始编号和预留编号：

 

**4.4.1****编号组成** ：新建编号规则可选择是否关联表单。

1）编号规则未关联表单，则规则的适用范围是所有表单，但编号组成中的表单字段无数据，仅支持固定内容和日期类型。

2）编号规则关联表单后，该规则只能被该表单使用，编号组成中表单字段可选到该表单下的字段作为编号的一部分。

![](https://weapp.eteams.cn/papi/file/preview?fileId=1180342951005470722&type=redirect&customParam=%7B%22isExtDist%22%3Atrue%2C%22distributeId%22%3A%22%22%2C%22externalId%22%3A%22%22%2C%22appId%22%3A%22%22%7D)

![](https://weapp.eteams.cn/papi/file/preview?fileId=1180342955284193290&type=redirect&customParam=%7B%22isExtDist%22%3Atrue%2C%22distributeId%22%3A%22%22%2C%22externalId%22%3A%22%22%2C%22appId%22%3A%22%22%7D)

**4.4.2****起始编号** ：起始编号可统一设置或单独设置，选择单独设置在下方的起始编号列表中可编辑下一流水号。

![](https://weapp.eteams.cn/papi/file/preview?fileId=1180342959551168520&type=redirect&customParam=%7B%22isExtDist%22%3Atrue%2C%22distributeId%22%3A%22%22%2C%22externalId%22%3A%22%22%2C%22appId%22%3A%22%22%7D)

![](https://weapp.eteams.cn/papi/file/preview?fileId=1180342938185383947&type=redirect&customParam=%7B%22isExtDist%22%3Atrue%2C%22distributeId%22%3A%22%22%2C%22externalId%22%3A%22%22%2C%22appId%22%3A%22%22%7D)

**4.4.3****预留编号** ：提前设置预留编号后，流程生成编号自动跳过这些编号。预留的这些编号可以在流程中由用户主动选择。

![](https://weapp.eteams.cn/papi/file/preview?fileId=1180342942601117701&type=redirect&customParam=%7B%22isExtDist%22%3Atrue%2C%22distributeId%22%3A%22%22%2C%22externalId%22%3A%22%22%2C%22appId%22%3A%22%22%7D)

![](https://weapp.eteams.cn/papi/file/preview?fileId=1180342963949092871&type=redirect&customParam=%7B%22isExtDist%22%3Atrue%2C%22distributeId%22%3A%22%22%2C%22externalId%22%3A%22%22%2C%22appId%22%3A%22%22%7D)

 

流程表单的文件编号字段下方新增三个按钮：重新生成编号、选择预留编号、新建预留编号。

**4.4.3.1****重新生成编号** ：点击后，根据对应编号规则重新生成编号。

1）若对应编号规则-预览编号启用【重新生成编号后，原编号不释放至预留编号】，则前台重新生成编号后，原编号不会进入前台预留编号中，对应的流水号将作为下一条流程的流水号；

2）若对应编号规则-预览编号【重新生成编号后，原编号不释放至预留编号】开启后再关闭，则开启期间未被使用的原编号，会统一释放至预留编号。

 

**4.4.3.2****选择预留编号** ：点击按钮后跳转到对应编号规则的预留编号页面，预留编号页面只展示有效编号。

**4.4.3.3****新建预留编号** ：点击按钮后跳转到对应编号规则预留编号的新建页面，用户可在此处快速新建预留编号并使用。

![](https://weapp.eteams.cn/papi/file/preview?fileId=1180342963949092864&type=redirect&customParam=%7B%22isExtDist%22%3Atrue%2C%22distributeId%22%3A%22%22%2C%22externalId%22%3A%22%22%2C%22appId%22%3A%22%22%7D)

![](https://weapp.eteams.cn/papi/file/preview?fileId=1180342951198941193&type=redirect&customParam=%7B%22isExtDist%22%3Atrue%2C%22distributeId%22%3A%22%22%2C%22externalId%22%3A%22%22%2C%22appId%22%3A%22%22%7D)

### 4.5 版本规则

维护好的规则在流程表单的版本规则字段中可以选到，根据选择的版本规则字段联动自动生成第一个版本号，后续文件更新流程将沿用此版本规则，同时更新流程支持用户选择升大版本还是小版本。应用包已提前预制11类版本规则，业务上可选择直接使用或者重新维护等。

![](https://weapp.eteams.cn/papi/file/preview?fileId=1180342972595453958&type=redirect&customParam=%7B%22isExtDist%22%3Atrue%2C%22distributeId%22%3A%22%22%2C%22externalId%22%3A%22%22%2C%22appId%22%3A%22%22%7D)

![](https://weapp.eteams.cn/papi/file/preview?fileId=1180342968227815438&type=redirect&customParam=%7B%22isExtDist%22%3Atrue%2C%22distributeId%22%3A%22%22%2C%22externalId%22%3A%22%22%2C%22appId%22%3A%22%22%7D)

### 4.6 模板设置

模板设置列表展示模板名称、适用范围、模板类型、是否启用字段，根据模板名称可快捷搜索符合条件的数据。

![](https://weapp.eteams.cn/papi/file/preview?fileId=1180342972595453956&type=redirect&customParam=%7B%22isExtDist%22%3Atrue%2C%22distributeId%22%3A%22%22%2C%22externalId%22%3A%22%22%2C%22appId%22%3A%22%22%7D)

![](https://weapp.eteams.cn/papi/file/preview?fileId=1180342968136040449&type=redirect&customParam=%7B%22isExtDist%22%3Atrue%2C%22distributeId%22%3A%22%22%2C%22externalId%22%3A%22%22%2C%22appId%22%3A%22%22%7D)

**4.6.1****新建模板页面**

1）模板名称：必填；

2）适用范围：若未设置范围，则所有人均不可用该模板，设置了则范围内的用户可使用该模板；从适用范围中排除：排除适用范围内的用户，该部分用户不可使用该模板；

3）上传模板：可上传本地维护好的模板，仅支持docx格式；

4）流程名称：必填，可选择新增流程、更新流程等。

![](https://weapp.eteams.cn/papi/file/preview?fileId=1180342942354522128&type=redirect&customParam=%7B%22isExtDist%22%3Atrue%2C%22distributeId%22%3A%22%22%2C%22externalId%22%3A%22%22%2C%22appId%22%3A%22%22%7D)

![](https://weapp.eteams.cn/papi/file/preview?fileId=1180342963946799105&type=redirect&customParam=%7B%22isExtDist%22%3Atrue%2C%22distributeId%22%3A%22%22%2C%22externalId%22%3A%22%22%2C%22appId%22%3A%22%22%7D)

**4.6.2****模板数据对应**

**4.6.2.1****书签匹配** ：可设置映射表单字段或流程意见，设置流程意见可选择哪些流程节点的意见，同时意见显示内容支持自定义设置。

![](https://weapp.eteams.cn/papi/file/preview?fileId=1180342942354522132&type=redirect&customParam=%7B%22isExtDist%22%3Atrue%2C%22distributeId%22%3A%22%22%2C%22externalId%22%3A%22%22%2C%22appId%22%3A%22%22%7D)

![](https://weapp.eteams.cn/papi/file/preview?fileId=1180342942432845830&type=redirect&customParam=%7B%22isExtDist%22%3Atrue%2C%22distributeId%22%3A%22%22%2C%22externalId%22%3A%22%22%2C%22appId%22%3A%22%22%7D)

**4.6.2.2****表格匹配** ：可设置映射明细字段或流程意见。选择明细字段后在显示设置的表格模板列中可对应明细表中的具体字段；选择流程意见后在显示设置的表格模板列中可对应节点名称、操作、处理意见等。

![](https://weapp.eteams.cn/papi/file/preview?fileId=1180342968227815435&type=redirect&customParam=%7B%22isExtDist%22%3Atrue%2C%22distributeId%22%3A%22%22%2C%22externalId%22%3A%22%22%2C%22appId%22%3A%22%22%7D)

![](https://weapp.eteams.cn/papi/file/preview?fileId=1180342963949092873&type=redirect&customParam=%7B%22isExtDist%22%3Atrue%2C%22distributeId%22%3A%22%22%2C%22externalId%22%3A%22%22%2C%22appId%22%3A%22%22%7D)

### 4.7 印章管理

主要用于文控管理涉及到的受控章。维护好的受控章在流程表单的受控章字段中能够选到。文件新增/文件更新/文件作废流程在归档时会将受控章盖到受控文件上。

![](https://weapp.eteams.cn/papi/file/preview?fileId=1180342963857850377&type=redirect&customParam=%7B%22isExtDist%22%3Atrue%2C%22distributeId%22%3A%22%22%2C%22externalId%22%3A%22%22%2C%22appId%22%3A%22%22%7D)

![](https://weapp.eteams.cn/papi/file/preview?fileId=1180342938185383945&type=redirect&customParam=%7B%22isExtDist%22%3Atrue%2C%22distributeId%22%3A%22%22%2C%22externalId%22%3A%22%22%2C%22appId%22%3A%22%22%7D)

**4.7.1****印章内容** ：点击新建按钮并上传印章图片，印章日期指盖章时是否要将盖章日期作为印章的一部分盖到文件上，开关默认不启用，启用后会展示日期格式、日期字体大小、日期字体颜色进行设置。

**4.7.2****印章样式** ：不透明度默认50，设置为100代表完成不透明即可能会覆盖文字内容，设置为0代表完全透明即印章不显示。

4**.7.3****印章位置** ：印章位置坐标以左下角为原点，即左下角坐标为0，0。如果印章位置需要向右移动，则调大X轴坐标；如果印章位置需要向上移动，则调大Y轴坐标。

![](https://weapp.eteams.cn/papi/file/preview?fileId=1180342959604326404&type=redirect&customParam=%7B%22isExtDist%22%3Atrue%2C%22distributeId%22%3A%22%22%2C%22externalId%22%3A%22%22%2C%22appId%22%3A%22%22%7D)

![](https://weapp.eteams.cn/papi/file/preview?fileId=1180342938247430145&type=redirect&customParam=%7B%22isExtDist%22%3Atrue%2C%22distributeId%22%3A%22%22%2C%22externalId%22%3A%22%22%2C%22appId%22%3A%22%22%7D)

# 四、延伸用法

## 1、文控管理应用根据客户场景调整

   页面可在低代码构建平台根据用户场景调整表单设计器的组件增删及设置属性等。

## ![](https://weapp.eteams.cn/papi/file/preview?fileId=1180342951005470730&type=redirect&customParam=%7B%22isExtDist%22%3Atrue%2C%22distributeId%22%3A%22%22%2C%22externalId%22%3A%22%22%2C%22appId%22%3A%22%22%7D)

## 2、指定页码添加受控章水印

文控应用包添加受控章水印动作流默认在每一页都盖章，如果业务上有场景只针对第一页盖章可调整动作流输入参数在指定页码添加水印。

![](https://weapp.eteams.cn/papi/file/preview?fileId=1180342938247430151&type=redirect&customParam=%7B%22isExtDist%22%3Atrue%2C%22distributeId%22%3A%22%22%2C%22externalId%22%3A%22%22%2C%22appId%22%3A%22%22%7D)

## 3、文控流程中无套用模板场景

如果业务上不需要套用模板，想要屏蔽表单上的【套用模板】按钮，可通过在表单设计器上取消显示【文件正文】字段即可，用户直接在文件稿件字段上传去生成受控文件。

 

## 4、表单自定义字段

流程表单和文件清单如果有业务场景需要新增字段并写入清单中，可调整已有动作流的字段映射动态赋值实现。

![](https://weapp.eteams.cn/papi/file/preview?fileId=1180342946735669250&type=redirect&customParam=%7B%22isExtDist%22%3Atrue%2C%22distributeId%22%3A%22%22%2C%22externalId%22%3A%22%22%2C%22appId%22%3A%22%22%7D)

# 五、使用注意点

## 1、 文件插件

文控生成受控文件的形式为PDF正文且添加受控章水印，因此文件插件的格式处理中需支持转PDF和添加水印的功能，详情可查看文档：[ _文件设置-预览编辑设置_](https://weapp.eteams.cn/sp/ebdpage/view/freepass/1152863419640021002?freepass_doc=1&id=1162407833415893066&space_id=1160193825049370641) 。

![](https://weapp.eteams.cn/papi/file/preview?fileId=1180342946735669260&type=redirect&customParam=%7B%22isExtDist%22%3Atrue%2C%22distributeId%22%3A%22%22%2C%22externalId%22%3A%22%22%2C%22appId%22%3A%22%22%7D)

# 六、上下游关联功能点

## 1、文件夹设置调整

文控知识库存放于公共知识库下，因此文控知识库下的受控文件权限、受控文件属性页均可通过文件夹上的文档权限和属性布局去调整。详情可查看[ _知识文档_ _-__文件夹管理_](https://weapp.eteams.cn/sp/ebdpage/view/freepass/1152863419640021002?id=1175898480270966911&freepass_doc=1&space_id=1161759301968437263) 。

![](https://weapp.eteams.cn/papi/file/preview?fileId=1180342946735669256&type=redirect&customParam=%7B%22isExtDist%22%3Atrue%2C%22distributeId%22%3A%22%22%2C%22externalId%22%3A%22%22%2C%22appId%22%3A%22%22%7D)

## 2、文控表单、页面等调整

文控管理应用整体使用EB搭建，应用菜单、各类清单查看权限均可通过EB模块功能调整。

![](https://weapp.eteams.cn/papi/file/preview?fileId=1180342946783707149&type=redirect&customParam=%7B%22isExtDist%22%3Atrue%2C%22distributeId%22%3A%22%22%2C%22externalId%22%3A%22%22%2C%22appId%22%3A%22%22%7D)

## 3、流程流转设置

可根据业务场景调整节点数量及操作者。选中具体流程打开流程设置页面，流转设置->节点信息。

![](https://weapp.eteams.cn/papi/file/preview?fileId=1180342959739043843&type=redirect&customParam=%7B%22isExtDist%22%3Atrue%2C%22distributeId%22%3A%22%22%2C%22externalId%22%3A%22%22%2C%22appId%22%3A%22%22%7D)

## 4、始终打开最新版本

    文件夹设置->高级功能->版本管理的始终打开最新版本，开启后，打开文档始终是预览最新版本；关闭后，打开文档展示的是此前关联的版本。初始化的文控知识库默认关闭了此设置项。

![](https://weapp.eteams.cn/papi/file/preview?fileId=1180342951005470725&type=redirect&customParam=%7B%22isExtDist%22%3Atrue%2C%22distributeId%22%3A%22%22%2C%22externalId%22%3A%22%22%2C%22appId%22%3A%22%22%7D)

## 5、文件外发流程生成链接

文件外发流程生成的链接域名如果需要改为外部地址，需用主管级团队的租户登录，基本设置-系统级设置-登录类配置业务外部地址。详情可查看[ _知识文档_ _-__外部分享（第六章第_ _1_ _点）_](https://weapp.eteams.cn/sp/ebdpage/view/freepass/1152863419640021002?id=1177705922763153491&freepass_doc=1&space_id=1161759301968437263) 。
