# 文档状态

来源快照：`result_data_new_260518.json`

- 来源 ID：`1178058462159691909`
- 模块：知识文档
- 目录：用户操作指南 - 知识文档
- space ID：`1161759301968437263`
- 原文链接：未提供
- 产品基线：未提供

## 正文

# 一、功能背景及价值用途

OA系统设定文档状态的核心需求源于企业文档管理的三大痛点：‌版本混乱‌、‌权限失控‌和‌协作低效‌。传统文档管理存在多版本文件并存导致误用、权限划分不明确引发数据泄露、协作缺乏实时状态同步等问题，通过OA系统设置“草稿、审批、待发布、归档”等状态，可实现文档全生命周期可视化跟踪，根据文档状态限制哪些用户可以访问，同时通过状态进行文档提醒功能，给文档标记状态显著提升文档安全性与管理效率，成为企业数字化转型的基础支撑。

# 二、功能概述及使用说明

## 1、草稿

新建、编辑文档时可将文档存为草稿状态：

![](https://weapp.eteams.cn/papi/file/preview?fileId=1183620088315715590&type=redirect&customParam=%7B%22isExtDist%22%3Atrue%2C%22distributeId%22%3A%22%22%2C%22externalId%22%3A%22%22%2C%22appId%22%3A%22%22%7D)

![](https://weapp.eteams.cn/papi/file/preview?fileId=1183620075489533953&type=redirect&customParam=%7B%22isExtDist%22%3Atrue%2C%22distributeId%22%3A%22%22%2C%22externalId%22%3A%22%22%2C%22appId%22%3A%22%22%7D)

正常、失效状态的文档，编辑页面时，操作菜单中的“存为草稿”菜单，可将文档状态变更为草稿状态：

![](https://weapp.eteams.cn/papi/file/preview?fileId=1183620079809667094&type=redirect&customParam=%7B%22isExtDist%22%3Atrue%2C%22distributeId%22%3A%22%22%2C%22externalId%22%3A%22%22%2C%22appId%22%3A%22%22%7D)

![](https://weapp.eteams.cn/papi/file/preview?fileId=1183620084200710149&type=redirect&customParam=%7B%22isExtDist%22%3Atrue%2C%22distributeId%22%3A%22%22%2C%22externalId%22%3A%22%22%2C%22appId%22%3A%22%22%7D)

说明：

a.编辑权限人可将文档变更为草稿状态；

b.草稿状态文档，只有创建人本人可查看、编辑

c.草稿状态文档提交后，变为正常或待发布状态

d.草稿状态文档，文档详情操作菜单中屏蔽分享、催办、事项转发、发起群聊菜单

e.新建草稿状态文档，不发送消息提醒

f.草稿状态文档，评论、修改共享/参与/负责人不发送消息提醒

g.也可以通过文档【更新状态】的esb动作流将文档置为草稿状态

## 2、待发布

文件夹设置中开启 设为待发布文件夹，此文件夹下新建文档、上传文件/文件夹提交后为待发布状态，需管理员发布后变更为正常状态：

![](https://weapp.eteams.cn/papi/file/preview?fileId=1183620075655733264&type=redirect&customParam=%7B%22isExtDist%22%3Atrue%2C%22distributeId%22%3A%22%22%2C%22externalId%22%3A%22%22%2C%22appId%22%3A%22%22%7D)

![](https://weapp.eteams.cn/papi/file/preview?fileId=1183620092709773324&type=redirect&customParam=%7B%22isExtDist%22%3Atrue%2C%22distributeId%22%3A%22%22%2C%22externalId%22%3A%22%22%2C%22appId%22%3A%22%22%7D)

待发布状态文档，系统管理员或者拥有文档维护角色权限的用户可在文档监控页面进行批量发布操作：

![](https://weapp.eteams.cn/papi/file/preview?fileId=1183620075489533970&type=redirect&customParam=%7B%22isExtDist%22%3Atrue%2C%22distributeId%22%3A%22%22%2C%22externalId%22%3A%22%22%2C%22appId%22%3A%22%22%7D)

![](https://weapp.eteams.cn/papi/file/preview?fileId=1183620088361459726&type=redirect&customParam=%7B%22isExtDist%22%3Atrue%2C%22distributeId%22%3A%22%22%2C%22externalId%22%3A%22%22%2C%22appId%22%3A%22%22%7D)

系统管理员或者拥有文档维护角色权限的用户对“待发布”的文档有查看权限时，也可在文档详情操作菜单中进行发布操作：

![](https://weapp.eteams.cn/papi/file/preview?fileId=1183620071377543184&type=redirect&customParam=%7B%22isExtDist%22%3Atrue%2C%22distributeId%22%3A%22%22%2C%22externalId%22%3A%22%22%2C%22appId%22%3A%22%22%7D)

![](https://weapp.eteams.cn/papi/file/preview?fileId=1183620071257088005&type=redirect&customParam=%7B%22isExtDist%22%3Atrue%2C%22distributeId%22%3A%22%22%2C%22externalId%22%3A%22%22%2C%22appId%22%3A%22%22%7D)

 

说明：

a.【设为待发布】文件夹开关默认关闭，会继承上级文件夹设置

b.待发布状态文档，只有创建人本人可查看、所有人都不能编辑

c.待发布状态文档，文档详情操作菜单中屏蔽分享、催办、事项转发、发起群聊菜单

d.开启设为待发布文件夹，该文件夹下草稿、正常、失效状态文档编辑后提交，变更为待发布状态（只有编辑正文时改变，编辑其他字段不变）

e.待发布状态文档，不发送消息提醒

f.待发布状态文档，评论时不发送消息提醒

g.待发布状态文档，列表右键中屏蔽共享菜单

h.也可以通过文档【更新状态】的esb动作流将文档置为待发布状态

i.待发布与审批工作流功能互斥，不可同时启用

## 3、正常/生效

文件夹未设置审批流且未开启【文档“正常”状态显示为“生效”】设置，在此文件夹下新建文档、上传文件/文件夹提交后为正常状态：

![](https://weapp.eteams.cn/papi/file/preview?fileId=1183620097135943686&type=redirect&customParam=%7B%22isExtDist%22%3Atrue%2C%22distributeId%22%3A%22%22%2C%22externalId%22%3A%22%22%2C%22appId%22%3A%22%22%7D)

![](https://weapp.eteams.cn/papi/file/preview?fileId=1183620097138958357&type=redirect&customParam=%7B%22isExtDist%22%3Atrue%2C%22distributeId%22%3A%22%22%2C%22externalId%22%3A%22%22%2C%22appId%22%3A%22%22%7D)

![](https://weapp.eteams.cn/papi/file/preview?fileId=1183620079809667079&type=redirect&customParam=%7B%22isExtDist%22%3Atrue%2C%22distributeId%22%3A%22%22%2C%22externalId%22%3A%22%22%2C%22appId%22%3A%22%22%7D)

![](https://weapp.eteams.cn/papi/file/preview?fileId=1183620097138958343&type=redirect&customParam=%7B%22isExtDist%22%3Atrue%2C%22distributeId%22%3A%22%22%2C%22externalId%22%3A%22%22%2C%22appId%22%3A%22%22%7D)

文件夹未设置审批流且开启【文档“正常”状态显示为“生效”】设置，在此文件夹下新建文档、上传文件/文件夹提交后为生效状态：

![](https://weapp.eteams.cn/papi/file/preview?fileId=1183620071189725195&type=redirect&customParam=%7B%22isExtDist%22%3Atrue%2C%22distributeId%22%3A%22%22%2C%22externalId%22%3A%22%22%2C%22appId%22%3A%22%22%7D)

![](https://weapp.eteams.cn/papi/file/preview?fileId=1183620079866814470&type=redirect&customParam=%7B%22isExtDist%22%3Atrue%2C%22distributeId%22%3A%22%22%2C%22externalId%22%3A%22%22%2C%22appId%22%3A%22%22%7D)

![](https://weapp.eteams.cn/papi/file/preview?fileId=1183620084116570123&type=redirect&customParam=%7B%22isExtDist%22%3Atrue%2C%22distributeId%22%3A%22%22%2C%22externalId%22%3A%22%22%2C%22appId%22%3A%22%22%7D)

![](https://weapp.eteams.cn/papi/file/preview?fileId=1183620097068580865&type=redirect&customParam=%7B%22isExtDist%22%3Atrue%2C%22distributeId%22%3A%22%22%2C%22externalId%22%3A%22%22%2C%22appId%22%3A%22%22%7D)

说明：

a.正常/生效状态文档，创建人/负责人/参与人及有编辑以上权限的人员可查看、编辑，共享权限的人员仅可查看

b.正常/生效状态文档的相关功能不受影响

c.正常/生效状态文档可存为草稿、失效、作废、归档

d.第一次变为正常/生效状态的时才会发送消息提醒

e.也可以通过文档【更新状态】的esb动作流将文档置为正常/生效状态

## 4、失效

正常/生效状态文档，系统管理员或拥有【文档维护】角色权限的用户可在知识监控页面变更为失效状态：

![](https://weapp.eteams.cn/papi/file/preview?fileId=1183620088361459721&type=redirect&customParam=%7B%22isExtDist%22%3Atrue%2C%22distributeId%22%3A%22%22%2C%22externalId%22%3A%22%22%2C%22appId%22%3A%22%22%7D)

![](https://weapp.eteams.cn/papi/file/preview?fileId=1183620088361459730&type=redirect&customParam=%7B%22isExtDist%22%3Atrue%2C%22distributeId%22%3A%22%22%2C%22externalId%22%3A%22%22%2C%22appId%22%3A%22%22%7D)

编辑权限用户，可在文档详情操作菜单中进行失效操作：

![](https://weapp.eteams.cn/papi/file/preview?fileId=1183620092765224964&type=redirect&customParam=%7B%22isExtDist%22%3Atrue%2C%22distributeId%22%3A%22%22%2C%22externalId%22%3A%22%22%2C%22appId%22%3A%22%22%7D)

![](https://weapp.eteams.cn/papi/file/preview?fileId=1183620097135943702&type=redirect&customParam=%7B%22isExtDist%22%3Atrue%2C%22distributeId%22%3A%22%22%2C%22externalId%22%3A%22%22%2C%22appId%22%3A%22%22%7D)

正常/生效状态的文档变更失效后，文档状态即显示为“失效”：

![](https://weapp.eteams.cn/papi/file/preview?fileId=1183620092765224976&type=redirect&customParam=%7B%22isExtDist%22%3Atrue%2C%22distributeId%22%3A%22%22%2C%22externalId%22%3A%22%22%2C%22appId%22%3A%22%22%7D)

![](https://weapp.eteams.cn/papi/file/preview?fileId=1183620071377543171&type=redirect&customParam=%7B%22isExtDist%22%3Atrue%2C%22distributeId%22%3A%22%22%2C%22externalId%22%3A%22%22%2C%22appId%22%3A%22%22%7D)

说明：

a.系统管理员或拥有【文档维护】角色权限的用户可将文档变更为失效状态；失效状态文档，创建人、负责人可查看

b.失效状态文档，文档详情操作菜单中增加存为草稿菜单，屏蔽分享、催办、事项转发、发起群聊菜单

c.失效状态文档，创建人、负责人可进行编辑，点击提交后变更为正常或待发布状态

d.失效状态文档，评论、修改共享/参与/负责人不发送消息提醒

e.也可以通过文档【更新状态】的esb动作流将文档置为失效状态

## 5、审批

文件夹设置-高级功能-文档审批启用审批工作流， 设置生效工作流/失效工作流，此文件夹下新建文档、上传文件/上传文件夹（继承上级文件夹设置）提交后触发审批流程，文档变更为审批中状态，需流程中配置状态变更动作流变更为正常状态：

![](https://weapp.eteams.cn/papi/file/preview?fileId=1183620075655733261&type=redirect&customParam=%7B%22isExtDist%22%3Atrue%2C%22distributeId%22%3A%22%22%2C%22externalId%22%3A%22%22%2C%22appId%22%3A%22%22%7D)

![](https://weapp.eteams.cn/papi/file/preview?fileId=1183620075655733261&type=redirect&customParam=%7B%22isExtDist%22%3Atrue%2C%22distributeId%22%3A%22%22%2C%22externalId%22%3A%22%22%2C%22appId%22%3A%22%22%7D)

说明：

a.【启用审批工作流】文件夹开关默认关闭，会继承上级文件夹设置

b.审批中状态文档，创建人、负责人可查看，所有人文档模块都不能编辑，流程代办节点字段可编辑时，可在流程中编辑审批中状态文档

c.审批中状态文档，文档详情操作菜单中屏蔽分享、催办、事项转发、发起群聊菜单

d.启用审批工作流文件夹，该文件夹下草稿、正常、失效状态文档编辑后提交，变更为审批中状态（只有编辑正文时改变，编辑其他字段不变；同时工作流触发规则为新建/编辑文档均触发工作流 ）

e.审批中状态文档，不发送消息提醒

f.审批中状态文档，评论时不发送消息提醒

g.审批中状态文档，列表右键中屏蔽共享菜单

h.也可以通过文档【更新状态】的esb动作流将文档置为待发布状态

i.审批工作流功能互斥与待发布，不可同时启用

## 6、归档

正常/生效状态文档，系统管理员或拥有【文档维护】角色权限的用户可在知识监控页面变更为归档状态：

![](https://weapp.eteams.cn/papi/file/preview?fileId=1183620088361459715&type=redirect&customParam=%7B%22isExtDist%22%3Atrue%2C%22distributeId%22%3A%22%22%2C%22externalId%22%3A%22%22%2C%22appId%22%3A%22%22%7D)

![](https://weapp.eteams.cn/papi/file/preview?fileId=1183620092795232262&type=redirect&customParam=%7B%22isExtDist%22%3Atrue%2C%22distributeId%22%3A%22%22%2C%22externalId%22%3A%22%22%2C%22appId%22%3A%22%22%7D)

系统管理员或拥有【文档维护】角色权限的用户对文档有查看权限时，也可在文档详情操作菜单中进行归档操作：

![](https://weapp.eteams.cn/papi/file/preview?fileId=1183620075655733259&type=redirect&customParam=%7B%22isExtDist%22%3Atrue%2C%22distributeId%22%3A%22%22%2C%22externalId%22%3A%22%22%2C%22appId%22%3A%22%22%7D)

![](https://weapp.eteams.cn/papi/file/preview?fileId=1183620079809667082&type=redirect&customParam=%7B%22isExtDist%22%3Atrue%2C%22distributeId%22%3A%22%22%2C%22externalId%22%3A%22%22%2C%22appId%22%3A%22%22%7D)

正常/生效状态的文档变更归档后，文档状态即显示为“归档”：

![](https://weapp.eteams.cn/papi/file/preview?fileId=1183620079855411203&type=redirect&customParam=%7B%22isExtDist%22%3Atrue%2C%22distributeId%22%3A%22%22%2C%22externalId%22%3A%22%22%2C%22appId%22%3A%22%22%7D)

![](https://weapp.eteams.cn/papi/file/preview?fileId=1183620079855411212&type=redirect&customParam=%7B%22isExtDist%22%3Atrue%2C%22distributeId%22%3A%22%22%2C%22externalId%22%3A%22%22%2C%22appId%22%3A%22%22%7D)

说明：

a.归档状态文档，创建人、负责人、参与人、共享人可查看、都不能编辑

b.归档状态文档，正文、附件、负责/参与人、自定义字段、公共标签不可修改，共享人、公共/个人/虚拟知识库可修改

c.归档状态文档，系统管理员或拥有【文档维护】角色权限的用户可在知识监控页面【重新打开归档】，变更为正常/生效状态

d.系统管理员或拥有【文档维护】角色权限的用户对文档有查看权限时，也可在文档详情操作菜单中进行重新打开归档操作，变更为归档状态

e.也可以通过文档【更新状态】的esb动作流将文档置为归档状态

## 7、作废

正常/生效、归档、失效状态文档系统管理员或拥有【文档维护】角色权限的用户可在知识监控页面变更为作废状态：

![](https://weapp.eteams.cn/papi/file/preview?fileId=1183620075510112261&type=redirect&customParam=%7B%22isExtDist%22%3Atrue%2C%22distributeId%22%3A%22%22%2C%22externalId%22%3A%22%22%2C%22appId%22%3A%22%22%7D)

![](https://weapp.eteams.cn/papi/file/preview?fileId=1183620084171743237&type=redirect&customParam=%7B%22isExtDist%22%3Atrue%2C%22distributeId%22%3A%22%22%2C%22externalId%22%3A%22%22%2C%22appId%22%3A%22%22%7D)

系统管理员或拥有【文档维护】角色权限的用户对文档有查看权限时，也可在文档详情操作菜单中进行作废操作：

![](https://weapp.eteams.cn/papi/file/preview?fileId=1183620092709773338&type=redirect&customParam=%7B%22isExtDist%22%3Atrue%2C%22distributeId%22%3A%22%22%2C%22externalId%22%3A%22%22%2C%22appId%22%3A%22%22%7D)

![](https://weapp.eteams.cn/papi/file/preview?fileId=1183620097006313477&type=redirect&customParam=%7B%22isExtDist%22%3Atrue%2C%22distributeId%22%3A%22%22%2C%22externalId%22%3A%22%22%2C%22appId%22%3A%22%22%7D)

正常/生效、归档、失效状态文档变更作废后，文档状态即显示为“作废”：

![](https://weapp.eteams.cn/papi/file/preview?fileId=1183620084178558995&type=redirect&customParam=%7B%22isExtDist%22%3Atrue%2C%22distributeId%22%3A%22%22%2C%22externalId%22%3A%22%22%2C%22appId%22%3A%22%22%7D)

![](https://weapp.eteams.cn/papi/file/preview?fileId=1183620088315715586&type=redirect&customParam=%7B%22isExtDist%22%3Atrue%2C%22distributeId%22%3A%22%22%2C%22externalId%22%3A%22%22%2C%22appId%22%3A%22%22%7D)

说明：

a.作废状态文档，有【文档维护】角色权限且对文档本身有权限人员可在知识监控页面打开文档详情进行查看，其他文档列表均不展示

b.作废状态文档，任何人不能编辑

c.作废状态文档只能通过知识监控进行【重新打开作废】操作，文档状态会变更为失效

d.也可以通过文档【更新状态】的esb动作流将文档置为作废状态

 

## 8、流程草稿

流程草稿状态的文档是【公文流程】模块专有的文档状态，在文档模块的查询列表里均不会展示，只有系统管理员或拥有【文档维护】角色权限的用户可在知识监控页面将【流程草稿】状态的文档删除：

![](https://weapp.eteams.cn/papi/file/preview?fileId=1183620071257088010&type=redirect&customParam=%7B%22isExtDist%22%3Atrue%2C%22distributeId%22%3A%22%22%2C%22externalId%22%3A%22%22%2C%22appId%22%3A%22%22%7D)

![](https://weapp.eteams.cn/papi/file/preview?fileId=1183620084116570119&type=redirect&customParam=%7B%22isExtDist%22%3Atrue%2C%22distributeId%22%3A%22%22%2C%22externalId%22%3A%22%22%2C%22appId%22%3A%22%22%7D)

说明：

a.流程草稿状态文档，只有系统管理员或拥有【文档维护】角色权限的用户可在知识监控页面将【流程草稿】状态的文档删除，文档模块的查询列表里均不会展示

b.流程草稿状态文档只有在公文流程中可编辑，在知识监控中无法查看和编辑

c.也可以通过文档【更新状态】的esb动作流将文档置为流程草稿状态

# 三、使用注意点

不同用户（创建人、负责人、参与人、共享人及系统管理员）的文档列表里展示不一样文档状态的文档；也可以操作不同状态的文档，权限控制范围不一样。

# 四、上下游关联功能点

文档列表

文档操作

知识监控
